部下の管理とは何をすることか、どう記録するか

部下の管理とは、人ではなく、二人の間の仕事と約束を管理すること

部下の管理とは、部下という人を見張ることではなく、上司と部下の間にある仕事と約束を管理することだと考えられます。管理職になった人が「部下を管理する」と聞いて思い浮かべるのは、勤務の状況や仕事の進み具合を把握することかもしれません。けれども、把握したあとに上司がすることは、次の4つにほぼ絞れます。任せる範囲を本人と決めること、決めたことを覚えていること、引き受けたことを果たすこと、そして評価の見通しを伝えることです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じる人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が前回の話を覚えていないと感じている人では、面談が成果につながっていると感じる人の割合が全体より低いということです。

面談についての数字ですが、管理の記録がまず役立つのは、前回決めたことを二人が忘れずに次の回につなげるところでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談している人でも、面談で人事評価の話をしている人は25.8%でした。2週間〜1か月に1回の人では35.3%、半年〜1年に1回の人では67.6%です。頻繁に会っている人ほど、面談で評価が話題になる割合は低いという結果です。よく会っているからといって、面談で評価の話が出ているとは限らない、ということです。面談についての数字ですが、評価の見通しは面談の回数に任せず、伝えた日と中身を残しておくことをおすすめします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談はその部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。KAKEAIは、部下の仕事を見てもいないなら上司が面談を行う意味はない、とも考えています。部下の管理も同じで、仕事を見ていることが前提になります。見た仕事について何を決め、何を約束したかを残すのが、管理の記録です。

このページでは、購買課の課長が6人の部下と仕事をしている場面を例にします。部下の○○さんは、部品の発注と、仕入先との価格交渉を担当しています。

部下の管理で記録するもの：4つに絞る

記録するものは、次の4つに絞ってください。部下の様子や性格ではなく、二人の間で決めたことと約束したことが中心です。

1つ目の「任せている仕事の範囲」は、本人と話して決めるものです。上司が一人で決めて記録しても、本人の認識と合っていなければ意味がありません。

2つ目の「二人で決めたこと」と3つ目の「上司が引き受けたこと」は、1on1の終わりに、本人と一緒に確認して書きます。

4つ目の「評価の見通し」は、期末まで待たずに、その時点での上司の考えを理由とともに伝え、伝えた日と中身を記録します。

部下の管理ノートやエクセルの作り方：1人1枚、5つの列

管理の記録は、ノートでもエクセルでもかまいません。部下1人につき1枚（1つのシート）にして、列は「仕事」「期限」「決めたこと」「私が引き受けたこと」「次に話す日」の5つにすることをおすすめします。6人なら6枚です。

書くのは、1on1の終わりの数分と、日常で何かを決めた直後です。長い文は要りません。「△△社の交渉、上限まで本人判断。10/20に決めた」のように、あとで読んで思い出せる長さで十分です。

記録は、できる限り本人も見られる形にしてください。共有のメモや、1on1の記録を二人で見られる道具があれば、そこに書きます。上司だけが見る記録にすると、本人の認識とずれていても気づけません。

記録に書かないこと：性格、印象、言動のメモ

管理の記録に、部下の性格や印象、その日の言動のメモは書かないでください。「消極的」「言い訳が多い」のような言葉は、書いた日の上司の印象であって、仕事の事実ではありません。あとで読み返すと、その印象が先に立って、目の前の本人を見る目がゆがみかねません。

書くなら、仕事の事実と、それについて二人で決めたことにします。「仕入先の担当が替わって、納期の確認に時間がかかっている。私が仕入先の課長に話すと決めた。○○さんは確認の依頼を文書でも送る」のような形です。

なお、ハラスメントや体調の不調のように、会社の決まりとして記録が必要になる場面もあります。その記録は、管理の記録とは分け、人事の担当に相談したうえで、会社の決まりに沿って残してください。

部下の管理で、記録をどう使うか：面談の前に見て、引き受けたことから動く

記録は、書くことより使うことに意味があります。使う場面は2つで、1on1の前に見返すことと、上司が引き受けたことを期限までに済ませることです。

1on1の前には、前回決めたことと、上司が引き受けたことの2つの列を見ます。1on1は、上司が引き受けたことの報告から始めると、本人も前回の続きとして話しやすくなります。

月に1回は、6人分の記録の「私が引き受けたこと」の列だけを、まとめて見返してください。返事をしていないものが残っていれば、1on1を待たずに動きます。

評価の時期には、「伝えた評価の見通し」の記録を見ながら、期の途中で伝えた内容と期末の評価がずれていないかを自分で確かめます。ずれているなら、ずれた理由を本人に説明します。

本人のこの先の希望を聞いたときも、記録に残しておくと、次に仕事をお願いするときの材料になります。

部下の管理で避けたいこと

避けたいのは、管理を「見張ること」と取って記録を増やす方向と、「任せているから」と何も残さない方向の2つです。

• 行動や発言を細かく記録する。何時に何をしていたか、何を言ったかを書き続けても、二人の仕事は前に進みません。記録が増えるほど、書く時間が面談の時間を削ります。
• 日報や作業時間だけで管理する。日報には、本人が書いたことしか残りません。任せた範囲や上司が引き受けたことは、日報には出てきません。
• 性格や傾向を書いて、接し方を決める。書いた日の印象で本人を見続けることになります。
• 進捗確認の回数を増やすことを管理だと考える。聞く回数を増やしても、任せた範囲があいまいなままなら、本人は何を自分で決めてよいか分からないままです。
• 逆に、任せているから記録はしないと決める。上司が引き受けたことと、伝えた評価の見通しは、記録がないと忘れます。忘れた側は上司で、困るのは本人です。
• 記録を、上司だけが読む評価の材料にする。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。管理の記録も同じです。二人で見るものにしておけば、上司だけが読む評価の材料にはなりません。

部下の管理がうまくいっているかは、何で分かるか

部下の管理がうまくいっているかは、記録の量ではなく、二人の間で決めたことと約束したことが、忘れられずに動いているかで振り返ります。月に1回ほど、自分に問いかけてみてください。

• 1on1を、上司が引き受けたことの報告から始められているでしょうか。
• 任せている仕事の範囲（本人が決めてよいこと）について、本人と上司の認識がそろっているでしょうか。
• 評価の見通しを、期末より前に、理由とともに本人に伝えた記録があるでしょうか。
• 記録の中に、仕事の事実ではなく、本人の印象を書いた行が混ざっていないでしょうか。

部下の管理とは、部下の様子を記録することではなく、二人で決めたことを忘れずに、上司が引き受けたことを果たすことです。まずは、6人分の「私が引き受けたこと」の列を作るところから始めてみてください。