部下への仕事の任せ方

部下に任せた仕事が進まないのは、裁量が足りないからか

部下に任せた仕事が思うように進まない理由は、裁量の不足とは限りません。裁量を広げる前に、任せるときに何を伝えたかを振り返ってみてください。

「この仕事をお願いします。進め方は任せます」とだけ伝えて任せると、期限の前日になって、想定とは違う成果物が届くことがあります。このとき部下に伝わっていたのは、仕事の名前と期限だけです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらいました。「裁量や権限がなくできない」を挙げた人は9.4%です。「ありたい状態が定まっていない」は16.3%、「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%でした。裁量や権限の不足を挙げた人は、「ありたい状態が定まっていない」ことや、情報の不足、時間の制約を挙げた人より少数でした。

まずは、仕事のゴール（何ができたら完了なのか）、必要な情報、使える時間の3つを部下に伝えていたかを振り返るとよいでしょう。本人が決めてよい範囲（裁量）も、この3つとあわせて伝えます。任せる範囲が広いほど、上司が伝えることは増えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下に任せる仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、部下の成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。そのため、任せるときには、求める成果と、本人にとって新しい挑戦になる点の両方を伝えます。成果に責任を持つ役割は、任せたあとも上司にあります。仕事の名前だけを伝えて結果を待つのは、任せたのではなく、丸投げです。

部下への仕事の任せ方は、任せる前・任せるとき・途中・受け取るときで考える

部下への仕事の任せ方は、任せる前・任せるとき・途中・受け取るときの4つの場面に分けて考えると、整理しやすくなります。万能の手順はないので、合わないところは部下と相談しながら変えていきましょう。ここでは、来月20日に開くお客様向け製品説明会の準備を例にします。昨年は、上司が自分で準備した仕事です。

任せる前：上司が3つのことを整理し、部下の仕事量を把握する

任せる前に、上司は次の3つを整理しておきます。

• 何ができたら完了なのか。そこまでの最初の区切りはどこか。
• 成果として欠かせない点は何か（お客様に届く案内状に誤りがないこと、など）。
• 部下にとって新しい挑戦になるのはどこか（他部署への依頼、当日の進行の組み立て、など）。

無理のない量でお願いできるよう、部下が今抱えている仕事の量も、本人に尋ねておきましょう。

任せるとき：4つのことを伝え、部下の考えを尋ねる

任せるときは、仕事の名前に加えて、次の4つを伝えます。

あわせて、二人で確認したい点と任せる理由、上司自身がすること、途中経過を確認する日も話します。

一通り伝えたら、無理や行き違いがないかを部下に尋ねます。

途中：決めた日に声をかけ、上司に期待することを尋ねる

途中経過は、二人で決めた日に上司から声をかけて一緒に確認します。部下からの相談を待つ必要はありません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することの集計があります。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%でした。「報告したい」は14.5%、「話を聞いてほしい」は7.5%です。このテーマでは、「報告したい」より「一緒に考えてほしい」が多く選ばれています。

確認の日を「報告を聞く日」と決めてしまわず、上司に期待することを本人に尋ねてみるのも1つの方法です。一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかを把握したうえで、真剣に一緒に考えます。報告を聞くだけで終わる回があってもかまいません。

上司から修正をお願いするのは、成果として欠かせない点に関わるときです。その際は、理由も添えましょう。本人が決めてよいと伝えた範囲では、上司の考えは1つの意見として話し、決定は本人に委ねます。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。お互いにまだ遠慮がある時期は、本人が決めてよい範囲のことでも、部下は上司に確認してから進めたいと感じることがあります。部下の案を聞き、成果として欠かせない点に気がかりがなければ、その場で後押しの一言をかけるとよいでしょう。

期限に間に合いそうにないときは、上司が黙って仕事を引き取るのではなく、自分が引き受ける部分と引き続きお願いする部分を部下に伝えましょう。

受け取るとき：事実に基づいて感想を伝え、次に任せる範囲を二人で決める

受け取るときは、最初に伝えたゴールと成果物を照らし合わせ、具体的な事実に基づいて感想を伝えます。成果物を実際に見ていなければ、「お疲れさま」としか言えません。

任せ方に足りない点があったときは、上司のほうから部下に伝えます。任せた仕事の結果には、部下と上司の両方が関わっているからです。

最後に、次に任せる範囲を二人で決めます。今回の仕事が評価にどうつながるかも、このときに話しておきましょう。

場面ごとの、部下への仕事の任せ方と最初の一言

本人が決めてよい範囲は、同じ部下でも一律にせず、その仕事への慣れと、そのときの状況に合わせて変えていきます。

部下にとって初めての仕事を任せるとき

本人が決めてよい範囲は狭めにして、途中経過を確認する日を早めに設定します。たたき台ができた時点で一度二人で見ておくと、お互いに安心です。

部下のほうが、その仕事に詳しいとき

進め方は部下に任せます。ゴールと期限だけは、最初に二人で確認します。

部下が既に多くの仕事を抱えているとき

任せる前に、今の仕事のうちどれを減らすのかを、上司から提案します。減らせる仕事がなければ、今回は任せるのを見送りましょう。

急ぎで、説明する時間がないとき

伝えることを、ゴール、期限、最初に確認する時刻の3つに絞ります。

課長ではないリーダーが、後輩に任せるとき

担当の割り振りを決める立場にないリーダーは、任せる前に自分の上司に相談しておきます。後輩の仕事量を調整できるのは、その上司だからです。

部下に仕事を任せるとき、やらないほうがよいこと

部下に仕事を任せるときに避けたいことは、次の4つです。最初の3つは、上司の関わり方を先に1つに決めてしまう例です。

• 「任せたら口を出さない」と決めておくこと。そうした助言もありますが、このページではおすすめしません。お客様に届く文面の誤りや期限の遅れに気づいても、黙っていることになるからです。反対に、本人が決めてよい範囲にまで細かく指示を出すと、任せたことになりません。上司が修正をお願いする範囲と本人に委ねる範囲を、任せるときに分けて伝えましょう。
• 相談に「自分で考えてみて」と返す、と決めておくこと。「答えを教えず、質問で本人に気づかせる」という助言もありますが、どの相談にもそう返すと決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。必要な情報が足りないときは、部下には考えるための材料がありません。まず、何に困っていて、どうしたいのかを尋ねてください。
• 任せた仕事の進み具合を、1on1では話題にしないと決めること。「1on1では進み具合の確認をしない」という助言もありますが、KAKEAIはおすすめしません。任せた仕事の途中経過も、1on1で遠慮なく話題にしましょう。KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。「具体的な仕事」の話をしていない人の25.4%より高い割合です。
• 途中経過を確認すると約束した日を、上司の都合で流すこと。都合がつかなくなったときは、その場で代わりの日時を提案しましょう。同じ調査では、面談で困っていることに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人もいました。この人たちのうち「面談が成果につながっている」と感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

相談を受けたときと、確認の日を変更するときの例です。

部下への仕事の任せ方がうまくいったかどうかを、何で判断するか

部下への仕事の任せ方がうまくいったかどうかは、任せた仕事の数や、口を出さずに済んだかどうかではなく、任せたあとの二人のやり取りで判断します。次の3点を振り返ってみてください。

• 任せた直後に、ゴールと本人が決めてよい範囲について、二人の認識はそろっていたでしょうか。
• 途中で上司が修正をお願いしたのは、成果として欠かせない点だけだったでしょうか。
• 受け取ったあとに、上司が黙ってやり直した部分はなかったでしょうか。

同じところで3回行き詰まるときは、何が伝わっていなかったのかを本人に尋ねてみてください。