1on1は誰が担当するのか

1on1を担当するのは、部下の仕事を決められる直属の上司

1on1（1on1ミーティング。上司と部下が1対1で行う定期的な面談）を担当するのは、その部下に仕事を割り振り、優先順位を決めている直属の上司です。担当は、役職の高さや話しやすさではなく、次の3つに当てはまるかどうかで決めてください。

• 部下が今取り組んでいる仕事の内容を知っていて、意見を言える人
• 仕事の優先順位や期限、人員の配置を、自分の判断で調整できる人
• 1on1で聞いた内容を、その後の仕事の割り振りに生かせる人

KAKEAIの1万人調査で、上司と面談をしている一番の理由を尋ねたところ、最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」の34.5%でした。上司に最も期待することを尋ねた質問では、「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つが合わせて45.6%でした。「話を聞いてほしい」は7.9%です。仕事を進めるために面談をしている人が最も多く、話を聞くことよりも、意見や助言、一緒に考えることを上司に期待する人が多いと言えます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%は「業務の進捗や進め方」でした。部下は、テーマごとに、上司に期待することも選べます。選ばれたすべてのテーマのうち、「業務の進捗や進め方」で「報告したい」が選ばれていたものは6.3%です。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかが選ばれていたものは、合わせて18.7%でした。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、「報告したい」よりも、この3つのほうが多く選ばれています。

部下の仕事の内容を知らず、優先順位や期限も調整できない人が担当すると、こうした期待に応えにくくなります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、直属の上司が部下の日々の仕事を見ていない場合は、日々の指示を出している人が担当します。

評価をつける人を1on1の担当から外さないほうがよい理由

評価をつける上司を1on1の担当から外すと、部下の仕事について判断できる人が面談の場からいなくなります。「直属の上司には本音を言いにくいので、人事やメンター、他部署の先輩が担当するほうがよい」という助言もあります。しかしKAKEAIは、直属の上司から別の人に担当を替えることをおすすめしません。評価に関わらない人は話しやすい相手かもしれませんが、その部下の仕事の優先順位や期限は変えられないからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。一方、「上司の話が役に立たない」を挙げた人では、成果を感じている人は8.2%にとどまりました。成果を感じている人が特に少ないのは、評価や見られ方が気になり本音が話せないと答えた人ではなく、上司の話が役に立たないと答えた人です。

同じ調査で、面談の頻度が同じ人どうしを比べると、人事評価の話をしている人のほうが、成果を感じている人の割合が高くなっています。面談が週1回以上の人では、評価の話をしている人で50.8%、していない人で39.7%でした。他の頻度の人どうしで比べても、同じ傾向があります。

評価をつける人が1on1を担当していれば、評価で大事にしていることを、期末を待たずに二人で話し合えます。本音を話しにくい人のためには、直属の上司を担当から外すのではなく、人事や上司の上司と話せる面談を別に設けるとよいでしょう。

1on1の担当を、場面ごとに誰にするか

1on1を担当する人は、「その部下の日々の仕事について判断しているのは誰か」を基準に決めます。場面ごとの担当は、次の表の通りです。

部下の人数が多く、上司だけでは1on1を続けられないとき

管理職から人事に、「部下が16人いて、自分の担当業務もあります。全員と1on1を続けるのは難しいです」という声が上がる場面です。担当を分けるかどうかは、上司が全員と月1回30分の1on1を続けられるかどうかで判断します。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。毎週の組は5.8%で、続いている組の多くは月1回です。

多くの上司と部下が続けている月1回でも、全員と続けるのが難しい場合は、担当を分けることを検討してください。任せる相手は、役職の順ではなく、その部下に日々の指示を出している人から選びます。話を聞く役割だけでなく、仕事の優先順位や期限を決める権限もあわせて任せましょう。権限のないリーダーは、相談を受けても「課長に確認します」と持ち帰ることになりがちです。

