上司に有給休暇を申請するときの伝え方

伝えるのは、休みたい日付と休む間の仕事の段取り

有給休暇を申請するときは、休みたい日付に加えて、休む間の仕事をどう回すかを伝えます。休む間に誰が何を受け持ち、急ぎの用件が入ったときにどうするかまで伝われば、上司はその日の予定を組みやすくなります。

厚生労働省は、年次有給休暇の取得促進のページで、平成26年の意識調査（「労働時間等の設定の改善を通じた『仕事と生活の調和』の実現及び特別な休暇制度の普及促進に関する意識調査」）の結果を紹介しています。この調査では、年次有給休暇の取得に「ためらいを感じる」と答えた人が24.8%、「ややためらいを感じる」と答えた人が43.5%でした。ためらいを感じる理由（複数回答）では、「みんなに迷惑がかかると感じるから」を挙げた人が74.2%いました。休む間の段取りを決めて上司に伝えておけば、周りにどんな負担がかかるかを、休みに入る前に二人で確かめられます。

上司への一言には、次の4つを入れます。

申請の手続きと、休む理由の伝え方

申請の方法（勤怠の仕組みからの申請、申請書の提出など）は会社ごとに決まっていて、申請の期限を定めている会社もあります。休暇のことは、就業規則に必ず書くことになっているので、就業規則や社内の案内で確認しておきましょう。手続きが決まっている場合は、上司に口頭で伝えたうえで、その手続きでも申請します。

休む理由は、法律上、原則として説明する必要はありません。有給休暇を何に使うかは本人の自由で、会社が理由によって休暇を認めたり認めなかったりすることはできないとされています（最高裁判所の判例）。上司に事情を話すかどうか、どこまで話すかは、自分で決めてかまいません。申請書に理由の欄があって何を書けばよいか迷うときは、人事担当者に尋ねると確実です。

前もって申請するときの言い方：口頭とメールの例

前もって分かっている休みは、日付が決まった時点で伝えると、仕事の段取りを決める時間に余裕ができます。例として、会社のウェブサイトの更新作業を受け持っている人が、2日間の休みを申請するとします。

口頭で伝えるときは、日付、手続き、仕事の段取りの順に短く話します。

メールやチャットで伝えるときは、件名に日付を入れておくと、上司が後から探しやすくなります。

休み明けには、休みの間の様子を確認して、上司と、仕事を引き受けてくれた人に一言伝えます。

当日の朝に休むときの連絡

子どもの急な発熱や自分の体調不良などで当日の朝に休むことになったときは、会社で決まった連絡の手段と時間に沿って、できるだけ早く連絡します。決まりがなければ、上司が始業前に気づける手段を選びます。

体調のことは、仕事の段取りに必要な範囲で伝えれば足ります。

有給休暇は、原則として前もって申請するものです。当日の朝に申し出た休みを有給休暇として扱うかどうかは、就業規則の定めや会社の判断によって変わるため、手続きは会社の決まりに沿って進めます。体調不良による休みが続くときは、産業医や医療機関（社内に知られたくないときは、医療機関を直接受診してもかまいません）に相談してください。

繁忙期や締め切りと重なるとき

有給休暇は、本人が申請した日に取れるのが原則です。会社が別の日に変えられるのは、申請された日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合に限られます（労働基準法第39条第5項。時季変更権と呼ばれます）。

繁忙期や締め切りと重なる日に休みたいときは、申請の前に上司に相談してみてください。休む間の段取りの案を添えると、上司も判断しやすくなります。

日付を変えるよう求められて、理由に納得できないときは、人事担当者に相談してください。

休む前に決めておきたいこと

休みに入る前に、上司や周りの人と次のことを決めます。

• 休みの間の連絡。休みの間に連絡を受けるかどうか、受けるならどの手段で、どんな用件のときかを、上司と話して決めます。いつでも応じると約束する必要はありません。
• 急ぎの用件を誰に頼むか。頼む相手の了承は、申請の前に得ておきましょう。