【形骸化を招く】「1on1は部下のための時間」を、取り違えていないか？
「1on1は部下のための時間」。そう掲げた結果、部下が話すことを何も用意しないまま、「手ぶら」で1on1にやって来る。そんな場面に心当たりのあるマネジャーも多いのではないでしょうか。
立命館大学大学院教授の樋口知比呂氏は、こうした状況を招く原因は1on1の位置づけの甘さにあると指摘し、1on1を評価プロセスの一部に組み込むことを提案します。
多くの企業が直面する1on1の形骸化から、どうすれば抜け出せるのか。PwCコンサルティングの加藤守和氏、KAKEAI代表取締役社長の皆川恵美を交えた議論は、1on1の目的をどう定めるかに始まり、生成AIが対話にどう関わるかにまで広がりました。
「部下のための時間」をどう解釈すべきか
加藤 形式的な1on1から抜け出すには、何が大事なのか。まずは、1on1の目的そのものから考えてみたいと思います。
企業によっては「まずは対話の時間を取ってください」と、目的を特に定めずに1on1を始めることもあれば、評価や業績管理を目的に据えることもあります。そもそも1on1の目的は、決める必要があるのでしょうか。
皆川 組織として1on1に取り組むなら、どのような状態を目指すのか目的は決めておいたほうがいいと思います。マネジャーが個人の判断で1on1を始めても、その部下のパフォーマンスは上がるでしょう。ただ、それだけでは対話の質がマネジャーごとにばらつきます。
目的をそろえておけば、どのマネジャーも同じ方向を向いて1on1に臨めるので、組織全体で前に進みやすくなる。私たちがご一緒している企業でいえば、業務成果の創出、メンバーの成長、エンゲージメントの向上などを目的に据えているケースが多いですね。
加藤 一方で、「1on1は部下のための時間」ともよく言われますよね。1on1に明確な目的を持たせながら、部下のための時間にもしていく。上司には、難しいハンドリングが求められそうですが。
皆川 そこは「部下のための時間」をどう解釈するかかなと。私は「部下が話したいことを話す時間」ではなく、「部下がより良くなるための時間」だと捉えています。そうしないと、延々と愚痴や不満を聞くだけの時間にもなりかねません。だからこそ、1on1を始める段階で、上司の側からも話すテーマを提案できるよう取り決めておくことが必要です。
加藤 樋口さんはどうお考えですか。
樋口 私は、1on1を評価プロセスの一部に位置づけたほうが良いと考えています。1on1をやっているけれど、部下が話してくれず上司が困っている、といった話をよく聞きますよね。部下がまともに話さないのは、1on1の位置づけが甘く、手ぶらで臨んでも問題ないと思っているからですよ。
振り返れば、1on1が日本で広まった2010年代後半は、心理的安全性という概念が浸透した時期でもあり、当時は「業績について部下を詰める場ではない」「上司は“聞く”を9割に」といったお触れとともに1on1を導入する会社が多かったと思います。
その名残が1on1の位置付けの甘さと結びついているという背景があります。しかし、評価の一部と位置づければ、部下の側から、成果のアピールや成果創出の壁になっていること、業務上の困りごとや必要なリソースといったアジェンダを持ってくるようになります。「1on1＝評価」とまで言う必要はありませんが、評価プロセスの一部であることは明示的に打ち出したほうがいい。
加藤 樋口さんの所属先では、実際にどう位置づけているのですか。
樋口 当社では、年2回「チェックイン」という工程を設けています。これはマネジャーが最終評価をつける前に、当期の目標について何を達成したか（What）、どう取り組んだか（How）を部下と確認し、記録を残す仕組みです。毎月の1on1は、チェックインとチェックインの間に、目標に向けた進み具合や困りごとを話し合う場と位置づけており、評価プロセスの一部と言えます。
加藤 なるほど。以前お話を聞いた米国のテック企業は、建設的な対立を重視し、日常的に議論が熱を帯びるため、1on1は互いの思いを吐露するなど、ケアに近い場だとおっしゃっていました。樋口さんの会社とは全く別の目的で、会社固有の文脈で1on1の使い方は大きく変わってくるのだなと感じます。
私の経験でいえば、かつて在籍していたコンサルティングファームで、「加藤さん、どんな仕事をしているのかアピールしてくれないとわからないよ！」と上司から言われたことがあります。部下が1on1にアジェンダを持って来ず、自分に何を期待しているのかもわからなくて上司も困っていた。建設的な話し合いをするのであれば、「1on1をどんな場にしたいのか」という意思を上司だけでなく部下側も持たないと、うまく機能しないのかもしれません。
皆川 おっしゃる通りで、うまく1on1が回っている企業様を見ると、「いまの自分たちにとって、なぜ対話が大事なのか」という問いに対する答えを、共通言語として組織全体で共有しています。対話の目的は、トップダウンでもボトムアップでもいいので、自分たちで創り上げるしかありません。
目的が共有されないまま「メンバーのための時間」と掲げても、メンバーがアジェンダを持ち込まず、会話が表面的になり、「時間がもったいないからやめよう」ということになりかねません。
