1on1シートの書き方

1on1シートには、何を書くのか

1on1シートには、部下が話したいことと上司に期待すること、そして二人が次回までに取り組むことを書きます。1on1シートとは、1on1の前に話したいことを書き、終わりに決めたことを書き足していくもので、上司と部下が二人で使います。「面談シート」とも呼ばれます。

1on1シートのひな形には、「体調」「業務の状況」「キャリア」「プライベート」などの欄を、部下が前日までにすべて記入する形式のものがあります。この形式では、話したいことのない欄には「特になし」、書きにくい欄には「順調です」と書いて済ませたくなるものです。そうした記入が並ぶと、上司も話を深めにくくなります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマのうち、43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。会社が独自に設けたテーマが17.7%で、他は「今後のキャリア」11.4%、「心身の状態」5.2%、「人間関係」3.7%などです。選ばれるテーマでは、「業務の進捗や進め方」がほかを大きく上回っています。

同じ利用データで、選ばれたすべてのテーマのうち、「業務の進捗や進め方」で、上司に期待することが「報告したい」だったものは6.3%でした。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかが選ばれていたものは、合わせて18.7%です。業務の話でも、上司の考えや関わりを求める場合が、報告したい場合のおよそ3倍あります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査でも、面談で上司に最も期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人は、合わせて45.6%です。報告よりも、上司の考えや関わりを期待する人のほうが多くなっています。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1シートは、部下が上司に期待することと二人が次回までに取り組むことを書くものだと考えています。報告を書く欄しかないシートでは、部下がどの話題で上司の考えを求めているのかが伝わりにくくなります。

1on1シートに書く5つの項目と、そのまま使える記入例

1on1シートの項目は、まず次の5つから始めてみてください。

1. 話したいこと。部下が、前日までに1〜2つを1行ずつ書きます。
2. 上司に期待すること。部下が、話したいことごとに、選択肢から1つ選びます。
3. 上司から話したいこと。上司が、前日までに1つ書きます。
4. 部下が取り組むこと。次回までに取り組むことを、1on1の終わりに、部下自身の言葉のまま期日を添えて書きます。
5. 上司が取り組むこと。同じく終わりに、上司が自分の言葉で期日を添えて書きます。

シートは部下一人ひとりと1枚ずつ用意し、回ごとに下へ書き足していきましょう。次の回は、前回の4と5がどうなったかを書き込むところから始めます。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、始めてから終えるまでが20〜39分だった1on1が52.6%と、半数を超えています。以下は、30分の1on1の記入例です。

部下が前日までに書くのは、話したいことと上司に期待することだけです。1つの話題につき1行なので短い時間で書け、上司も前日のうちに準備ができます。

1on1シートの項目ごとの書き方と、書き直しの例

1on1シートは、読んだ相手が当日までに準備でき、次の回に結果を二人で振り返れるように書きます。話したいことが「業務について」だけでは上司は準備できませんが、具体的な案件名があれば、経緯を事前に調べられます。

「引き続き対応する」「必要に応じてフォローする」では、何がどこまで進んだのかを次の回に振り返りにくくなります。部下の欄も上司の欄も、最初に何をするのかを、1on1の終わりに二人で具体的にしておくとよいでしょう。

上司に期待することの欄には、選択肢をあらかじめ書いておく

上司に期待することの欄は自由記入にせず、選択肢をあらかじめ書いておくことをおすすめします。上司にどう関わってほしいのかを、部下が一から言葉にするよりも、選ぶほうが手間がかからないからです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの71.5%で、上司に期待することも選ばれていました。その内訳と、上司が前日までに準備しておきたいことは、次の通りです。

「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つを合わせると53.4%で、半数を超えます。一方、「話を聞いてほしい」が選ばれた11.7%の話題では、まず話を聞くことが合っています。

部下の期待は話題によって異なります。シートに書いてあれば、上司は関わり方を決めつけずに1on1を始められます。

上司の欄には、話したいことと自分が取り組むことを書く

上司が書く欄は、上司から話したいことと、上司自身が取り組むことの2つです。改善をお願いしたいこと、新しく任せたい仕事、部署で決まったことなどは、上司が書かなければシートに載りません。前日までに書いておけば、部下も考えを整理して1on1に臨めます。

