1on1で話すことがなくなったとき

1on1で話すことがなくなるとき、何が起きているのか

1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談で、1on1ミーティングとも呼ばれます。話すことがない回が続くときの状況は、主に次の3つに分けられます。それぞれ対応が異なるため、まずどれに近いかを考えてみてください。

• 部下から「特にありません」と返ってくる。上司との時間に何を期待してよいのかが、部下の中ではっきりしていない可能性があります。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することを尋ねたところ、15.6%の人が「期待していることは特にない」と答えました。このうち22.4%が、面談の困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げています。上司に期待することにほかの選択肢を選んだ人では、この割合は3.0%〜6.7%で、期待が特にない人のほうが高くなっています。
• 毎回、同じような報告で終わる。仕事の話をしていること自体は問題ではなく、足りないのは報告のあとの会話です。上司が「わかりました」と答えて話が終わると、次の回も同じ報告の繰り返しになりがちです。
• 上司の側に、尋ねたいことが浮かばない。上司自身も実務を抱えていると、部下の仕事を見る時間が取りにくく、尋ねたいことも浮かびにくくなります。

話題を考える負担は部下も感じており、同じ調査では17.4%の人が、面談の困りごとに「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げました。ただし、この負担を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%です。回答者全体の31.9%と、ほぼ同じ割合です。

話すことがない1on1で、次回から尋ねたい4つのこと

話題を探す代わりに、次の4つを順に尋ねてみてください。順番は目安で、相手やその回の事情に合わせて入れ替えてかまいません。次回の冒頭では、この時間を何に使いたいのかを上司から伝え、部下の希望も尋ねておくとよいでしょう。

1. 前回決めたことの、その後を尋ねる

前回何も決めていなかったのなら、話の続きが見つからないのも無理はありません。1on1の終わりに、次回までに取り組むことを二人で1つ決めましょう。決めたことが進んでいなかった場合は、何が妨げになっているのかを尋ねます。

2. 進み具合よりも、困っていることを尋ねる

「順調ですか」と尋ねると、「順調です」という返事で話が終わりがちです。尋ねたいのは、進めにくくなっている仕事や、判断に迷っていることです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。選ばれたすべてのテーマのうち、「業務の進捗や進め方」のテーマで、上司に期待することとして「報告したい」が選ばれていたものは6.3%です。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかが選ばれていたものは、合わせて18.7%でした。業務の話では、上司の考えや関わりを求める回答が、「報告したい」のおよそ3倍です。

3. 上司に期待することを尋ねる

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することを1つ選んでもらいました。「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%で、「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは合わせて45.6%です。話を聞いてほしい人よりも、上司の考えや関わりを求める人のほうが多くなっています。最も多かった回答は「その時々によって違う」（20.9%）でした。上司に期待することは、その回ごとに部下に尋ねてみてください。

Kakeai AI 1on1の利用データでも、傾向は同じです。上司に期待することとして部下が1on1の前に選んだ回答のうち、この3つに当たるものが53.4%を占め、「話を聞いてほしい」は11.7%でした。「話を聞いてほしい」が選ばれた回では、まず聞くのがよく、聞くだけで終わってもかまいません。

避けたいのは、部下の話や期待を知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかを把握したうえで、真剣に一緒に考えます。意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ねてから、具体的に答えましょう。アドバイスなら、何をどこから始めるかまで具体的に伝えます。

4. 次回までに取り組むことを、部下自身の言葉で1つ決める

上司がまとめて伝えるのではなく、部下が自分の言葉で話す時間を取ります。すぐに言葉にならないときは、上司も案を出して一緒に考えましょう。ここで決めたことが、次回の最初の話題になります。

部下から話題が出ない回は、上司から話題を出す

聞き役に回ると決めて、部下が話し出すのを待ち続ける必要はありません。次のような話題は、上司から出してかまいません。

• 会社や部署で最近決まったことと、その背景
• 部下の最近の仕事で、助かったことや、さらによくできそうなこと
• 次の評価に向けて、二人で確認したい基準
• 近いうちにお願いしたい仕事

話題を出したあとは、上司が話し続けるのではなく、部下の考えも尋ねます。なお、1万人調査では、面談で話している話題の数が多い人ほど、成果を実感している割合が高くなっていました（話題が1つの人で27.6%、6つ以上の人で43.3%）。話題は広げてかまいません。仕事の話を土台にして、評価や会社の方針へと広げていくとよいでしょう。

1on1で話すことがないとき、場面ごとにそのまま使える言い方

部下から「特にありません」と返ってきたとき

同じ報告の繰り返しになっているとき

月末や期末で、お互いに時間が取れない週

オンラインで、相手の反応がわかりにくいとき

上司の側に、尋ねたいことが浮かばないとき

1on1で話すことがないときに、避けたい4つの対応

避けたい対応は、次の4つです。

• 雑談の話題や質問集を増やす。話題の一覧や質問集を用意するという助言があります。質問を思いつく助けにはなりますが、部下が上司との時間に期待を持てていなければ、返事は「特にありません」のままになりがちです。
• 「1on1では仕事の話をしない」と決める。こうした助言もありますが、KAKEAIはおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。話していない人の25.4%を上回っています。
• 話すことがないからと、1on1を取りやめる。取りやめが続くと、面談の頻度が下がります。同じ調査では、頻度が低い人ほど、困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げる割合が高くなっていました。半年〜1年に1回の人では22.7%、週1回以上の人では8.8%です。話すことがない回も、短い時間で行ってください。
• 雑談だけで終える。雑談から始めるのは問題ありません。終える前に仕事の話を1つして、次回までに取り組むことを1つ決めましょう。

部下が1on1で「特にありません」と言うとき、部下の側で起きていること

「特にありません」という返事は、話したいことがないという意味とは限りません。たとえば、次のような事情が考えられます。

• この時間に何を話してよいのかを、上司から聞いたことがない。
• 以前話したことが、その後の仕事や上司の対応に生かされなかった。
• 評価への影響が気になって、話すのを控えている。

KAKEAIの1万人調査でも、面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」も6.2%、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」は9.3%です。

部下から話題が出なくなったと感じたら、新しい質問を探す前に、これまでに聞いた話を自分がどう扱ってきたかを振り返ってみてください。聞いたままになっている話があれば、次回の最初に上司から切り出します。

話すことがない1on1が変わったかどうかは、何で判断するか

1on1が変わったかどうかは、話題の数ではなく、話したことがその後の行動につながっているかで判断します。振り返る点は、次の3つです。

• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 次の回を、前回決めたことの続きから二人で始められたか。
• 3回ほど続けるうちに、部下からも話題が出るようになってきたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながっている人ほど、成果を実感していました。「毎回」つながっていると答えた人（全体の9.4%）では、75.5%が成果を実感しています。「全く」つながっていないと答えた人では6.0%でした。