面談中のメモはどう取ればよいか

面談中のメモは、部下からどう見えているか

面談中のメモは、上司にとってはあとで読み返すための記録です。一方、部下に見えているのは、メモの中身よりも、書いている上司の姿です。このページでいう面談とは、個人面談や評価面談、1on1など、上司と部下が1対1で話す場のことです。

たとえば期末の面談で、経理担当の部下が月次の締めの遅れについて話している間、上司がノートに書き続けていたとします。メモは残りますが、部下がその場で聞きたかった上司の考えは伝わらないままです。

次の面談が何か月も先であれば、書いておかないと忘れてしまいます。ですから、メモをやめる必要はありません。見直したいのは、何のために、いつ書くのかです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することを5つまで選んでもらいました。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人は59.8%で、「話を聞いてほしい」だけを選んだ人は3.2%です。話を聞いてもらうことだけを期待する人より、アドバイスや意見、一緒に考えることを期待する人のほうが、ずっと多くなっています。

書き取ることに集中している間は、相手の表情を見ることも、どう応えるかを考えることも難しくなります。このページでは、面談中のメモを、部下の話にその場で応えるために使うことをおすすめします。

面談中のメモの取り方は、部下が上司に期待することに合わせて変える

面談中のメモの取り方は、1つに決めず、部下がその回に上司に期待することに合わせて変えるとよいでしょう。期待がわからないときは、面談の冒頭で次のように尋ねてみてください。

このほかに、話を聞いてほしいという回もあります。部下の期待ごとのメモの取り方と、上司の最初の一言を表にまとめました。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として「意見を聞きたい」を選んだ人が33.6%でした。「具体的なアドバイスがほしい」は32.0%、「一緒に考えてほしい」は29.4%、「報告したい」は25.3%、「話を聞いてほしい」は20.8%です。「その時々によって違う」を選んだ人も28.7%いました。上司に期待することは人によって分かれ、回によって変わる人もいます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）には、1on1の前に部下がテーマごとに選んだ、上司に期待することが記録されています。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、「一緒に考えてほしい」が選ばれていた割合は17.0%でした。「その他」を除く5つの選択肢の中で最も多く、「報告したい」の14.5%を上回っています。仕事の進み具合の話でも、報告することより、上司と一緒に考えることを期待する場合のほうが多いといえます。

報告したい回は、数字と日付だけを書いて読み上げる

報告が中心の回では、話の流れまで書き取る必要はありません。数字、日付、件数だけを書き留め、話の区切りで読み上げましょう。報告が上司に伝わったことが、部下にもわかります。

一緒に考えてほしい回は、紙を二人の間に置く

一緒に考えてほしいと言われた回は、紙を二人の間に置き、部下が何に困っていて、どうしたいのかを書くところから始めます。紙が間にあれば、メモは上司だけの記録ではなく、二人で考えるための材料になります。

1万人調査では、上司との面談の困りごとを部下の立場で尋ねたところ、「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人が5.0%いました。紙に二人で書くのか、上司が書くのかは、部下に尋ねて決めましょう。

意見やアドバイスがほしい回は、上司の意見の要点を1行で見せる

意見やアドバイスを求められた回に書くのは、部下の話よりも、上司が伝えた内容の要点です。1行にまとめて見せれば、行き違いがあっても、その場で二人とも気づけます。

意見を求められたときは、部下自身にも考えがあることが多いので、まずそれを尋ねましょう。アドバイスを求められたときは、何をどこから始めるのかまで具体的に伝えます。

話を聞いてほしい回は、ペンを置く

話を聞いてほしいと言われた回は、ペンを置いて聞きましょう。聞くだけで終えてもかまいません。

Kakeai AI 1on1の利用データで、部下が「話を聞いてほしい」を選んでいた回を見てみます。1on1のあとに部下が感想を送った回の54.7%で、「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていました。他の選択肢を選んでいた回と比べて、最も高い割合です。

体調や家庭の事情に関する話をどこまで記録に残し、誰に伝えるのかは、上司が一人で決めないでください。本人の意向を聞いたうえで、就業規則を確認し、人事の担当者に相談します。体調が心配なときは、産業医や医療の専門家への相談につなげましょう。

