1on1がうまくいかない・失敗するのはなぜか

1on1がうまくいかない原因は、時間の不足や沈黙ではない

1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談で、1on1ミーティングとも呼ばれます。1on1がうまくいかない原因は、時間の不足でも会話のぎこちなさでもなく、その時間が部下の仕事の役に立っていないことにあります。

上司が「うまくいっていない」と感じやすいのは、予定がたびたび流れるときや、沈黙が続くとき、部下が話を切り出しにくそうにしているときでしょう。ところが、調査の結果はこの感覚と違っていました。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとを複数回答で尋ねています。自分や上司の時間の確保を挙げた人は39.6%で、このうち41.7%が「面談が成果につながっている」と感じていました。この割合は回答者全体の31.9%を上回ります。「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人でも、成果を実感している人は36.5%で、回答者全体を上回りました。時間が取りにくいことも、話を切り出しにくいことも、それだけでは失敗の兆候とは言えません。

成果の実感が目立って低いのは、別の困りごとを挙げた人たちです。「上司の話が役に立たない」を挙げた人は8.2%で、このうち面談の成果を実感している人も、8.2%にとどまりました。「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人では、成果を実感している人は13.1%です。

部下からは、評価をする立場の上司に「この時間は役に立っていません」とは言いにくいものです。そのため、失敗している1on1は、上司の側からは問題なく終わった回に見えがちです。たとえば、時間通りに始まって報告が済み、「特にありません」の一言で予定より早く終わる回です。見直したいのは、時間の取り方よりも使い方です。

1on1の失敗は3つに分けられる：どれに当たるかの見分け方

成果の実感が低かった人たちの回答をもとに考えると、1on1の失敗は次の3つに分けられます。

• 失敗1：話したことが、その後の行動につながっていない。
• 失敗2：部下にとって、会社や上司に言われたから参加する時間になっている。
• 失敗3：上司の関わり方が、部下の期待と合っていない。

種類によって立て直し方が違うので、まずどれに当たるかを見分けましょう。

様子だけでは判断しにくいときは、これまでの1on1を次の3つの問いで振り返ってください。

1. 前回、部下が「次に取り組む」と話していたことを、今すぐ思い出せるか。思い出せなければ、失敗1の可能性があります。
2. 直近の3回で、部下のほうから出た相談や話題が、1つでもあったか。なければ、失敗2かもしれません。
3. 部下から聞いた話に、自分がどう応えたかを言えるか。意見、判断、引き受けて動いたことのどれも挙げられなければ、失敗3と考えられます。ただし、部下が「聞いてほしい」と話し、その通りに聞いた回は別です。

2つ以上に当てはまる場合は、失敗1から取り組むとよいでしょう。決めたことが1つあれば、次の1on1をその続きから始められるからです。

うまくいかない1on1を、失敗の種類ごとに立て直す

当てはまる失敗を1つ選び、次の1on1ではその対処だけに取り組んでください。

失敗1：話したことが、その後の行動につながっていない1on1

話が弾んだ回でも、次に取り組むことを決めないまま終えると、次の回も同じ話の繰り返しになりがちです。見直すのは、終わり方と次の回の始め方の2つです。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%で、このうち75.5%が面談の成果を実感していました。一方、最も多かったのは「半分くらいの回で」つながっていると答えた人で、回答者全体の40.9%です。この人たちで成果を実感しているのは15.7%にとどまり、回答者全体の31.9%を下回ります。面談が行動につながる回が多い人ほど、成果を実感している傾向があります。

1on1の終わりの5分は、次回までに取り組むことを、部下が自分の言葉で話す時間に充てます。上司が引き受けることも、その場で部下に伝えましょう。

次の1on1は、前回決めたことから始め、上司が引き受けたことの結果を先に部下に報告します。部下の取り組みが進んでいなかったときは、理由を問いたださず、進めにくかった点を尋ねるとよいでしょう。

