面談に持っていくものは何か

面談に持っていくものは、物より3つの情報

面談に持っていくものは、筆記用具とメモ帳かパソコンがあれば足ります。カバンの中身より大事なのは、1枚にまとめた3つの情報です。部下なら、「今日話したいことと上司に期待すること」「前回決めたことが今どうなっているか」「上司に判断してほしいこと」の3つです。上司なら、「前回の面談の記録」「会社や部署で決まったこと」「自分が引き受けたことの結果」の3つになります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は30.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。つまり、話題を考える負担と、面談の成果の実感とは、別のことだと考えられます。

準備を負担に感じるときは、準備をやめてしまうより、1枚で済む程度に軽くして続けるとよいでしょう。

以下では、月次の締めを担当している経理の部下と、その上司（課長）を例にします。

部下が面談に持っていくもの：1行の用件、前回の続き、判断してほしいこと

部下が面談に持っていくものの1つ目は、今日話したいことと上司に期待することを書いた1行です。前日に送ってあれば、当日は読み上げるだけで始められます。

2つ目は、前回決めたことが今どうなっているかです。進んだことも、止まっていることも、そのまま持っていきます。止まっている理由が自分で分からないときは、分からないと伝えるところから始めてかまいません。

3つ目は、上司に判断してほしいことです。自分の案があるなら、案も1つ添えます。資料は、判断に要る数字が入った1枚で足ります。

資料の量で迷うときは、上司に先に聞いてかまいません。

上司からは、たとえば次のように返します。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人は9.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は75.5%です。「半分くらいの回で」と答えた人では15.7%でした。つまり、面談が行動につながっている人ほど、面談が成果につながっていると感じています。

前回決めたことの進み具合を持っていくことをおすすめするのは、面談を前回の続きから始めやすくなるからです。前回の続きから話せると、次に何をするかも二人で決めやすくなると考えられます。

上司が面談に持っていくもの：前回の記録、決まったこと、引き受けたことの結果

上司が面談に持っていくものの1つ目は、前回の面談の記録です。前回二人で決めたことを上司が覚えていれば、面談を続きから始めやすくなります。

2つ目は、会社や部署で決まったことと、これから変わることです。部下が仕事を進めるうえで知っておきたい情報は、面談の場で伝えます。

3つ目は、自分が引き受けたことの結果です。前回「確認しておきます」と言ったことの答えを持っていかなければ、部下は次の相談をしにくくなります。

評価の話をする回は、評価シートと基準を上司が持っていき、二人で同じものを見ながら話します。当日初めて評価の結果を見せることは避け、今の時点での上司の考えとして、理由と一緒に伝えます。

人事や社外の面談に持っていくもの

人事との面談（キャリア面談や評価の面談、制度の説明など）に持っていくものは、案内に書かれた書類と聞きたいことの一覧です。案内に書かれていないものは、持っていかなくてかまいません。確かでないときは、前日までに問い合わせます。

社外の相手との面談に持っていくものは、名刺と、面談の目的に関わる資料です。日時と場所、参加者の人数を前日までに確認しておくと、当日の準備が食い違いにくくなります。

面談に持っていくもので、避けたいこと

避けたいのは、持ち物を増やして面談を報告会にすることと、何も持たずに行って相手の準備に頼ることの両方です。

• 報告のための分厚い資料を持っていく。資料の説明に時間を使うと、判断してほしいことまで話が届かないことがあります。判断に要る数字の入った1枚にします。
• 全部の仕事の一覧を持っていき、順に報告する。順調な仕事は一言で伝え、時間は、進めにくい仕事と判断してほしいことに使います。
• 上司が、当日初めて見せる評価の結果を持っていく。評価の見通しは、期の途中に、上司の考えとして伝えておきます。
• 何も持たずに行き、「何かありますか」と相手に任せる。上司も部下も、1行でよいので用件を持っていきます。
• 前回決めたことを持っていかない。前回の記録がないと、面談は毎回、初回のように始まりがちです。
• 相手を驚かせる話を、準備なしに持ち込む。異動の内示や退職の相談のような大きな話は、面談の前に「今日は大きな話があります」と一言伝えておきます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは持ち物の充実や話せたことではなく、そのあとの行動で見るものだと考えています。持ち物を3つの情報に絞るのは、面談のあとに動けることを1つ決めるためです。

持ち物が役に立ったかの振り返り方

持ち物が役に立ったかどうかは、資料を使い切ったかではなく、面談がどこから始まり、どこで終わったかで振り返ります。

• 面談が前回決めたことの続きから始まったら、次は、その話の中で、次に取り組むことを1つ決めます。
• 1行の用件を面談の最初に伝えられたら、次は、前日のうちに相手に送っておくと、相手も準備しやすくなります。
• 判断してほしかったことがその場で決まらなかったときは、次は、いつ判断が出るかを二人で決めて終えるとよいでしょう。
• 上司が引き受けていたことの結果を面談の中で伝えられたら、次は、その結果を受けて部下が何をするかを一緒に話します。
• 持っていった資料に使わなかったものがあれば、次の面談では、その資料を外して1枚にまとめてみてください。

次の面談には、話したいことと上司に期待すること・前回決めたことの進み具合・判断してほしいことの3つを、1枚に書いて持っていってみてください。