部下との面談で何を話せばよいか

部下との面談で上司が話すとよいのは、連絡事項よりも上司自身の考え

部下との面談で上司が話すとよいのは、連絡事項よりも、上司自身の考えです。部下の仕事について何を感じているか、会社の方針をどう受け止めているか、評価で何を大事にしたいか、といったことです。ここでいう面談は個人面談や定期面談のことで、1on1と呼ぶ職場もあります。

面談の前に、話そうと思っている項目を書き出してみてください。下期の方針、評価の日程、新しいルールといった連絡事項ばかりなら、その面談は連絡だけで終わりやすくなります。連絡事項に対して部下が返せる言葉は、「わかりました」くらいしかないからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と面談をしている理由を尋ねました（5つまで選択）。「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%で、「自分の仕事を進めるため」に次いで多い理由です。「上司との関係性を維持・向上させるため」の30.3%を上回りました。面談の話題（複数回答）でも、「会社や組織の方針」を挙げた人は36.7%で、3番目に多い話題でした。

一方で、同じ調査では、面談で「会社や組織の方針」の話をしている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は33.3%でした。この話をしていない人では31.0%で、面談の頻度が同じ人同士で比べても、ほとんど差がありません。「具体的な仕事」の話では、話している人が33.8%、話していない人が25.4%です。「スキルや力の向上」の話でも、話している人が39.6%、話していない人が29.7%で、話している人のほうが高い割合です。方針の話には、こうした差が見られません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下との面談は、上司が自分の考えを話す時間でもあると考えています。方針も、決まったことを伝えるだけで終えず、上司がそれをどう受け止めているのかまで話しましょう。

部下との面談で上司から話す5つの項目と、最初の一言

部下との面談で上司から話す項目として、このページでは次の5つを取り上げます。部下の仕事について感じていること、方針についての考え、評価で大事にしたいこと、次に任せたい仕事、上司自身が引き受けることです。相手や面談の頻度に合わせて、入れ替えてかまいません。表は、お客様からの問い合わせにメールで回答する仕事を例にしています。

どの項目も、話したあとで部下の見方を尋ねましょう。上司は評価に関わる立場でもあり、部下からは「私の考えは違います」と言い出しにくいからです。

1. 部下の仕事について、上司が感じていること

よかった点と、変えてみてほしい点を、具体的な出来事と一緒に1つずつ伝えます。「頑張っていますね」だけでは、何を続ければよいのかが部下に伝わりません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、普段の1on1の前に部下がテーマごとに選んだ、上司に期待することが記録されています。「スキルや力の向上」のテーマのうち、「具体的なアドバイスがほしい」が選ばれた割合は19.2%で、このテーマでは最多でした。「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルの向上がテーマのときは、聞いてもらうことよりも、具体的な助言のほうが多く期待されていると言えます。

部下の仕事について話すときは、ねぎらいの言葉だけで終えず、次にどうするとよいかまで具体的に話すとよいでしょう。

2. 会社や部署の方針を、上司がどう受け止めているか

方針は、決まったこと、その背景、部下の仕事で変わる点、上司自身の考えの4つに分けて話すとよいでしょう。部下にも考えがあることが多いので、上司の考えを話す前に、その方針をどう感じたかを尋ねてみてください。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「会社や部署の方針」のテーマのうち、「意見を聞きたい」が選ばれた割合は27.1%で、このテーマでは最多でした。「一緒に考えてほしい」は13.9%、「話を聞いてほしい」は4.9%、「報告したい」は4.8%です。方針がテーマのときに最も多く期待されているのは、上司の意見だと言えます。

上司自身が方針の理由をまだ聞けていないときは、わかっていることと、わかっていないことを分けて話します。

3. 評価で、上司が大事にしたいと考えていること

評価で上司が大事にしたいと考えていることは、評価の時期を待たずに話しておきましょう。評価の結果は上司の一存では決まらないため、話せるのは、何を大事にしたいかと、今の時点での上司の考えまでです。

4. 次に、どの仕事を任せたいか

「期待しています」の代わりに、任せたい仕事を1つ挙げて、その理由も伝えます。

5. 上司自身が、何を引き受けるか

面談の最初に、前回上司が引き受けたことを、部下に尋ねられる前に報告します。面談の終わりには、今回引き受けることを、表の例のように期限と一緒に伝えましょう。

まだ終えられていないときは、次のように伝えます。

体調や家庭の事情は、上司から話す項目には含めません。部下から話があったときに、まず耳を傾けてください。体調の話が続く場合は、上司だけで抱え込まず、人事の担当者や産業医に相談しましょう。