課長からリーダーへの伝え方の例です。

課長から部下への伝え方の例です。

リーダーが最初の1on1で話すときの例です。

仕事の指示を出す人と、評価をつける人が別のとき

プロジェクトの現場や客先での勤務、店長とエリアの責任者がいる店舗などでは、日々の指示を出す人と評価をつける人が別になることがあります。この場合の1on1は、日々の指示を出している人が担当します。評価をつける人は、3か月に1回ほどの面談を別に持ちます。指示を出す人と評価をつける人の間で、部下の話のうち何を共有するのかは、先に本人へ説明しておきましょう。

指示を出す人が部下に話すときの例です。

評価をつける人が部下に話すときの例です。

人事・上司の上司・メンターとの面談を、1on1に加えるとき

人事や上司の上司、メンターとの面談は、直属の上司との1on1に加えて設けるものです。1on1の代わりにはなりません。面談する側は、自分にできることとできないことを最初に伝えておくとよいでしょう。

• 人事：話を聞き、制度を説明します。仕事の優先順位や期限は決めません。
• 上司の上司：直属の上司には話しにくいことを聞きます。その場で上司の指示を変えることはしません。
• メンターや他部署の先輩：自分の経験を話します。仕事の指示は出しません。

人事の担当者が最初に話すときの例です。

上司の上司が最初に話すときと、仕事の相談を受けたときの例です。

部下から「今の上司とは話せない」という申し出があったときは、担当を替えるかどうかを決める前に、人事が本人から事情を聞いてください。

心身の不調や、ハラスメントに当たるおそれのある話は、1on1の担当の問題とは切り分けます。産業医や相談窓口につなぎ、就業規則に定めた手続きで対応してください。

社長や役員が、社員と1on1をしたいとき

社長が直属の上司であれば、社長が1on1を担当します。間に上司がいる場合は、担当は直属の上司のままにしてください。社長がその場で仕事の指示を出すと、社員は、上司と社長のどちらの指示を優先すればよいのか迷ってしまうからです。

社長が話すときの例です。

1on1での役割を、上司・部下・人事でどう分けるか

1on1では、上司と部下の両方が当事者です。人事・経営の役割は、二人が続けられる条件を整えることです。担当を決めて「月1回実施してください」と通知するだけでは、役割までは伝わりません。

KAKEAIの1万人調査では、上司と面談をしている一番の理由として、「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%でした。言われたから行っている面談では、成果を感じている人が少ないと言えます。

何のための時間なのかが伝わらないと、1on1に臨む理由は「言われたから」になりがちです。役割は、次のように分けて伝えましょう。

• 上司（担当する人）：部下と話し合って日程を決め、前回決めたことの確認から始めます。意見を求められたら具体的に答え、引き受けたことには期限を決めて対応します。
• 部下：話したいことと上司に期待することを、1on1の前に伝えます。次回までに取り組むことを、上司と一緒に決めます。
• 人事・経営：誰が誰の1on1を担当するのかを一覧にします。1on1の時間を管理職の勤務時間に含め、管理職の目標を決めるときにも考慮します。何のための時間なのかを、管理職と部下に同じ言葉で伝えます。

人事から管理職に伝えるときの例です。

人事から部下の立場の社員に伝えるときの例です。

1on1の担当の決め方が合っているかを、どこで見るか

担当の決め方が合っているかどうかは、実施率ではなく、次の3つを振り返るとわかります。

• 部下が1on1で相談したことに、その場か次の回までに答えが返っているか。
• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが二人の間で決まっているか。
• 1on1を任されたリーダーが、相談のたびに「課長に確認します」と持ち帰ることになっていないか。続いているなら、任せている権限が足りていません。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回そのあとの行動につながっていると答えた人は9.4%でした。その人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は75.5%です。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%でした。面談が行動につながっている人ほど、成果を感じているということです。

担当の決め方を振り返るには、人事が3か月に1回ほど、次のように尋ねてみるのも1つの方法です。1つ目は管理職に、残りの2つは部下に尋ねます。

その場で決められない相談や、返事を待っている相談が多い職場では、担当する人か、任せている権限の範囲を見直すとよいでしょう。