1on1を行う部下の人数が多すぎるときはどうするか

1on1を行う部下の人数が多すぎて回らないとき、何が起きているのか

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）が回らなくなる主な原因は、部下の人数そのものより、全員と同じ間隔・同じ長さで行うという前提にあります。たとえば部下が12人なら、1か月（4週）の1on1に必要な時間は次の通りです。

• 全員と毎週30分ずつ：月に24時間
• 全員と隔週30分ずつ：月に12時間
• 全員と月1回30分ずつ：月に6時間

自分の仕事も抱えながら、毎月24時間を1on1に充て続けるのは現実的ではありません。予定が1つ流れると、振り替えようにも、空いている時間が見つかりません。気づけば前回から1か月があき、決めたことを思い出せないまま次の回を迎えます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。隔週の組は13.1%、毎週の組は5.8%です。1回の長さは、すべての回で見ると中央値が29.6分で、60分以上の回は9.3%でした。1on1を続けている上司と部下の多くは、毎週や隔週ではなく、月1回・30分前後で行っています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごととして最も多かったのは「上司の時間確保や日程調整」（24.6%）でした。ただ、これを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。一方、「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人では26.4%、「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では23.2%と、全体より低くなっています。この2つを挙げた人は、それぞれ回答者の6.2%です。

成果の実感の低さと結びついているのは、上司の予定の取りにくさよりも、前回の話を覚えていないことや約束が守られないことだと考えられます。人数が増えたときは、回数を守ることよりも、前回の話を覚えておき、引き受けたことを実行するほうを優先してください。

部下が多いときに、1on1で削ってよいものと残したいもの

削ってよいのは、1回の長さと回数です。一方、次の3つは、短い1on1でも残すことをおすすめします。

• 前回決めたことを、二人で振り返る
• その回に部下が話したいことと、上司に期待することを尋ねる
• 次に取り組むことを、二人で決める

ただし、この3つは毎回守るべき型ではありません。部下が上司に期待することは、人や回によって異なるからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談が1回10分の人の26.0%が、面談が成果につながっていると感じていました。30分の人では31.3%、60分の人では37.3%で、10分と60分の差は11.3ポイントです。一方、面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人（回答者の9.4%）では75.5%、「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%でした。面談の長さよりも、行動につながっているかどうかのほうが、成果の実感と強く結びついています。時間が足りないときは、まず1回の長さを短くするのが現実的です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下が多いときに守るべきなのは回数や長さよりも、1on1がそのあとの行動につながることだと考えています。

15分の1on1の進め方の例

15分の1on1は、次のように進めます。順番は、相手やその日の話題に合わせて入れ替えてかまいません。

初めて15分で行う回では、短くする理由と、短くしても残すことを、部下に伝えておきましょう。

最初の2〜3分で、前回決めたことを二人で振り返ります。上司が引き受けていたことがあれば、その結果から先に話しましょう。

続く10分ほどで、部下がその回に話したいことと、上司に期待することを尋ねます。

一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかを把握したうえで、真剣に一緒に考えます。意見を求められたら、先に相手の考えを尋ねるとよいでしょう。アドバイスや意見は、短い回でも具体的に話します。

最後の2〜3分で、次回までに取り組むことを二人で決めます。部下が自分の言葉で話す時間を取り、上司も自分が引き受けることを話します。

1on1が終わったら、部下がこれから取り組むことと、自分が引き受けたことを、すぐに2行のメモに残しましょう。次の1on1の前には、この2行を読み返せば十分です。

15分で収まらない話が出たら、次の人を待たせないよう、その場では延長せずに改めて時間を取りましょう。

1on1の間隔と長さを、部下一人ひとりの状況に合わせて決める

まず続けやすい形として、月1回30分を全員の基本にすることをおすすめします。そのうえで、今は間隔をあけないほうがよい人とだけ、回数を増やします。

全員に同じ時間を割り当てても、公平になるとは限りません。入社したばかりの人には足りず、仕事が順調な人には余ることがあるからです。次の分け方から始めてみてください。

12人のうち2人と毎週15分、3人と隔週20分、7人と月1回30分で行う場合、かかる時間は月に7時間半です。全員と隔週30分の場合の12時間より短く、入社したばかりの人とは今より多く話せます。

