1on1が形骸化してしまうときはどうするか

1on1が形骸化するとき、会社の中で起きていること

1on1の形骸化は、予定通りに行われている1on1の中で進みます。報告が済むと「特にありません」で終わる回も、実施率の集計では1回の実施です。実施率を追うだけでは、形骸化に気づけません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、上司と定期的に面談をしている人に尋ねたものです。その中で、面談をしている一番の理由に「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人は20.5%、およそ5人に1人でした。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%で、言われたことを理由に挙げた人を大きく上回ります。

会社として社員に1on1の実施を求めているのは、人事と経営です。導入後、人事から現場に届く連絡が、実施率の共有と未実施の方への催促だけになっていないでしょうか。目的が伝わらないまま催促が続くと、1on1は上司にとっても部下にとっても、言われたから出席する時間になりがちです。

同じ調査では、面談の頻度・時間・場所・話題と、成果を感じるかどうかとの関係は小さなものでした。この4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは約5%です。形骸化への対策として回数や時間の決まりを増やしても、成果の実感が変わるとは考えにくいでしょう。

1on1が形骸化しているかを、実施率ではなく3つの質問で把握する

1on1が形骸化しているかどうかは、実施率ではなく、社員への3つの質問で把握できます。3か月に1回、無記名のアンケートで次の3問を尋ねてください。部署別に集計するのは、回答者が特定されない人数の部署に限ります。

KAKEAIの1万人調査でも、上司との面談について同じ3点を尋ねています。どの質問も1つだけ選ぶ形式にし、選択肢に下の表の回答を同じ文言で入れておくと、1万人調査の結果を目安にできます。

3つのうち特に注目したいのは、1on1がその後の行動につながっているかどうかです。同じ調査で「毎回そうなっている」と答えた人は回答者の9.4%で、そのうち75.5%が面談の成果を実感していました。一方、面談が週1回以上あっても、行動につながっていない人で成果を実感しているのは12.7%です。成果の実感と強く関係しているのは、面談の回数よりも、行動につながっているかどうかです。

経営層への報告が実施率だけになっている場合は、人事から次のように提案してみてください。

形骸化した1on1を立て直すために、人事が場面ごとにできること

形骸化した1on1の立て直し方は、3つの質問への回答の傾向によって変わります。最も当てはまる場面を1つ選んで取り組み、3か月後に同じ3問をもう一度尋ねるとよいでしょう。

会社や上司に言われたから、という回答が多いとき：催促をやめて目的を伝え直す

未実施の方への催促は、いったんやめてください。実施率の集計は続けてかまいませんが、現場への連絡が実施率の話だけにならないようにしましょう。そのうえで、管理職の会議で人事から次のように話します。

経営者にも、1on1の目的を自分の言葉で社員に語っていただくよう依頼しましょう。たとえば次のような言葉です。

上司が「人事に言われているので」と1on1を始めている職場では、最初の一言を変えるよう、人事から管理職に提案するのも1つの方法です。

1on1が止まっている上司に人事が個別に声をかけるときは、催促ではなく、事情を尋ねることから始めます。

「期待していることは特にない」が多いとき：部下の立場の社員にも目的を伝える

管理職だけに研修を行っても、1on1で何を話してよいのかは、部下の立場の社員には伝わりません。1on1の目的は、人事から全社員にも直接案内することをおすすめします。

1on1の前に記入するシートがある会社では、項目を、話したいことと上司に期待することの2つに絞るとよいでしょう。上司は、聞くことに集中するのか、自分の考えを伝えるのかを事前に知ることができます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データで、部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することの内訳を見てみます。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つが合わせて53.4%を占め、「話を聞いてほしい」は11.7%でした。部下が上司に期待することとしては、この3つのほうが「話を聞いてほしい」よりずっと多く選ばれています。

記入シートがない会社では、1on1の最初に上司から次のように尋ねる方法を、管理職に紹介してみてください。

1on1が行動につながっていないとき：最後と最初の一言だけを全社でそろえる

1on1の進め方の決まりは、増やさずに減らしてください。全社でそろえるのは、1on1の最後の一言と、次の回の最初の一言の2つで十分です。この2つも、まず試してみる進め方として管理職に案内し、合わない回は変えてかまわないと添えます。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、部下が1on1のあとに感想を送った回のうち、「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれた回は46.2%でした。「挑戦してみます」が選ばれた回は8.4%です。状況を知ってもらえたという実感から、次の行動に向かうところまで進むのは、それだけ難しいことだと言えます。

話して終わる回や、聞くだけで終わる回があってもかまいません。次に取り組むことを二人で決めて終わる回を、少しずつ増やしていきましょう。

1on1が見送られ、評価の時期の面談だけが残っているとき

評価の時期の面談だけが残っている職場では、評価のない月の1on1を再開することから始めてください。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が「半年に一度」の人の69.8%が、面談で人事評価の話をしていました。この頻度の人のうち、会社や上司に言われたことを面談の一番の理由に挙げた人は41.9%です。「半年に一度」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は20.3%で、回答者全体の31.9%を下回りました。

半年に一度の面談では評価の話をしている人が多く、成果の実感は低い傾向にあります。ただし、同じ頻度の人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが、成果を実感している割合は高くなっています。見直したいのは、評価の話がこの面談だけに集中している状態です。

毎週の1on1が続かなかった職場では、まず続けやすい回数として、月1回30分から再開することをおすすめします。Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。毎週のペースの組は5.8%です。

時間が取れない月も、中止にせず短くして行うよう、人事から上司に次のように伝えます。

1on1の形骸化への対策で、人事が避けたほうがよいこと

1on1の形骸化への対策で人事が避けたいのは、形式の決まりを増やすことと、上司だけに改善を求めることです。

• 実施率を、管理職の評価項目に入れる。実施率で測れるのは、1on1を行った回数だけです。評価項目に入れると、上司が1on1を行う理由が、自分の評価のためになりがちです。
• 時間不足が原因だと考えて、時間の決まりから見直す。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして、自分や上司の時間の確保を挙げた人が39.6%いました。このうち41.7%が面談は成果につながっていると感じており、回答者全体の31.9%を上回っています。時間の取りにくさと形骸化は、分けて考えたほうがよいでしょう。
• 「仕事の話はしない」「上司は聞き役に徹する」と、研修で改めて教える。こうした助言もありますが、KAKEAIは、この2つを全社の決まりとして教えることをおすすめしません。1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談の成果を実感していました。話していない人では25.4%で、仕事の話をしている人のほうが、成果を実感している割合は高くなっています。また、上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。聞くことが合う回もありますが、どの回にも当てはまるわけではありません。
• 形骸化を、上司の力不足のせいにする。上司も、会社から言われて1on1を行っている一人です。形骸化は、上司の技量の問題である前に、会社が1on1の目的を伝えられているかどうかの問題だと考えられます。

形骸化した1on1の立て直しが進んだかを、何で判断するか

立て直しが進んだかどうかは、3か月後に同じ3つの質問をもう一度社員に尋ねるとわかります。前回と比べて、次の3点がどう変わったかを見てください。

• 1on1を行っている一番の理由として、会社や上司から言われているためと答えた人が、前回より減っているか。
• 1on1が行動につながっているかについて、「毎回そうなっている」「ほぼ毎回そうなっている」と答えた人が、前回より増えているか。
• 管理職から人事への相談が、「今月も実施しないといけませんか」から「こういうとき、どう応じればよいでしょうか」に変わってきているか。

実施率は、3か月の間に上がっていなくても問題ありません。実施率だけが上がり、3つの質問への回答が変わっていなければ、形骸化は続いていると考えられます。