1on1制度とは何か、会社の中でどう位置づけるか

1on1制度とは何か、評価面談と何が違うのか

1on1制度とは、上司と部下が1対1で行う定期的な面談（1on1ミーティング）を、会社の決まりとして全社や部門で実施する仕組みです。上司が自分の判断で部下と話す時間を取る場合との違いは、対象者や頻度、目的を会社が定め、実施を求めている点にあります。

評価面談と違うのは、目的と時期です。評価面談は期末に評価の結果と理由を伝える場で、1on1制度の面談は、期の途中に仕事と成長を前に進めるために行うものです。

会社が実施を求めることは、1on1制度の弱点にもなります。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている一番の理由として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。およそ5人に1人です。

会社や上司から言われていることを一番の理由に挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%でした。「自分の仕事を進めるため」を選んだ人（回答者の34.5%）では41.2%です。言われたから行っている面談では、成果を感じている人が少ないと言えます。

制度で面談の場はつくれますが、面談をする理由まではつくれません。そのため、1on1制度で最初に決めるとよいのは、回数や時間ではなく、何のための時間なのかです。

1on1制度は、会社の中でどう位置づけられるか

1on1制度は、評価や業務の管理から切り離した別枠の時間としてではなく、日々の仕事と期末の評価の間をつなぐ時間として位置づけることをおすすめします。

上司との定期的な面談は、「1on1」という名前が付いていなくても行われています。KAKEAIの1万人調査では、こうした面談を「1on1」だと思うと答えた人（「とてもそう思う」「そう思う」の合計）は37.2%でした。

面談の頻度で最も多かった回答は、「半年に一度」の21.7%です。面談が半年に一度の人では、69.8%が人事評価の話をしており、41.9%は、会社や上司から言われていることを面談の一番の理由に挙げていました。面談が半年に一度の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は20.3%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

1on1制度をつくることは、面談をゼロから始めることではありません。半年に一度まとめて話していた仕事と評価の話を、月1回などの面談に分けて、早めに話せるようにすることです。

ただし、評価の話をしている人の成果の実感が低いわけではありません。面談の頻度が同じ人どうしで比べると、どの頻度でも、評価の話をしている人のほうが、成果を感じている割合が高くなっていました。面談が週1回以上の人では、評価の話をしている人で50.8%、していない人で39.7%です。

「1on1は評価と切り離す」という助言もありますが、KAKEAIは、1on1を評価の話と切り離すことをおすすめしません。評価のもとになる仕事の話を、期の途中でしておく場が、1on1制度の面談だからです。

業務の話も、1on1から切り離す必要はありません。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。あらかじめ用意されているテーマの中で次に多い「今後のキャリア」は11.4%です。1万人調査でも、面談の時間のうち「具体的な仕事」の話が占める割合は、平均で47.2%でした。

事前に選ばれるテーマでも、面談の時間の使い方でも、最も多いのは業務の話です。制度の案内に「業務の話はしない時間です」と書くと、実態と合わなくなります。

1on1制度と他の面談・制度との関係は、次の表の通りです。

1on1制度として会社が決めること、上司と部下に任せること

会社が決めるとよいのは、次の5つです。毎回の話題や進め方は、上司と部下に任せます。

規程に書きやすいのは、頻度・時間・場所・話題といった形式です。しかし、KAKEAIの1万人調査では、この4つを合わせても、面談の成果の実感の差のうち説明がつくのは約5%でした。成果の実感の差の大半は、形式以外のことと関係していると考えられます。

1. 何のための時間か

1on1の目的は、規程と社内向けの案内の最初に書きます。

2. 評価や目標の話との関係

評価や目標の話を1on1でしてよいことを、規程や案内に明記してください。書かれていないと、話してよいのかどうかを、上司が一人で判断することになります。

3. 記録を誰が見るか

1on1の記録を見るのは上司と部下の二人だけなのか、人事も見るのか、評価に使うのかを決めて、案内に書いておきましょう。1万人調査では、面談の困りごととして「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。

記録を誰が見るのかがわからないと、こうした人はさらに話しにくくなるおそれがあります。二人だけが見ると決めた会社なら、次のように書けます。

4. 会社が何を指標にするか

会社が集計する数字は、現場には「これを重視してほしい」というメッセージとして伝わります。実施率だけでは、「回数をこなせばよい」と受け取られかねません。1on1で決めた取り組みの件数と、実行された件数もあわせて集計することをおすすめします。

