面談の記録の書き方と残し方

面談の記録は、誰が読むために書くのか

面談の記録（面談記録、面談シート）は、読む人によって2種類に分かれます。1つは普段の1on1（定期的な面談）の記録で、読むのは上司と部下の二人です。もう1つは、評価面談や指導の面談など、会社の規則で人事に提出する記録で、人事の担当者や後任の上司も読みます。

二人で読む記録は、前回の話を次回に引き継ぎ、決めたことから1on1を始めるために書きます。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。以前の会話を上司が覚えていないと感じている人は、成果を実感している割合が低いということです。

KAKEAIは、普段の1on1の記録の中身を人事の担当者が読むことをおすすめしません。人事に読まれるとわかっていれば、部下は読まれてもよい話を選んで話し、上司も読まれてもよいことだけを書くようになりがちです。二人が前回の続きから話すための記録が、人に見せるための記録に変わってしまいます。人事に提出するものがある場合は、日付、テーマの見出し、決めたことまでにとどめるとよいでしょう。

ただし、普段の1on1の記録を人事に提出することが、会社の規則で決まっている職場もあります。何をどこまで提出する決まりなのかは、就業規則を読んだうえで、人事の担当者にも確認してください。本人の言葉まで提出する決まりの職場では、面談の最初に、上司から部下にそのことを伝えます。

1万人調査で面談の頻度を尋ねたところ、最も多かった答えは「半年に一度」で、21.7%でした。「半年に一度」と答えた人の69.8%が、面談で人事評価について話しています。

半年に1回の面談であれば、記録を次に読み返すのは半年後です。その頃には、書いた上司自身も、面談の場にいなかった人と変わらない読み手になっています。「例の件」「先日の話」「特に問題なし」といった書き方では、何があったのかが伝わりません。

面談の記録の書き方は、5つの項目から始める

面談の記録は、二人で読む記録も、人事に提出する記録も、まずは次の5つの項目で書いてみてください。会社で決められた書式がある場合は、その欄にこの5つを当てはめます。

1. いつ、何の面談か。日付、面談の長さ、同席者、用件（定期の1on1・指導・評価・本人からの相談など）を書きます。
2. 本人の言葉。要約せず、本人が話した通りに、かぎかっこに入れて書きます。
3. 上司が伝えたこと。実際に口にした通りに書き、伝えていないことは書きません。
4. 決めたこと。誰が、何を、いつまでに行うのかを書きます。上司が引き受けたことも、ここに書きます。
5. 決まっていないこと。次回に持ち越した話と、それをいつ決めるのかを書きます。

問い合わせ対応を担当している部下との、普段の1on1（二人で読む記録）の記入例です。

同じ回について人事に提出するものがある場合は、日付、テーマの見出し、決めたことの3つを別の文書に書きます。

どの項目にも共通する注意点は、次の4つです。

• 主語を省きません。「検討する」とだけ書かず、誰が何をするのかを書きます。
• 日付で書きます。「来週」「今月中」では、半年後に読む人には、いつのことかがわかりません。
• 見聞きした事実と、上司の考えや評価は、文を分けて書きます。
• 「特に問題なし」とは書きません。尋ねたうえで問題がなかったのか、尋ねなかったのかが、あとで読む人にはわからないからです。

どの面談の記録も同じ1つのテンプレートで書くほうがよい、という助言もありますが、このページではおすすめしません。読む人が異なる記録を同じ1枚に書くと、二人で読むための内容まで人事に届いてしまうからです。5つの項目も、用件に合わせて増減してかまいません。

面談の記録の例文を、場面ごとに見る

面談の記録は、用件によって詳しく書く項目が変わります。4つの場面の例を紹介します。

指導の面談で、改善してほしいことを伝えたとき（人事に提出する記録）

書き直す前の文です。

「意識が低い」は上司の評価で、起きた事実ではありません。後任の上司や人事の担当者には何が起きたのかが伝わらず、本人も何を改善すればよいのかがわかりません。次のように書き直します。

指導の面談の記録を会社がその後どう使うのかは、上司が一人で決めることではありません。就業規則を読み、人事の担当者に確認しましょう。

評価の結果を伝えた面談のとき（人事に提出する記録）

評価面談の記録には、評価の記号だけでなく、上司が伝えた理由も書きます。

本人から、異動や仕事の希望を聞いたとき

書き直す前の文です。

「対応する」と書くと、後任の上司には、前の上司が異動を約束したように読めてしまいます。上司の権限で決められないことは、希望として聞いたことと、誰にいつ伝えるのかを書きましょう。