この3つは、上司が動くことで解消できる場合があります。

失敗2：部下にとって「言われたから参加する時間」になっている1on1

部下が「言われたから」と参加している1on1は、報告だけで終わりがちです。この失敗は、質問の仕方を工夫するだけでは解消しません。参加しても得るものがないと感じている間は、短く答えて早く終えるのが、部下にとって自然な対応だからです。

同じ調査で、面談をしている一番の理由に「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人は20.5%で、およそ5人に1人でした。このうち、面談の成果を実感している人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%です。実施するように言われて面談をしている人のほうが、成果を実感している割合はずっと低くなっています。

この状態を変えるには、「この時間は自分の仕事の役に立った」と部下が感じられる回を、まず1回つくることです。上司がその場でできることは、判断、情報の共有、手助けの3つです。

上司自身も会社の方針で1on1を始めたのなら、そのことを隠さずに話してかまいません。

失敗3：上司の関わり方が、部下の期待と合っていない1on1

聞き役に回っても、助言を重ねても、部下が上司に期待することと合っていなければ、役に立つ時間にはなりません。部下の期待を推測で決めつけず、その回の初めに尋ねてみることをおすすめします。

1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%いました。このうち、面談の成果を実感している人は23.4%で、回答者全体を下回ります。また、上司に一番期待することとして最も多く選ばれたのは、「その時々によって違う」（20.9%）でした。前回は合っていた関わり方が、今回も合うとは限りません。

意見を求められたときは、先に部下自身の考えを聞き、そのうえで上司の意見を具体的に伝えます。

聞いたきり返事をしていない話があるなら、それも期待に応えられていない点の1つです。次の1on1の最初に、上司のほうから切り出しましょう。

1on1がうまくいかないときに、おすすめしない対処

1on1がうまくいかないときにおすすめしないのは、次の4つの対処です。

• 時間を延ばす、回数を増やすことから始める。KAKEAIの1万人調査で面談が週1回以上ある人を見ると、面談が行動につながっていない人のうち、成果を実感している人は12.7%でした。行動につながっている人では67.3%と、同じ頻度でもずっと高い割合でした。中身を変えずに回数だけを増やすと、役に立たない時間が増えかねません。
• 「上司は話さず、聞き役に徹する」と決める。こうした助言もありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめそう決めておくことをおすすめしません。同じ調査で、上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは、合わせて45.6%で、「話を聞いてほしい」を大きく上回ります。聞くだけで終わる回があってもかまいませんが、意見を求められたときは、上司の考えを具体的に伝えてください。
• 仕事の話をやめて、雑談と関係づくりだけの回にする。同じ調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談の成果を実感していました。していない人では25.4%と、より低い割合でした。上司と部下の関係は、仕事を二人で前に進める中でできていきます。
• 「あまり話さない人だから」と、部下の性格のせいにする。原因を相手の性格に求めると、二人で変えられることが見えなくなります。

1on1は二人の時間です。上司だけで立て直そうとせず、部下にも協力をお願いしましょう。

うまくいかない1on1が改善したかどうかは、何で判断するか

1on1が改善したかどうかは、次の1on1までの間に仕事が1つでも前に進んだかで判断するとよいでしょう。話が弾んだか、沈黙が減ったかは、判断の材料にしません。振り返る点は、取り組んだ失敗によって変わります。

• 失敗1の場合：次の1on1を、前回決めたことの続きから二人で始められたか。
• 失敗2の場合：上司に判断してほしいことや聞きたいことを、部下が持ち込みやすい時間になっていたか。
• 失敗3の場合：部下が上司に期待することを、その回の初めに聞けたか。約束した返事は、期日までにできたか。

3回続けても変化が見られないときは、選んだ失敗の種類が違っていたのかもしれません。別の1つを選んで、もう一度試してみてください。ぎこちなさの残る回でも、その後に部下の仕事が1つ前に進んでいれば、その1on1は役に立っています。