部下が面談で話してくれないときはどうするか

部下が面談で話してくれないとき、部下の側では何が起きているのか

部下が面談で話さなくても、話したいことがないとは限りません。話したいことはあっても、どう切り出せばよいのかを迷っている場合があります。話さない理由は1つではないため、性格の問題と片づけず、まずは理由を考えてみることをおすすめします。

何を聞いても「特にありません」としか返ってこない面談が続くと、上司は「話す気がないのだろう」と考えがちです。しかし、部下の側にも事情があります。

自分を評価する上司から「何かありますか」と聞かれた部下は、どの話題を出すか、上司に何を期待するか、話した結果どうなりそうかの3つを数秒のうちに判断しなければなりません。「特にありません」は、そのどれも決めきれないときの、ごく自然な返事です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマのうち、部下が上司に期待することまで選んでいたものは71.5%でした。面談の前に自分で選ぶ場面でも、上司に何を期待するかまでは決まらないことがあるようです。上司に期待することが選ばれていなかった割合はテーマによって異なり、「業務の進捗や進め方」では22.2%、「人間関係」では33.8%、「心身の状態」では40.9%でした。人間関係や心身の状態の話題では、上司に期待することが選ばれにくい傾向があります。

面談で部下が話さない理由は、大きく次の5つに分けられます。

• 面談が何のための時間なのかが、部下に伝わっていない。
• 話したいことを、聞かれてからその場で探している。
• 話したいことはあるが、上司に何を期待するのかが、自分でもはっきりしていない。
• 話した内容がどう扱われるのかがわからない。
• 以前の面談で話したことに、上司が対応しないままになっている。

面談で何に困っているかによって、成果の実感は大きく異なります。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人が14.7%いました。このうち、面談が業務の改善や成果につながっていると感じている人は13.1%にとどまります。

一方、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人は9.7%で、このうち36.5%が成果につながっていると感じていました。回答者全体の31.9%を上回ります。面談全般についての調査ですが、上司には同じ短い返事に見えても、部下の事情はさまざまだと考えられます。

部下が面談で話さない理由に、3つの問いで見当をつける

面談で部下が話さない理由は、これまでのやり取りを3つの問いで振り返ると、見当がつきます。「なぜ話してくれないのですか」と部下に尋ねるのはおすすめしません。部下にとっては、答えにくい質問が1つ増えるだけだからです。次の面談の前に、以下の3つの問いに上司自身が答え、結果を下の表に当てはめてみてください。

1. いつから話さなくなったのか。最初の面談からか、ある回からか。
2. 上司がどんな聞き方をしたときに、返事が短くなるのか。「何かありますか」と聞いたときだけか、案件名を挙げて聞いても短いのか。
3. 面談以外の場ではどうか。朝の打ち合わせやチャット、席でのやり取りでは話しているか。

ただし、上司に見えるのは部下の様子だけなので、ここで考えた理由はあくまで仮説です。対応を変えて2回試しても変化がなければ、表の別の行の対応に切り替えてみてください。

どの行にも当てはまらない場合は、話さない理由ではなく、面談のどこを変えればよいかを部下に尋ねるのも1つの方法です。面談の進め方についてなら、部下は自分の事情を明かさずに答えられるからです。

面談で話さない理由ごとに、上司が変えることと最初の一言

部下が面談で話さないときは、部下の口数を増やそうとするのではなく、上司の最初の一言を変えてみてください。準備は、前日にチャットを1通送る程度で十分です。以下の例は、部下が「A社への見積書を金曜日に提出する」仕事を担当している場面のものです。

面談の目的が伝わっていないとき：上司から先に目的を伝える

最初の面談からどの質問にも返事が短いときは、面談が何のための時間なのかを、上司が部下に伝えきれていない可能性があります。面談を聞き取りの場だと受け止めていれば、聞かれたことにだけ答えるのは、部下にとって自然な対応です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人は、上司との面談が週1回以上の人で8.8%、半年〜1年に1回の人で22.7%でした。面談の間隔が長い人ほど、面談を義務と感じる傾向があります。半年に1回の面談で部下が話さないときは、次の面談を半年後まで待たず、短い面談を間に入れることをおすすめします。

話したいことをその場で探しているとき：聞きたいことを前日に1つ伝えておく

「何かありますか」には「特にありません」と答えるが、案件名を挙げて聞くと答えてくれる場合、部下は話したいことを面談の場で初めて考えているのかもしれません。Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした（あとから追加されたテーマは含みません）。前もって話題を決めておくのは、それだけ難しいことだといえます。1万人調査でも、上司との面談の困りごとに「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。

部下が前もって考えられるよう、面談の前日にチャットで一言送っておくとよいでしょう。

当日は、「はい」か「いいえ」で答えられる質問を避けます。「順調ですか」と聞くと、「順調です」の一言で会話が終わってしまうからです。

案件名を挙げても「特にありません」と返ってきたときは、質問を重ねる代わりに、上司が手伝えそうなことを具体的に1つ申し出てみてください。

上司に期待することがはっきりしていないとき：関わり方の候補を挙げて尋ねる

状況は説明してくれるが、「どうしたいですか」「私に何かできますか」と聞かれると言葉に詰まる場合、部下は上司に何を期待すればよいのかを決めかねていると考えられます。答えの幅が広い質問をやめて、上司の関わり方の候補を挙げて尋ねてみてください。