上司が取り組むことは、部下が取り組むことと同じシートに、期日を添えて書いてください。期日のない約束は、次の回に振り返りにくいからです。

1on1シートを使う場面ごとの、上司の最初の一言

1on1シートについて上司が最初にかける一言は、場面によって変わります。

部下に、1on1シートの記入を初めてお願いするとき

シートに「特になし」と書かれているときや、空欄のとき

書かれていない理由は尋ねず、前回の結果と、上司から話したいことから始めましょう。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の予定のうち、作成する時点でテーマが入力されていたのは26.5%でした（作成後に追加されたテーマは含みません）。書く欄があっても、予定を作成する時点で話したいことまで決めておくのは、それだけ難しいことだと言えます。

空欄の回が3回ほど続いたら、書く順番を変えてみてください。上司が先に話したいことを書いて共有し、部下は、加えたい話題があるときだけ書き足します。

会社で決められた1on1シートがあり、項目が多いとき

会社で決められた1on1シートは、すべての欄を同じ詳しさで書く必要はありません。その回に最も話したいことに印を付け、上司に期待することを横に書き足す使い方を、部下に提案してみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人は12.6%でした。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.8%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。一方、「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人は12.9%で、このうち成果を感じている人は23.4%でした。成果を感じている人の割合は、準備の負担を挙げた人の32.8%より低くなっています。

会社のシートに「上司コメント」の欄があるとき

「上司コメント」の欄には、励ましの言葉だけでなく、その回に二人で決めたことと、上司が取り組むことを書くのがおすすめです。

評価への影響が気になり、シートに書きにくいことがあるとき

1on1シートを誰が読むのかは、使い始めるときに上司から部下へ説明しておきましょう。読む人がわからなければ、誰に読まれても差し支えのないことだけを書きたくなるものです。

二人だけで使うシートなら、部下に次のように伝えます。

人事にも提出するシートなら、次のように伝えます。

体調や、職場でのハラスメントに関わる話が出たときは、シートに書くかどうかを上司が一人で決めないでください。本人の意向を尋ねたうえで、就業規則を調べ、人事の担当者にも相談します。体調が心配な場合は、産業医や医療の専門家への相談につなげてください。

1on1シートの書き方で、やらないほうがよいこと

1on1シートの書き方でやらないほうがよいことは、次の3つです。

• 部下だけが書き、上司は目を通すだけにすること。「1on1シートは部下が記入し、上司は事前に読んでおく」という助言もありますが、このページではおすすめしません。上司の書く欄がないシートは、部下から上司への報告書になりがちです。上司も部下も1on1の当事者です。反対に、上司の話したいことばかりが並ぶシートも避けましょう。
• 業務の進捗を、1on1シートに書かないと決めること。「1on1シートには業務の進捗を書かない」という助言もあります。しかし、KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。話していない人では25.4%です。仕事の話をしている人のほうが、成果を感じている割合が高くなっています。業務の話は、シートの一番上に書いてかまいません。
• すべての欄を、毎回埋めると決めること。話したいことのない欄にも「特になし」と書く手間がかかり、話したいことを書く時間がその分減ってしまいます。

1on1シートがうまく使えているかを、どう振り返るか

1on1シートがうまく使えているかどうかは、欄が埋まっているかではなく、次の回の冒頭の様子でわかります。うまく使えているときは、次の3つがそろっています。

• 部下の話したいことに、上司に期待することが添えられています。
• 前回の「取り組むこと」について、進んだことも進めにくかったことも、二人で話せています。
• 上司が書く2つの欄にも、毎回書き込みがあります。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人が60.7%を占めました。面談が成果につながっていると感じている人は、ほぼ毎回行動につながっていると答えた人では56.7%、半分くらいの回と答えた人では15.7%です。面談が行動につながる回の多い人ほど、成果を感じています。

1on1シートは、文章の出来ではなく、終わりに書いた2つの項目が次の回までに実行されたかどうかで振り返るとよいでしょう。

3回ほど使っても、上司に期待することの欄が空いたままであれば、それぞれの話題に入る前に口頭で尋ねる形に変えてみてください。シートの項目は、二人に合う形に直してかまいません。