面談中にメモを書くタイミングと、手を止めるタイミング

面談中にメモを書くのは、話に区切りがついたときです。部下が話している間は、文章を書かずに聞くことをおすすめします。

1. 話の途中では、一語だけ書き留めます。あとで詳しく聞きたい言葉を書いておけば、話をさえぎらず、区切りでその話題に戻れます。
2. 決めたことは、声に出してから書きます。部下が話した言い方のまま書き、内容が合っているかを二人で確認します。
3. 上司が引き受けたことも、声に出してから書きます。何をいつまでにするのか、結果をいつ部下に伝えるのかまで書いておきましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%でした。「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人では26.4%です。どちらも、回答者全体の31.9%を下回っています。

話の流れをすべて書くよりも、上司が引き受けたことと、部下から聞いたことの要点を書き残しておくとよいでしょう。

周りに人がいる場所での面談では、二人の間に置いた紙が他の人の目に入ることがあります。その場合、紙に書くのは、決めたことだけにとどめましょう。

評価を伝える面談や指導の面談では、何を書くのかを先に伝える

評価を伝える面談や、改善してほしい点を伝える面談では、メモに何を書くのかを先に部下に伝え、部下から見えるところで書きましょう。上司が話す時間が長く、聞いている部下には上司の手元がよく見えるからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%です。年代が若いほど、この困りごとを挙げた人の割合は高い傾向があります。

上司が何を書いているのかがわからないと、いっそう話しにくくなるおそれがあります。

評価や指導の面談で上司が書くのは、主に部下から聞いた話です。ミスや遅れの話のときにだけペンが動くと、部下は、悪い話だけが記録されていると感じるかもしれません。うまくいった仕事の話も、二人で決めたことも、同じように書きましょう。

部下が上司の手元を気にしている様子であれば、隠さずにメモを見せます。部下が言葉に詰まったときは、書く手を止めましょう。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。一緒に仕事を始めて間もない時期は、同じメモでも受け取られ方が違うので、書く前の一言を省かないようにしましょう。

面談中のメモで、上司が避けたほうがよいこと

面談中のメモで避けたいのは、取り方を1つに決めて、どの面談にも同じように当てはめることです。

• 熱心にメモを取って、聞いている姿勢を示そうとすること。「メモを取ると真剣さが伝わる」という助言がありますが、このページではおすすめしません。書いている間、部下から見えるのは、下を向いた上司の顔と動くペンです。話を聞いていたことは、顔を上げて、部下の言葉を使って応えたときに伝わります。
• 「面談中はメモを取らない」と決めておくこと。話を聞いてほしいと言われた回には合いますが、毎回そうすると、報告で聞いた数字や上司が引き受けたことが記録に残りません。
• パソコンの画面に隠れて入力し続けること。パソコンを使う場合は、画面を部下にも見える向きに置き、入力するのは話の区切りだけにするとよいでしょう。

普段の面談のメモと、会社に提出する正式な記録は分ける

普段の面談のメモは、上司と部下が、その場で話を深め、次の行動につなげるためのものです。評価面談の記録票のように、会社の規程で人事に提出する記録は、別のものとして規程の通りに作成します。手元のメモをそのまま提出することは避けてください。

KAKEAIは、普段の面談（1on1）のメモや記録の内容を人事が読む運用をおすすめしません。録音や文字起こしを使ってよいか、メモをどこにいつまで保管するのかは、就業規則を確認し、人事の担当者に相談してください。

面談中のメモの取り方がうまくいったかを、何で判断するか

面談中のメモの取り方がうまくいったかどうかは、メモの出来栄えではなく、面談中の二人の様子と、その後の仕事の進み方でわかります。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 部下が話している間、上司は顔を上げて聞けていたか。
• 一語だけ書き留めた言葉に、その面談の中で話を戻せたか。
• 二人で決めたことを同じメモで確認でき、次の面談までにその取り組みが進んだか。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.4%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。

メモの取り方を回ごとに変えるのは、上司の対応を、その回の部下の期待に合わせるための工夫です。3回ほど試しても、冒頭の問いかけに部下が答えにくそうであれば、尋ね方を「今日は、私に何ができるとよいでしょうか」に変えてみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、メモの取り方を含め、面談での上司の行動は画一的に決めておくものではないと考えています。