間隔をあける相手には、理由を率直に伝えましょう。何も言わずに回数だけを減らすと、部下には、後回しにされたのか、任されているのかがわかりません。

間隔を決める前に、本人の希望を聞いてみるのも1つの方法です。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が、面談が成果につながっていると感じていました。月1回の人では30.7%です。面談の頻度が高い人ほど、面談が成果につながっていると感じている人の割合が高い傾向があります。全員を月1回にそろえるのではなく、相手の状況に合わせて回数を決めるとよいでしょう。

ただし、週1回以上面談していても、面談が行動につながっていない人では、成果を実感している人は12.7%にとどまります。反対に、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%でした。頻度が低くても、面談が行動につながっている人のほうが、この割合は高いのです。間隔をあける相手とは、1on1の終わりに次回までにすることを二人で決め、次の回はその振り返りから始めるとよいでしょう。

3か月ほどたったら、この分け方が合っているかを本人に尋ねてみてください。

1on1が回らないときの、場面ごとの言い方

場面ごとに、最初の一言の例を紹介します。

会社の決まりで「全員と隔週30分」などと決まっているとき

決まりを黙って守らずにいると、回らない事情が、決まりを作った側に伝わりません。必要な時間を計算したうえで、自分の上司か人事の担当者に相談しましょう。

1on1の予定が流れたとき

流れた1on1は、翌月に回さず、同じ週のうちに振り替えましょう。日程を変えたいと伝えるその場で候補を2つ挙げると、相手も選びやすくなります。

流れた回をそのままにすると、月1回のつもりの相手とも、2か月、3か月と間があいてしまいます。KAKEAIの1万人調査では、面談が週1回以上の人のうち、「やらされ感・義務感での実施」を面談の困りごとに挙げた人は8.8%でした。半年〜1年に1回の人では22.7%です。頻度が低い人ほど、面談を義務のように感じている割合が高くなっています。

1日に3人、4人と続けて1on1をする日

1on1と1on1の間は、5分あけておくと安心です。その間に、終わった回のメモを2行書き、次の人の前回のメモを読みます。読む時間がなければ、相手に一言断って、その場で読みましょう。

前回の話を思い出せないまま1on1が始まったとき

覚えているふりをするより、正直に伝えるほうがよいでしょう。前回と食い違うことを言えば、覚えていないことは相手にも伝わります。

月1回30分の時間も、全員とは取れないとき

一部の部下との1on1を、その人の仕事を普段から近くで見ているチームのリーダーや先輩に任せる方法もあります。任せてよいかは、先に自分の上司と人事の担当者に確認してください。任せたあとも、評価をつける責任は自分に残ります。

リーダーには、話してほしいことと、自分に知らせてほしいことを絞って頼みます。

部下には、これから誰と1on1をするのかと、評価を誰がつけるのかを、自分の口から伝えましょう。

部下から「最近、1on1が減りましたね」と言われたとき

部下が多いときに避けたい、1on1の進め方

避けたいのは、回数を守るために中身を削ることと、実行しきれない約束を増やすことです。

• 近況報告と雑談だけで、回数をこなす。雑談そのものは悪くありませんが、それだけでは次の回につながるものが残りません。10分しかない回でも、仕事の話を1つと、次回までにすることを1つ入れてみてください。
• 時間を短くするために、聞き役に徹すると決めておく。「上司は聞き役に徹するべきだ」という助言がありますが、どの回もそうすると先に決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。聞くだけで終わる回があってもかまいません。反対に、時間がないからと上司が一方的に話し続けると、部下は話したかったことを話せずに終わります。
• 「持ち帰ります」を人数分ため込む。12人から1つずつ持ち帰れば、対応することは12件になります。持ち帰るのは自分が動かないと進まないことに絞り、いつまでに返事をするかを自分から伝えましょう。

聞いてもらうことを上司に一番期待している人は、多くありません。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することが「話を聞いてほしい」だった人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」は、合わせて45.6%です。上司の考えや関わりを求める人のほうが、ずっと多いのです。

持ち帰るときと、約束の期限に間に合わないときは、次のように伝えます。

部下が多くても1on1が回り始めたかを振り返る

1on1が回り始めたかは、こなした回数ではなく、次の3点から振り返ってみてください。

• 月末の時点で、全員と1回は話せたか。予定が流れたままになっている人はいないか。
• 次の1on1の前に、相手が前回取り組むと話していたことと、自分が引き受けたことを、2行のメモで思い出せたか。
• 15分の回でも、1on1の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。

うまくいかない点が続く相手とは、間隔や長さを二人で見直してみましょう。