部下との面談で何を聞けばよいか、質問の例

部下との面談で何を聞くかは、面談の間隔に合わせて変える

部下との面談（個人面談、定期面談、1on1など）で何を聞くかは、面談の間隔に合わせて変えることをおすすめします。半年に1回や四半期に1回の面談ほど、質問の範囲を広げず、今担当している仕事を1つに絞って尋ねてみてください。

面談の間隔が空くと、「この半年、どうでしたか」「何か困っていることはありますか」と広く尋ねたくなるものです。しかし、部下が半年分を一言で答えようとすると細かな出来事は省かれ、「おおむね順調でした」「特にありません」という答えになりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が半年に1回の人の69.8%が、面談で人事評価の話をしていました。回答者全体では43.4%です。上司に期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んだ人は、半年に1回の人では25.6%、回答者全体では15.6%でした。半年に1回の人は、評価の話をしている割合も、上司に期待することが特にない割合も、回答者全体より高いということです。一方、面談が成果につながっていると感じている人は、半年に1回の人では20.3%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

同じ調査では、面談が半年〜1年に1回の人でも、「具体的な仕事」の話をしている人の21.6%が、面談の成果を実感していました。話していない人では15.8%です。2〜3か月に1回の人では、仕事の話をしている人が28.4%、話していない人が24.0%でした。面談の間隔が空いていても、仕事の話をしている人のほうが、成果を実感している割合は高くなっています。

部下との面談で聞く4つのことと、質問の例

部下との面談で聞くことは、大きく4つあります。進めにくくなっている仕事、この期間に最も力を入れた仕事、次の期間に取り組みたいこと、そして働き方と上司への要望です。30分の面談なら、このうち2つをじっくり聞ければ十分でしょう。なお、KAKEAIの1万人調査では、上司との面談1回あたりの時間は30分が最も多く、41.7%でした。

どの質問も、答えを聞いたあとに上司が何をするのかを決めてから尋ねましょう。次の面談が半年先だと、聞いただけで終わったことは半年間そのままになります。同じ調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人のうち、面談の成果を実感している人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っていました。

聞く順番と数は、相手や時期に合わせて変えてください。以下は、経理の担当者との半年に1回の面談を想定した例です。

1. 今、進めにくくなっている仕事

「順調ですか」と広く聞くのではなく、具体的な仕事に絞って尋ねましょう。

答えを聞いたら、上司に何を期待しているのかを尋ねてみてください。意見を求められたら、まず部下自身の考えを聞き、そのうえで上司の考えを具体的に伝えます。一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかを把握するところから始めます。

2. この期間に、部下が最も力を入れた仕事

この期間に部下が力を入れた仕事を尋ねるのは、上司が把握できていなかった仕事を知るためです。

答えを聞いたら、上司が気づいていたことを具体的に伝えましょう。評価の結果は上司だけでは決められませんが、評価のコメントに何を書くかは伝えられます。

3. 次の期間に取り組みたい仕事と、伸ばしたい力

「5年後にどうなりたいですか」という質問は、その場では答えにくいものです。次の面談までの期間に区切って尋ねると、答えやすくなります。

部下の希望を聞いたら、上司からも、お願いしたい仕事とその理由を伝えてみてください。ただし、部下が上司に期待することは人や回によって異なるので、聞くだけで終わる回があってもかまいません。

4. 働き方と体調、上司への要望

働き方と体調については、仕事に関わる範囲で尋ねます。上司への要望は、1つに絞って尋ねると答えやすくなります。

体調や私生活の話が出たときは、すぐに助言をせず、まず聞くことをおすすめします。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、「プライベート」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだものは21.8%でした。「心身の状態」のテーマでは17.4%、「業務の進捗や進め方」のテーマでは7.5%です。「プライベート」と「心身の状態」のテーマでは、「業務の進捗や進め方」のテーマより、「話を聞いてほしい」が選ばれる割合が高くなっています。

心身の不調が話題になったら、面談の場で上司が一人で判断しないでください。休みや働き方の配慮は、上司が就業規則を確かめ、人事の担当者に相談します。不調そのものについては、産業医や医療の専門家への相談を勧めてください。

上司への要望を聞いたら、その場で、上司自身が変えることを1つ約束しましょう。

面談の終わりに聞く1問

最後の5分は、次の面談までに取り組むことを二人で決める時間にします。次の面談が半年先なら、途中で進み具合を一緒に確認する日も決めておきましょう。

部下との面談でそのまま使える、場面別の質問の例

面談の場面を5つに分けて、最初の一言の例を紹介します。

面談の3日前に、質問を送るとき

面談の間隔が空くときは、聞きたいことを2つ、上司から先に送っておくとよいでしょう。Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入っていたのは、およそ4回に1回でした。

面談で「特にありません」と返ってきたとき

評価の時期の面談で聞くとき

月末で、面談に20分しか取れないとき

会議室が取れず、近くに人がいるとき

部下との面談の質問で、避けたほうがよいこと

部下との面談の質問で避けたいことは、次の4つです。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下との面談での質問は、仕事と成長を前に進めるためのものだと考えています。部下に長く話してもらうこと自体は、目的ではありません。

• 面談シートの項目を、上から順にすべて尋ねる。一問一答が続くと、面談は口頭のアンケートのようになります。質問が増えるほど上司が対応することも増えるので、次の面談までに対応できる数にとどめます。
• 「面談では仕事の話をしない」と決める。「面談は仕事の進捗を確認する場ではない」という助言もありますが、KAKEAIは、面談で仕事の話を避けることをおすすめしません。進み具合を聞いたら、次に取り組むことまで話し合ってください。
• 質問に徹して、上司の意見を言わない。「上司は質問に徹し、答えは部下自身が出すのを待つ」という助言もありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をそのように決めておくことをおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、上司に期待すること（5つまで選択）として、「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人が59.8%いました。反対に、部下の答えを聞き終える前に上司が話し始めることも避けたいところです。
• 答えを決めたうえで質問する。「もっと早く相談できたと思いませんか」は、質問の形をした指摘です。改めてほしいことは、質問にせず、理由と一緒に率直に伝えます。

部下との面談の質問がうまくいったかは、面談後の行動でわかる

部下との面談の質問がうまくいったかどうかは、面談中に部下がどれだけ話したかではなく、面談後の行動を振り返るとわかります。二人で振り返りたい点は、次の3つです。

• 面談の終わりに、次の面談までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が引き受けたことを、1週間以内に1つ実行し、その結果を部下に知らせたか。
• 途中の確認の日に、「精算の切り替えは、その後いかがですか」と前回の続きから話を始められたか。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が2か月に1回より少なくても、面談がその後の行動につながっている人では、52.8%が面談の成果を実感していました。週1回以上面談していても、行動につながっていない人では12.7%です。面談の回数が少なくても、その後の行動につながっている人のほうが、成果を実感している割合は高くなっています。

半年に1回の面談でも、部下と上司がそれぞれ次に取り組むことを1つずつ決めて終えるとよいでしょう。