面談の頻度と場面に合わせて変える、上司から話す項目の数と順番

上司から話す項目の数と順番は、面談の頻度と場面に合わせて変えましょう。四半期や半年に1回の面談では話す項目を事前に送り、月1回以上の面談では1回に1つか2つに絞ります。

四半期や半年に1回の面談

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年に1回の人の69.8%が、面談で人事評価の話をしていました。また、半年に1回の人の25.6%は、上司に期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んでいます。回答者全体の15.6%より高い割合です。

何を話す面談なのかが事前にわかれば、部下も話したいことを考えやすくなるでしょう。上司から話す項目を面談の3日前までに送り、当日は、部下が送ってくれた内容から話し始めることをおすすめします。

評価の話だけで終えず、今の仕事の話も1つ入れましょう。同じ調査で、面談が半年〜1年に1回の人に範囲を広げると、「具体的な仕事」の話をしている人の21.6%が、面談が成果につながっていると感じていました。この話をしていない人では15.8%で、頻度の低い面談でも、仕事の話をしている人のほうが高い割合です。

評価の締め切り前で準備の時間を取りにくいときは、方針についての考えを全員に同じ内容で話してかまいません。一人ひとりに用意するのは、仕事で印象に残った出来事1つと、次に任せたい仕事1つです。

月1回以上の面談

毎回5つすべてを話すと、上司の話だけで時間が終わってしまいがちです。1回に話す項目を1つか2つに絞り、前回引き受けたことの報告から始めるとよいでしょう。

部下が話したいことを用意してきた面談

部下が話したいことを用意してきたときは、その話を先に聞きます。最初に、上司に期待することを尋ねてみてください。上司からの話は1つに絞り、最後の5分ほどで話します。

改善をお願いしたいことがある面談

改善をお願いしたいことがあるときは、面談の最初に、何について話したいのかを伝えます。雑談のあとに回すと切り出しにくくなり、話せないまま時間切れになりやすいからです。

部下との面談で上司が話すときに、おすすめしないこと

部下との面談で上司が話すときに、このページでおすすめしないことが4つあります。

• 連絡事項を読み上げる：メールで読める内容に面談の時間を使うと、上司自身の考えを話す時間がなくなります。決まったことは、面談の前日までに送っておきましょう。
• 聞き役に徹すると先に決めて、自分の考えを話さない：「上司は聞き役に徹する」という助言もあります。しかし、KAKEAIの1万人調査で上司に期待することを尋ねた質問（5つまで選択）では、「意見を聞きたい」が33.6%で最も多く、「話を聞いてほしい」は20.8%でした。聞くだけで終わる回があってもかまいませんが、意見を求められたときは、部下自身の考えを尋ねたうえで、上司の意見を具体的に話しましょう。反対に、部下の期待を知らないまま上司が話し続けることも避けましょう。
• 確認事項の一覧を、上から順に済ませていく：項目を終わらせることが目的になり、次に取り組むことが決まらないまま面談が終わりがちです。
• 上司の一存では決められないことを約束する：評価の結果、昇給、異動は、上司だけでは決められません。話せるのは、「私はこう考えています」「人事に確認して、金曜日までにお伝えします」までです。

部下との面談で上司の話が伝わったかどうかを、何で振り返るか

上司の話が伝わったかどうかは、部下がうなずいていたかどうかではわかりません。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 上司が話したことに対して、部下からも「私はこう思います」という考えが出て、話し合えましたか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことが、部下自身の言葉になっていましたか。
• 次の面談を、上司が引き受けたことの報告から始められましたか。

面談の終わりに、たとえば次のように尋ねます。

KAKEAIの1万人調査では、週1回以上面談している人の49.8%が、面談が毎回またはほぼ毎回、行動につながっていると答えました。半年〜1年に1回の人では29.3%で、週1回以上の人より低い割合です。一方で、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では、52.8%が面談は成果につながっていると感じていました。

頻度の低い面談ほど、上司が話して終わりにせず、次に取り組むことを二人で決めてから終えることをおすすめします。