仕事がある限り、話すテーマはなくならない
加藤 1on1の目的を組織全体で共有し、最初は中身のある対話を重ねていたものの、1年ほど続けるうちに形式的になっていく。そんな話もよく耳にしますが、そうなりかけたとき、どこで気づき、どう立て直せばいいのでしょうか。
樋口 1on1が形式的になるのは、1on1が仕事から切り離されているからだと思います。1on1を仕事のパフォーマンスを上げるための場と位置づけていれば、話すことは毎回あるはずです。仕事が続く限り、進め方に迷うことや困っていること、次に取り組むことは次々に出てきますから、テーマが尽きることはあり得ません。その上で、テーマを指定する月を設けると、続けやすくなるかもしれません。私の所属先では、チェックインの月には必ずキャリアについて、目標設定の月には目標について話し、上司と部下で合意する、と決めています。
加藤 なるほど、組織的に月ごとのテーマを決めたり、上司の側からも話すテーマを提案していくことが形骸化を防ぐためには重要そうです。仕事の中身は都度変わり続けるものですから、その変化に合わせて「今月はこれについて話そう」と上司が持ちかけていくことも必要なのかもしれません。
樋口 ただ、職種によって1on1の効き方には差があるかもしれません。裁量の大きいホワイトカラーの仕事では、1on1が成果につながりやすい一方、工場のライン業務のように変化が少ない仕事では、1on1の効果創出を狙う際に、ひと工夫が要るでしょう。
皆川 私たちがご一緒している企業様を見る限り、業務の変化が少ない職場であっても、「現状維持でいい」ではなく「少しでも前に進もう」とメンバーと合意できれば、1on1の形骸化を防げるように思います。ある製造業の企業様では、チーム内の連携の在り方や改善などをテーマに、充実した1on1を続けているマネジャーがいらっしゃいます。
合意が難しいのは、変化を嫌うベテランのメンバーがいる場合です。そうしたときこそ、1on1で一度腹を割って話し、その方への期待を改めて伝えながら、前に進むことへの合意を一緒に作っていくことが大切だと思います。
AIは、対話のゴールまでは決めてくれない
加藤 1on1を取り巻く近年の大きな変化として、AIの普及があります。AIは対話にどのような影響を及ぼすのか、そして私たちはAIとどう付き合っていけばいいのか。最後に、この点についてお二人のご意見を伺いたいと思います。
樋口 AIは1on1の補佐役になると思います。私の所属企業では、営業担当者が代理店と商談する際、AIが会話をその場でリアルタイムに分析し、「この要望にはこう提案するとよい」などとスマートフォンに示してくれます。今後1on1も同様の進め方になっていくのではないでしょうか。ただし、AIが選択肢を出せるのは、目指すゴールがあるからです。成し遂げたいことが決まっていなければ、AIも手の出しようがありません。結局、いちばん大事なのはゴール設定なのだと思います。
皆川 私たちもまさに、1on1を支えるAIを提供しています。上司と部下が過去の1on1で話した内容などから、1on1で話すと良いテーマや、取り組むと良いことなどをAIが提案するものです。そのサジェストは、1on1の前だけでなく、実施中や1on1の実施後にも届き、日常業務にも接続して生かせます。
ただ、AIが読み取り提案できる内容は、過去の1on1で言葉になったこと起点です。部下本人がいまの状況をどう捉えているか、目標に対してどう感じているか、いまこの瞬間に何を感じているか、周りの人からどう見えているか。こうしたことは、人と人とが向き合い、伝え合わなければ見えてきませんし、AIがその情報を得ることもできません。その意味で、人間同士が直接言葉を交わす意味合いが失われることはないと思います。
忙しい二人が対話を良い形で続け、そこで生まれたことを二人のために生かしていく。それを支えるのがAIの役割だと考えます。
加藤 忙しい二人が対話を良い形で続ける、というのは大事なポイントですよね。多忙になると、部下への返答がつい雑になり、摩擦を生みかねません。AIが間に入れば、上司が自分の言動を振り返り、見えていなかった選択肢に気づくきっかけになりそうです。
樋口 AIがあらゆる対話に入り込んでいくという観点でいえば、いずれ1on1は点数化されると思います。営業のロールプレイイングでは、すでにAIが点数を出し、フィードバックを与えてくれます。こうした定量的な分析は、AIが最も得意とするところ。点数をもとに自分の関わり方を振り返れるようになれば、1on1はより実質的なものになっていくでしょう。
加藤 従来、一人ひとりの上司の経験や勘に任されていた属人的かつ暗黙知であった対話というものが、AIにより科学的に分析されるようになり、自分のやり方の良し悪しや反省点に気付かされる機会が増えていく、と。そうした環境が整えば、さらなる対話の質の向上が実現しそうです。ぜひ、そのような未来の到来を期待したいですね。
（取材・構成：下元陽、撮影：小島マサヒロ）
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