部下が相談してくれないとき、どうすればよいか

部下が相談してくれないとき、部下の側で起きていること

部下からの相談が少ないのは、部下が相談を望んでいないからとは限りません。いつ、どこで、どの段階で相談してよいのかがわからず、声をかけられずにいる場合があります。

たとえば、上司は朝から会議が続き、夕方に席へ戻ってからも自分の資料作成に追われています。お客様への回答に迷っている部下は、声をかけるタイミングを探しているうちに期限を迎え、自分の判断で回答することになります。上司がそれを知るのは、週報を読んだときか、お客様から電話を受けたときです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と定期的に面談をしている人に、面談で上司に期待することを5つまで選択してもらいました。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人は、59.8%です。

面談は日時と場所が決まっていて、話をしてよい時間だという了解もあります。一方、日常の仕事では、次の3つを部下がその都度判断することになります。

• いつ相談するか。会議から戻ったばかりの上司に声をかけてよいのか、迷います。
• どこで相談するか。周りに人がいる席で話すのか、記録が残るチャットに書くのかを選ばなければなりません。
• どの段階で相談するか。考えがまとまる前に話してよいのか、どこから先は事前に相談したほうがよいのかがわかりません。

同じ調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として、9.7%の人が「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げました。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔は、中央値で29日でした。およそ1か月に1回です。

相談の機会が定期の面談や1on1だけだと、お客様への回答のように急ぐ用件は、次の機会まで待てません。そのため、面談を待たずに短く相談できる時間と方法を、上司から示すことをおすすめします。

部下が相談してくれないとき、場面ごとに上司からできること

相談が少ない場面は、「最初からほとんど来ない」「事後の報告になる」「以前は来ていたのに来なくなった」の3つに分けられます。

表の理由は推測にすぎません。その場面の対応を2週間ほど続けても変化がなければ、別の場面の対応も試してみてください。以下では、部下がC社から「納品を1週間早めてほしい」と依頼された場面を例にします。

部下の相談が最初からほとんど来ないとき

最初から相談が少ないときは、いつ、どこで、どの段階で相談してよいかを上司から言葉にして伝えましょう。会議を増やす必要はなく、自分が席にいる時間を先に知らせるところから始められます。

相談すると力不足だと思われるのではないかと、部下が心配していることもあります。このとき上司が伝えられるのは、自分が何を大事にしているかです。ただし、評価の結果までは約束しないでください。

時間と方法を伝えても、すぐには相談が来ないこともあります。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ身構えている段階と、困りごとをためずに言える段階とでは、同じ「いつでも相談して」という一言の届き方が違います。待つのではなく、上司から具体的な案件を挙げて尋ねてみるとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下が相談してくれないときも、上司と部下の両方が当事者だと考えています。どちらか一方だけの問題ではありません。相談しやすい状況を整えるのは上司の役割ですが、迷ったときに声をかけることは、部下にお願いしてかまいません。

部下の相談が事後の報告になるとき

相談が事後の報告になるときは、まず、どこから先は事前に相談するのかを二人で決めましょう。「大事なことは相談して」という伝え方では、何が大事なのかの判断を部下に任せることになります。納期や金額のように、具体的な項目で決めるのがおすすめです。

事後に報告を受けたときは、まず部下が決めた内容を二人で確認します。そのうえで、相談しなかった理由ではなく、どの時点なら相談できそうだったかを尋ねてみてください。時点がわかれば、次に相談しやすくする方法を二人で考えられるからです。

上司と連絡が取れない日に備えて、部下が自分の判断でお客様に伝えてよい内容も、二人で決めておくとよいでしょう。

部下が「自分で決めてよいことだと思っていました」と答えたなら、原因は、事前に相談する範囲を決めていなかった上司の側にもあります。そのことを、上司から先に認めましょう。

以前は来ていた部下の相談が、来なくなったとき

以前は来ていた相談が来なくなったときは、部下の気持ちを推し量る前に、最後に受けた相談に自分がどう応えたかを思い出してみてください。

KAKEAIの1万人調査には、面談で上司に最も期待することを尋ねた質問があります。この質問で「期待していることは特にない」を選んだ人のうち、22.4%が、面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げていました。他の選択肢を選んだ人では、3.0%〜6.7%です。上司に期待することが特にない人は、上司の話が役に立たないと感じている割合が高い、という結果です。