異動で、面談の記録を後任の上司に引き継ぐとき

後任の上司が知りたいのは、今も続けている取り組みと、前の上司が引き受けたままになっていることです。二人で読んできた1on1の記録はそのまま渡さず、本人と一緒に読み直して、次の2項目を書き足すことをおすすめします。

引き継ぐ前に、本人に次のように声をかけます。

面談の記録に書かないことと、書く前に確認すること

面談の記録に書かないのは、人柄についての評価、裏づけのない推測、上司の権限では決められない約束の3つです。二人で読む記録でも同じです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で「心身の状態」を話題にしている人は22.9%でした。「プライベート」は16.4%、「人間関係」は31.1%です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1の前に部下が選んだ、テーマと上司に期待することが記録されています。「心身の状態」のテーマのうち、「話を聞いてほしい」が選ばれていた割合は17.4%でした。「プライベート」のテーマでは21.8%、「業務の進捗や進め方」のテーマでは7.5%です。「心身の状態」と「プライベート」のテーマでは、「業務の進捗や進め方」のテーマよりも、「話を聞いてほしい」が選ばれる割合が高くなっています。

聞いてほしくて話したことが、本人の知らないうちに人事の読む文書に書かれていれば、部下が次の面談から話す内容を選ぶようになっても不思議ではありません。書く前に確認が必要な話と、書かないことを順に説明します。

• 体調、病気、家庭の事情。記録に残すかどうか、誰に伝えるかを、上司が一人で決めないでください。本人の意向を尋ねたうえで、就業規則を読み、人事の担当者に確認します。病名や、診断のように読める言葉は書きません。体調が心配なときは、産業医や医療の専門家への相談につなげてください。
• 人柄についての評価と、裏づけのない推測。「受け身」「協調性がない」「辞めそうだ」とは書かず、起きたことと本人の言葉を書きます。
• その場にいない人についての話。同僚への不満が話題になったときは、「本人は、〜と話した」のように、誰が話したことなのかがわかる形で書きます。ハラスメントに当たる可能性のある話は、上司が一人で抱えず、会社の相談窓口と人事の担当者につなぎます。
• 上司の権限では決められない約束。昇格、昇給、異動については、「希望として聞いた」と書きます。

体調や家庭の事情が話題になったときは、その場で次のように伝えます。

「記録には書きません」と、その場で言い切って約束することは避けてください。会社の規則で、人事に伝えることになっている話かもしれないからです。人事に確認するまでは、話の内容は書かず、確認する日だけを記録に書いておきます。

記録は、仕事の話、決めたこと、期限を中心に書けば十分です。1万人調査で上司との面談の話題を尋ねた質問では、「具体的な仕事」を選んだ人が最も多く、76.7%でした。

話した順にすべてを書き取るほうがよい、という助言もありますが、ここではおすすめしません。長い記録は読み切れないうえに、残すと本人が困る話まで入ってしまうからです。

面談の記録の残し方は、本人と確認してから決まった場所に保管する

面談の記録は、その日のうちに書きます。本人と一緒に内容を確認してから決まった場所に保管してください。期末にまとめて書くと、記憶に頼ることになり、本人の言葉ではなく上司の言葉で書いた記録になりがちです。

面談の最初に、記録を残すことと、誰が読むのかを、上司から部下に伝えてください。誰が読むのかは、人事の担当者に確認した会社の規則の通りに伝えます。普段の1on1では、次のように話します。

会社の規則で記録を人事に提出する面談（評価、指導など）では、次のように伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。

何が書かれ、誰が読むのかがわからなければ、安心して話せないでしょう。面談の最初に伝え、終わりの5分で記録を一緒に読めば、何が残るのかを部下が自分の目で確かめられます。読むときは、次のように声をかけます。

面談の記録は、合意したことを示す書類ではありません。二人の認識が食い違っている点は、食い違ったまま、誰の話なのかがわかる形で残します。

保管場所は、二人で読む記録と、人事に提出する記録とで分けます。それぞれ、部下1人につき1か所にまとめ、日付の順に書き足していくとよいでしょう。会社の決まりがわからないときは、人事の担当者に次のように尋ねます。

面談の記録がうまく書けたかどうかは、何で判断するか

面談の記録がうまく書けたかどうかは、書いただけではわかりません。本人と一緒に読んだときと、次に記録を開いたときに、次の3つを振り返ってみてください。

• 本人の言葉が、話した通りに書かれていたか。
• 次の面談を、「決めたこと」と「決まっていないこと」を二人で読むところから始められたか。
• 記録を誰が読むのかを、上司と部下が同じように理解しているか。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、その後の行動で判断するものだと考えています。面談の記録も、欄が埋まったかどうかではなく、「決めたこと」が次の面談までに実行されたかどうかで判断するとよいでしょう。