5. 誰と誰が行うかと、頻度の下限

形式のうち会社が決めるのは、誰と誰が行うのかと、頻度の下限までにします。Kakeai AI 1on1の利用データでは、1回の時間の中央値は29.6分でした。直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組では、80.0%が月1回のペースで、毎週の組は5.8%です。

まず続けやすい回数として、月1回30分を下限にするとよいでしょう。1万人調査で、面談が成果につながっていると感じている人は、上司との面談が月1回の人では30.7%、週1回の人では40.5%でした。週1回の人のほうが、その割合が高くなっています。上限は設けず、隔週や毎週にするかどうかは上司と部下に任せます。

上司と部下に任せること

その回に何を話すのか、上司が話を聞くのか意見を言うのかは、制度では決めません。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるからです。話を聞くだけで終わる回があってもかまいません。制度に書くのは、最初に試す進め方として、次の2文までにします。

会社が決めた5つは、半年後に見直し、合わなかった点を改めましょう。

1on1制度を、経営陣・管理職・社員に説明するときの言い方

説明する相手によって気にかけていることは違うので、最初の一言を相手ごとに用意しておきましょう。

経営陣に「制度にして、何が変わるのか」と聞かれたとき

経営陣が知りたいのは、かけた時間に見合う変化があるかどうかです。実施率だけでは、その答えになりません。

管理職に「また仕事が増えるのか」と言われたとき

自分の担当業務も抱えている管理職には、必要な時間と、その時間を何に使えるのかを先に伝えてください。

社員に、1on1制度を案内するとき

社員が「呼ばれたから行く時間」と受け取らないように、案内には、何を用意してきてほしいのかを具体的に書くとよいでしょう。

上司が部下に、最初の回で伝えるとき

上司がこの時間をどう使いたいのかは、人事の案内だけでは部下に伝わりません。最初の回に上司自身の言葉で話し、部下の考えも尋ねるよう、管理職に案内しておきましょう。

実施率を追ってきた会社が、1on1制度の位置づけを見直すとき

人事から管理職に、「お願いする内容を変えます」とはっきり伝えてください。伝えないと、これまでのお願いに新しいお願いが加わったように受け取られがちです。

1on1制度の位置づけで、やらないほうがよいこと

1on1制度の位置づけで避けたほうがよいことは、次の3つです。

• 「評価とは関係のない、部下のための時間」と案内すること。1on1の間も、上司が評価に関わる立場であることは変わりません。案内と実際が食い違うと、社員は案内を信用しにくくなります。
• 「上司は聞き役に徹する」と規程に書くこと。KAKEAIの1万人調査で上司に期待することを尋ねたところ、最も当てはまるものに「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のどれかを選んだ人は、合わせて45.6%です。聞き役に徹すると決めると、この3つを選んだ人の期待に応えにくくなります。反対に、必ず助言すると決めても、話を聞いてほしい人の期待とは合いません。
• 評価面談の名前を「1on1」に変えただけで、1on1制度とすること。話す内容と終わり方が同じなら、名前を変えても、半年に一度の評価面談であることは変わりません。

1on1制度がうまくいっているかを、どこで見るか

1on1制度がうまくいっているかどうかは、実施率ではなく、面談がそのあとの行動につながっているかで判断します。実施率からわかるのは、面談が行われたことまでだからです。半年ごとに、次の3つを振り返ってみてください。

• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが決まった回が増えているか。
• 1on1で決めたことが、次の回までに実行されているか。
• 社員3人ほどに「1on1は何のための時間ですか」と尋ねたとき、「会社に言われているから」以外の答えが返ってくるか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、そのあとの行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほとんど、または全くつながっていないと答えた人では7.0%です。面談が週1回以上あっても行動につながっていない人では、面談が成果につながっていると感じている人は12.7%でした。

面談がそのあとの行動につながっていると答えた人ほど、面談が成果につながっていると感じています。成果の実感は、面談の回数よりも、行動につながっているかどうかと強く関係しています。経営陣への報告でも、実施率より先に、決めたことが実行された件数を伝えるとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、1on1制度は、上司と部下が仕事を前に進める時間を確保するための制度だと考えています。面談を実施すること自体は、制度の目的ではありません。