相談が減ったと感じるときは、まず次の3つを振り返ることをおすすめします。

• 相談を聞いたまま、返事をしていないものはありませんか。
• 相談された仕事を、そのまま自分で引き取ってしまったことはありませんか。部下からすると、相談すれば仕事を手放すことになります。
• 遅れて届いた相談に、「なぜもっと早く言わなかったのか」と返したことはありませんか。

思い当たることがあれば、上司からその相談を話題にしてください。

思い当たることがなければ、部下に尋ねてみましょう。

部下から相談されたときの応え方が、次の相談につながる

部下から相談されたときの上司の応え方は、その案件の行方だけでなく、次の相談のしやすさにも関わると考えられます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として、12.9%の人が「上司の対応が期待するものと違う」を挙げました。この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司の対応が期待と違うと感じている人は、面談の成果を実感している割合が低くなっています。

部下から相談を受けたときは、次の3つを順に行うとよいでしょう。

1. まず、相談してくれたことにお礼を伝えます。相談が遅かったとしても、遅れの指摘から始めないようにします。
2. 次に、上司に何を期待しているのかを部下に尋ねます。期待によって、合う応え方が変わるからです。
3. その場で答えが出ないときは、いつまでに何を返事するかを伝えます。

「一緒に考えたい」と言われたら、部下が何に困っていて、どうしたいのかを把握するところから始め、真剣に一緒に考えます。判断や意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ね、そのうえで自分の考えを具体的に伝えてください。「知っておいてほしい」という場合は、聞くだけで終えてかまいません。

体調やハラスメントに関わる相談は、上司が一人で判断しないでください。就業規則を確認して、人事の担当者に相談します。産業医や相談窓口には、そこからつなぎます。

相談を受けた案件のその後は、上司から尋ねましょう。相談したことで仕事が前に進んだとわかれば、部下は次の相談をしやすくなります。

部下が相談してくれないとき、避けたほうがよいこと

避けたほうがよいのは、相談の仕方を部下に任せたまま待つことや、相談する側に条件を付けることです。反対に、毎日すべての仕事の進み具合を尋ねるのも行きすぎで、部下の負担になります。

• 「いつでも相談して」と伝えて待つこと。「いつでも」と言われても、いつ、どこで、どの段階で相談するかは部下が自分で判断するしかありません。
• 「相談は、自分の案を持ってきてから」と決めておくこと。このような助言もありますが、おすすめしません。案がまとまるまで部下が相談を控えがちになり、納期のように急ぐ用件は、その間に期限が来てしまうからです。部下の案は、相談を受けたあとに尋ねれば十分です。
• 「まずは雑談や食事で関係をつくってから」と順番を決めること。この助言を、KAKEAIはおすすめしません。関係づくりが不要だからではなく、関係は相談された仕事を一緒に進める中でできていくと考えているからです。
• 相談が少ない理由を、性格や世代に求めること。「自分から言い出せない人だから」と決めてしまうと、相談を受ける時間や方法、応え方といった、上司の側で変えられることが見えにくくなります。
• 「うちは普段から話せている」と上司だけで判断すること。改まった相談の機会を設けなくても、仕事が順調に進む上司と部下もいます。ただ、上司には見えないまま、部下が伝えたいことを抱えている場合もあります。相談の機会が足りているかどうかは、部下に尋ねて確かめましょう。

部下が相談してくれるようになったかどうかの振り返り方

相談しやすくなったかどうかは、相談の件数よりも、相談が届くタイミングで見るとよいでしょう。2週間ほどたったら、上司自身の対応も含め、次の3つを振り返ってみてください。

• 上司は、約束した時刻までに、結論か、その時点でわかっていることを返事できましたか。
• 上司が伝えた時間帯やチャットで、相談が1件でも届きましたか。
• 事前に相談すると決めた項目（納期、金額、仕様）について、お客様に返事をする前に二人で話せましたか。

相談が届かないときは、伝えた時間や方法が部下に合っていないのかもしれません。部下に尋ねて見直しましょう。