1万人調査では、面談中に上司に一番期待することを1つ尋ねています。最も多い回答は「その時々によって違う」の20.9%で、「期待していることは特にない」と答えた人も15.6%いました。上司への期待は毎回同じとは限らず、その場で聞かれてすぐに答えられないのは無理もありません。

部下が決めかねているときは、上司から「一緒に考えたい」と申し出るのも1つの方法です。その際は、部下が何に困っていて、どうしたいのかをまず把握し、そのうえで真剣に一緒に考えます。上司が状況をどう受け止めているかを話し、合っているかを尋ねるところから始めるとよいでしょう。「意見を聞きたい」と言われたときは、先に部下自身の考えを尋ねてから、上司の意見を具体的に伝えます。

体調や職場の人間関係の話では、上司に期待することを無理に決めようとせず、まず話を聞くことをおすすめします。

体調の話が出たときは、上司が原因や病名を推測することは避け、産業医や人事の担当者につないでください。

話した内容の扱いがわからないとき：聞いた話をどう扱うかを先に伝える

進捗については話してくれるが、遅れの理由や他の人のこと、評価に関わる質問になると返事が短くなる場合、部下は話した内容がどう扱われるのかを心配しているのかもしれません。1万人調査では、上司との面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人も8.0%います。話した結果を心配して本音を控える人は、一定数いるのです。

そこで、質問の前に、聞いた話をどう扱うのかを上司から部下に伝えておくのが有効です。約束するのは、上司が自分で決められることに限ってください。

一方で、「評価には影響しないので、何でも話してください」と言うのは避けてください。上司の一存で約束できることではないからです。

以前話したことへの対応が止まっているとき：その話を上司から切り出す

以前は話していた部下が、ある回を境に話さなくなったのなら、その直前の面談で部下から何を聞き、自分がどう応じたかを思い出してみてください。1万人調査では、上司との面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.4%で、回答者全体の31.9%を下回ります。

話したのに何も変わらなかった経験が一度あると、部下は次に相談する意味を感じにくくなるのかもしれません。新しい質問をする前に、対応が止まっている話を上司から切り出しましょう。

どの理由の場合も、面談の終わりに次の行動を1つずつ決める

話さない理由が何であっても、面談の終わりには、上司がすることと部下がすることを、二人で1つずつ決めましょう。

部下が面談で話さないときに、避けたほうがよい対応

部下が面談で話さないときに避けたいのは、理由を考えないまま、同じ対応を続けることです。代表的な例は次の6つです。

• 性格のせいにする。「おとなしい人だから」と結論づけると、上司の側で変えられる点が見えなくなります。
• 「話し出すまで待つ」「聞き役に徹する」と、あらかじめ決めておく。KAKEAIは、「上司は聞き役に徹する」などと、面談での上司の対応を一律に決めておくことをおすすめしません。Kakeai AI 1on1の利用データでは、上司に期待することとして部下が1on1の前に選んだもののうち、「話を聞いてほしい」は11.7%でした。一方、「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%を占めます。意見やアドバイスを求められているのにうなずいているだけなのも、求められていないのに上司が話し続けるのも、部下の期待とずれています。避けたいのは、部下の話や上司への期待を知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。もちろん、話を聞くだけで終わる回があってもかまいません。
• 雑談や食事で関係を築いてからと考えて、本題を先送りにする。面談の目的や、話した内容の扱いがわからないという問題は、雑談を増やしても解消されません。上司と部下の関係は、滞っている仕事を一緒に前へ進める中で築かれます。
• 「何でも話してください」と言う。聞く範囲が広いほど、何から話すかを決める負担が部下にかかります。具体的な案件を1つ挙げたほうが、部下は答えやすくなります。
• 短い返事に、質問を重ねる。質問が続くと、面談は詰問のようになります。質問は1つに絞り、返事が短ければ、上司が状況をどう受け止めているかを先に話すとよいでしょう。
• 話した量で、面談の良し悪しを判断する。部下の口数は増えなくてもかまいません。止まっている仕事が1つ明らかになり、次にすることが決まれば、その面談は目的を果たしています。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談の目的は部下に長く話してもらうことではなく、仕事を前に進めることだと考えています。

部下が話しやすい面談になってきたかを、どこで判断するか

上司が変えたことが合っていたかどうかは、部下が話した時間の長さでは判断しません。次の面談のあとに、二人の時間を以下の3点から振り返ってみてください。

• 具体的な案件を挙げて尋ねたとき、止まっている仕事の話が1つでも出てきたか。
• 面談の終わりに、次にすることが部下自身の言葉になっていたか。
• 面談の前に、話したいことや上司に期待することを二人で共有できていたか。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談は成果につながっていると感じていました。行動にほとんど、または全くつながっていないと答えた人では7.0%です。面談がその後の行動につながっている人ほど、面談の成果を実感しています。

そのため、部下の返事が短いままでも、面談で二人が決めたことが次回までに進んでいれば、その面談は役割を果たしています。2回続けて1つ目の点に変化が見られなければ、推測した理由を見直し、別の対応に切り替えてみてください。