部下が面談を拒否したときはどうするか

部下が面談を拒否したとき、上司が最初に整理する2つのこと

部下に面談（評価面談や定期面談、1on1など、上司と部下が1対1で話す場）を断られたときは、出席を求めてよいのかどうかと、どの種類の面談を断られたのかを、先に整理します。

出席を求めてよいかどうかは、上司が一人で判断しません。業務として出席を指示できるのか、応じてもらえない場合にどう扱うのかは、就業規則と社内の制度によって異なります。就業規則を読んだうえで、人事担当者に相談します。回答を得る前に、「業務命令です」「出席しないと評価に響きます」と部下に告げるのは避けてください。反対に、「出席しなくても評価には影響しません」と約束することも、評価は上司の一存では決まらないため、控えてください。

どの面談を断られたのかによって、考えられる理由も、上司の一言も変わります。面談の種類は、次のように分けられます。

• 評価面談は、評価の結果と理由を伝える面談です。
• 定期面談（1on1）は、月1回など、決まった間隔で行う面談です。
• 上司から声をかける面談は、仕事の進め方の注意や事実の確認など、上司の側に用件があるときに行う面談です。

定期面談の場合は、時間の負担が理由か、これまでの進め方が理由かを尋ねるところから始めます。

面談を断られたときに取り戻したいのは、部下の出席そのものではなく、仕事と成長を前に進める話し合いです。そのために上司が自分で変えられるのは、面談の前に部下へ伝える言葉と、面談の中身です。

部下が面談を拒否する理由は、信頼関係より先に面談の中身から考える

面談を断られたときは、原因を二人の信頼関係に求める前に、断られた面談の中身を見直します。部下の側から見て、その面談に出る理由が見えていないこともあるからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人の割合は、面談が週1回以上の人で8.8%、半年〜1年に一度の人で22.7%でした。面談の頻度が低い人ほど、やらされ感を挙げた人の割合が高い傾向でした。

評価の時期にだけ行う面談や、用件があるときにだけ声をかけられる面談は、部下にとって、何のために出るのかが見えにくいと考えられます。評価面談は「決まった結果を聞くだけの時間」に、突然声をかけられた面談は「何を言われるか分からない時間」に見えているのかもしれません。

断られたときは、その面談の用件、所要時間、終わったときに何が決まるのかの3つを伝え直してから、理由を尋ねます。

面談の種類ごとの、理由の尋ね方と最初の一言

理由は、面談の種類に合わせて、選択肢を添えて尋ねます。「なぜ嫌なのですか」という聞き方は、責められているように聞こえやすいので避けます。尋ねる場所は、周りに話が聞こえないところを選びます。

表の理由は、あくまで仮説です。進め方を変えて2回声をかけても断られたときは、もう一度理由を尋ねます。

評価面談を拒否されたとき

評価面談が人事の制度で決まっている場合、行うかどうかを上司一人で決めることはできません。日程を変えられるか、評価の理由を事前に書面で渡してよいか、第三者が同席できるか、出席しなかった場合にどう扱うかを、人事担当者に尋ねます。部下には、次のように尋ねます。

評価の結果に納得していないと言われたときは、人事担当者に認められた範囲で、評価の理由を事前に書面で渡すとよいでしょう。面談の場で初めて理由を聞くと、部下は落ち着いて考えをまとめにくいからです。

話しても変わらないと言われたときは、上司の一存では変えられないことと、面談で決められることを分けて伝えます。

会社の手続きとして評価面談を行うことになった場合は、決まりであることをあいまいにせずに伝え、進め方の変更をあわせて提案します。

次の期からは、月1回の定期面談でも、評価の基準を1項目ずつ二人で見ておくとよいでしょう。期末の評価面談が、評価について初めて聞く場ではなくなります。

上司から声をかけた面談を拒否されたとき

「ちょっと面談、いいですか」とだけ声をかけられると、部下は何を言われるのか分からないまま、応じるか断るかを決めることになります。断られたときは、用件と所要時間を伝え直します。

用件を伝えても断られたときは、話しにくいのが用件そのものなのか、上司と二人で話すことなのかを尋ねます。

用件そのものが話しにくい場合は、日時を部下の都合に合わせ、話し合うこと自体は取りやめないことをおすすめします。修正の原因が分からないまま、次の締めを迎えることになるからです。

用件が、会社としての事実確認や処分に関わる場合は、上司一人の判断で面談を設定しません。進め方、同席者、記録の残し方を、事前に人事担当者に相談します。

上司と二人で話すことや、体調が理由のとき

部下から、上司の言動がつらい、二人きりになりたくないといった話が出たときは、面談を行うかどうかを上司が自分で決めません。その場では反論や弁明をせずに話を聞き、人事担当者に相談します。第三者の同席や、別の人による面談ができるかも、あわせて尋ねます。部下には、会社のハラスメント相談窓口や人事担当者に、直接相談できることを伝えます。

眠れない、通院しているといった話が出たときは、面談を行うかどうかの話はいったん止めます。上司が病名や原因を推し量って口にすることは避けます。体調のことを人事担当者などに伝えるのは、本人の了承を得てからにします。名前を出さずに、どう対応するかを相談することはできます。命や安全に関わるおそれがあり、本人の了承を得ることが難しいときは、了承を待たずに産業医や人事担当者に相談してください。本人には、産業医や医療機関（社内に知られたくないときは、医療機関を直接受診してもかまいません）に相談できることを伝えます。休暇や勤務の扱いは、就業規則をもとに人事担当者に確認します。上司にできるのは、当面の仕事の量と期限の調整です。

関係の修復を待たず、用件を書いて誘い直す

一度断られた後の誘い直しで、上司が取らないようにしたい対応が2つあります。

• 「信頼関係ができてから」と、面談を先送りする：「まず雑談や食事で関係をつくり直してから、面談に誘う」という助言があります。KAKEAIは、関係づくりを理由に面談を先送りすることをおすすめしません。評価の説明も、仕事の進め方の話も、待っている間は進まないからです。関係づくりが不要なのではありません。上司と部下の関係は、用件を先に伝え、聞いた話に応える中で築かれていきます。
• 用件を書かずに、予定だけを送り直す：「面談」とだけ書かれた予定は、断られた1回目と変わりません。予定の件名に、何について何分話すのかを書きます。