1on1の目的を部下にどう伝えればよいか

1on1の目的を部下に伝えるとき、何を伝えればよいか

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談。1on1ミーティングとも呼ばれます）の目的は、「○○さんの仕事を前に進めるための時間です」と伝えるのがおすすめです。部下自身が面談をしている理由に近い言葉なので、長い説明がなくても伝わりやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由として最も多かった答えは「自分の仕事を進めるため」で、34.5%の人が選んでいました。「成長のため」は8.1%、「上司との関係性を維持・向上させるため」は8.5%でした。この2つよりも、「自分の仕事を進めるため」を一番の理由に選んだ人のほうが、ずっと多くなっています。

「成長のため」「関係づくりのため」という説明が、間違っているわけではありません。ただ、最初に伝えるときは、仕事の話から入るほうが部下に伝わりやすいでしょう。伝える内容は次の4つで、合わせても1分ほどで話せます。

1. 何のための時間か（○○さんの仕事を前に進めるための時間）
2. 部下から何を聞いておきたいか（話したいことと、上司に期待すること）
3. 上司は何をするか（話を聞くだけでなく、求めに応じて意見も伝え、その場で決められることは決めること）
4. どう終えるか（次の回までに、お互いが取り組むことを決めて終えること）

2と3まで伝えておくと、この時間に上司へ何を期待してよいのかが、部下にわかりやすくなります。1万人調査では、上司に期待することを尋ねた質問で、「期待していることは特にない」を選んだ人が15.6%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.4%です。アドバイスや意見など、上司に期待することを具体的に選んだ人では39.3%でした。上司に期待することがある人のほうが、成果を実感している割合がずっと高くなっています。

同じ調査で、上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することのうち、「話を聞いてほしい」は11.7%です。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%でした。部下は上司に、話を聞くことよりも、一緒に考えることや意見を伝えることを多く求めているといえます。

もちろん、部下が話を聞いてほしいと思っている回は、上司が聞くだけで終わってもかまいません。その回に何を期待しているかを、初めに部下に尋ねてみるのも1つの方法です。

1on1の目的が部下に伝わりにくい言い方と、その言い換え

次の5つは、1on1の目的の説明でよく使われる言い方です。どれも、上司の意図とは違う形で部下に伝わることがあります。

「会社の方針で」とだけ伝えると、1on1は「言われたからするもの」になりやすい

KAKEAIの1万人調査では、面談をしている一番の理由として、「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。およそ5人に1人にあたります。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%でした。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%です。会社や上司から実施するように言われていることが一番の理由の人のほうが、面談が成果につながっていると感じている割合が低い傾向があります。

会社の制度として始まることは、隠さずに伝えてかまいません。そのうえで、上司自身がこの時間を何に使いたいのかを、自分の言葉で付け加えてください。制度の説明だけで終わると、部下にとって1on1をする理由は「会社に言われたから」だけになりがちです。

「何を話してもいい」だけでは、話題を考える負担が部下に偏る

1万人調査では、面談の困りごととして「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。

「何を話してもいい」は、部下への配慮から出る言葉です。ただ、それだけでは、毎回の話題を部下が一人で考えることになりがちです。どんなことを相談できるのか、上司の側からも例を挙げておきましょう。

「仕事の話はしなくていい」「評価とは関係ない」とは伝えない

「1on1では仕事の話をしないと部下に伝える」という助言がありますが、KAKEAIはおすすめしません。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の目的は仕事と成長を前に進めることだと考えています。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。初めから用意されているテーマの中で次に多い「今後のキャリア」は11.4%です。仕事の話をしないという伝え方は、実際に選ばれているテーマと合っていないといえます。

「評価とは関係のない時間です」という言い方も、避けたほうがよいでしょう。上司は1on1の間も評価をする立場にあり、部下がこの言葉をそのまま信じるのは難しいからです。評価について考えていることは、期末を待たずに、普段の1on1で評価シートを一緒に見ながら話しましょう。

1on1の目的を部下に伝える言い方（場面ごとの例）

1on1の目的を伝える言葉は、これから始めるときや途中で伝え直すとき、部下から尋ねられたときなど、場面によって変わります。

会社の制度として、これから1on1を始めるとき

チーム全員が集まる場では、一度短く伝えるだけで十分です。詳しい話は、一人ひとりとの最初の1on1に回します。

上司自身が、会社の説明に納得しきれていないとき

会社の資料を読み上げても、上司自身がこの時間をどう使うつもりなのかは伝わりません。納得しきれていない点は取り繕わず、自分で決められることだけを約束しましょう。

上司自身の判断で、1on1を始めるとき

始める理由は、実際にあった仕事の出来事を例に話すとよいでしょう。

すでに続けている1on1で、目的を伝え直すとき

上司の側からこれまでの進め方を振り返り、そのうえで伝え直します。

部下から「何のためにするのですか」「忙しいのですが」と言われたとき

長い説明よりも、部下が今抱えている仕事を具体的に挙げた短い答えのほうが伝わります。

「いつも話しているのに、必要ですか」と言われたときは、普段の会話との違いを説明します。

部下から「1on1は評価に関係ありますか」と聞かれたとき

評価をする立場であることを先に認めたうえで、上司自身が何をするのかを話します。

予定表の招待やチャットで1on1を案内するとき

予定表の招待は、目的の説明より先に部下に届くことがあります。件名が「1on1」や「面談」だけでは、何の呼び出しなのかと不安に感じる人もいるでしょう。件名か本文に、目的を1行書き添えておくことをおすすめします。

1on1の目的は、説明よりも最初の回の過ごし方で部下に伝わる

目的を言葉で伝えたら、最初の1on1では、その言葉の通りに時間を使いましょう。部下は、説明よりも、その時間に実際に起きたことから、1on1がどんな時間かを判断することが多いからです。最初の回では、次の3つをおすすめします。

1. 初めの1分ほどで、先に挙げた4つを部下に伝えます。
2. 部下が進めにくいと感じている仕事を1つ取り上げ、その場で決められることは決めます。決められないことは、誰に、いつまでに確認するかを部下に伝えます。
3. 上司が引き受けたことは次の回までに済ませ、その回の初めに結果を部下に報告します。

上司が引き受けたことを済ませないまま次の回を迎えると、最初に伝えた目的も、部下には信じにくくなります。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この困りごとを挙げた人は、面談の成果を実感している割合が23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

1on1の目的が部下に伝わったかを、二人で振り返る

1on1の目的が伝わったかどうかは、説明した日の部下の反応だけではわかりません。3回ほど続けたところで、二人の時間がどうだったかを振り返ってみてください。

• 1on1の前に、話したいことと上司に期待することを、二人で共有できていますか。
• 「今日は意見がほしいです」のように、部下がその回の期待を口にしやすい雰囲気になっていますか。
• 1on1で決めたことは、次の回までに、上司の分も部下の分も実際に進んでいますか。

あわせて、3回目の終わりには、部下に率直な感想を尋ねてみてください。

答えが「決まりなので参加しています」に近ければ、目的はまだ伝わっていないと考えられます。説明を繰り返す前に、これまでの回で聞いた話を上司がどう生かしてきたかを振り返り、この時間の使い方を改めて部下と話し合いましょう。