部下との定期面談はどのくらいの頻度で行うか

部下との定期面談は、どのくらいの頻度がよいか

部下との定期面談は、まず全員と月1回30分を基本にし、相手の状況に応じて間隔を短くすることをおすすめします。半年に1回の面談だけでは足りません。ここでいう定期面談とは、上司と部下が1対1で、日を決めて繰り返し行う面談のことです。1on1と呼ぶ職場もあります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の頻度として最も多かった回答は半年に1回で、21.7%でした。頻度ごとに、面談が成果につながっていると感じている人の割合を並べたのが次の表です。

（2年に1回、3年に1回、その他は、回答がごくわずかなため省いています。）

表の通り、面談の頻度が高い人ほど、面談が成果につながっていると感じています。

今の頻度が半年に1回や3か月に1回であれば、まず月1回まで増やすところから始めてみてください。月1回を基本にするのは、無理なく続けやすいからです。たとえば部下が8人いる場合、全員と毎週30分ずつ面談すると4週で16時間かかりますが、月1回なら4時間で済みます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、同じ上司と部下が1on1を行ってから次に行うまでの間隔のうち、51.3%が月1回のペース（21〜45日）でした。直近3か月に3回以上の1on1を行った上司と部下の組に絞ると、月1回のペースの組が80.0%で、隔週は13.1%、毎週は5.8%です。月1回のペースで続けている組が多いことを示す数字で、月1回が最もよいという意味ではありません。

定期面談の回数を増やすと、部下の負担ややらされ感は増えるのか

面談の困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げる人の割合は、面談の回数が多い人ほど低くなっています。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人は、週1回以上面談している人では8.8%でした。2週間〜月1回の人では12.8%、2〜3か月に1回の人では17.0%、半年〜1年に1回の人では22.7%です。頻度が低い人ほど、この困りごとを挙げる割合が高くなっています。

同じ調査で、困りごとに「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%いました。ただ、この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%を上回っています。時間の確保に困っている人でも、面談の成果を感じている割合は高いといえます。

Kakeai AI 1on1の利用データには、「すっきり度」の記録があります。すっきり度は、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける点数です。すっきり度が送られた回のうち、最も高い5が付いた回の割合は、前回からの間隔の長さにかかわらず47.0%〜48.7%でした。前回からの間隔が短い回でも、5が付く割合は、間隔が長い回とほぼ同じです。

回数を抑えることが、そのまま部下への配慮になるとは限りません。回数を増やすときは、理由と期間を部下に先に伝え、相手の考えも尋ねるとよいでしょう。

定期面談の頻度を上げるだけでは足りない理由

頻度を上げて増えるのは、面談で決めたことを振り返る機会です。次に取り組むことが決まっていなければ、機会が増えても、振り返るものがありません。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回そのあとの行動につながっていると答えた人は、週1回以上面談している人では49.8%でした。2週間〜月1回の人では39.8%、2〜3か月に1回の人では33.3%、半年〜1年に1回の人では29.3%です。頻度が高い人ほど割合は高いものの、週1回以上の人でも半数に届いていません。

また、面談の頻度・時間・場所・話題の4つの違いを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけでした。頻度による差はあっても、残りの大半は、こうした形式以外のことで決まっているという意味です。

同じ調査で、週1回以上面談していても、面談が行動につながっていない人では、成果につながっていると感じている人は12.7%でした。一方、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%です。週1回以上で、行動にもつながっている人では67.3%でした。成果の実感と強く結びついているのは、面談の回数よりも、面談がそのあとの行動につながっているかどうかです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、定期面談の頻度は回数をこなすためではなく、決めたことを振り返って仕事を前に進めるために決めるものだと考えています。

そのため、頻度は「毎週か、月1回か」から考えるのではなく、面談で決めた「次に取り組むこと」が次の回までに1つ終わる間隔に合わせることをおすすめします。

• 間隔が長すぎる例：3日で終わることを決めたのに、次の面談が1か月後という場合です。うまくいかなかった点を一緒に見直す前に、部下は次の仕事に移っています。
• 間隔が短すぎる例：1か月かかる仕事なのに、毎週面談する場合です。振り返る材料がなく、進捗の報告だけで終わりがちです。間隔を広げるか、次回までに取り組む範囲を小さくしてください。

入社や異動から間もない時期は、短い期間で終わる仕事を1つずつ任せることが多いため、面談の間隔も短くします。数か月かかる仕事を1人で進めている人とは、月1回の面談に加えて、仕事の区切りごとに話せば十分でしょう。

今の頻度に応じて、部下との定期面談の頻度を決め直す手順

最初にすることは、今の頻度によって異なります。どの進め方も、まず試してみて、合わなければ二人で見直してください。

今は半年に1回、評価の時期の面談だけの場合

半年に1回の面談はそのまま続け、月1回30分の面談を足します。会社の制度を変えなくても、上司と部下の二人で始められます。

評価の話も、半年に1回の面談だけにとどめず、月1回の面談で取り上げましょう。KAKEAIの1万人調査では、面談で人事評価の話をしている人は、週1回以上面談している人では25.8%、半年〜1年に1回の人では67.6%でした。評価の話は、頻度の低い面談に集まっています。

そこで同じ調査から、2週間〜月1回のペースで面談している人どうしを比べてみます。面談が成果につながっていると感じている人は、評価の話をしている人で37.4%、していない人で30.8%でした。頻度が同じ人の中では、評価の話をしている人のほうが、成果を感じている割合が高いという結果です。

30分は、たとえば次のように使います。前回決めたことを振り返り、今困っていることを話します。続いて、評価基準に照らした進み具合を二人で確認し、最後に次回までに取り組むことを決めます。

今は月1回の場合

全員の回数を増やす前に、次の面談までの1か月が長すぎる相手がいないかを考えてみてください。決めたことが早く終わって次の面談を待っている人や、行き詰まったまま待っている人とだけ、期間を決めて回数を増やします。

Kakeai AI 1on1の利用データで1回の時間の中央値を見ると、前回からの間隔が毎週の回で30.5分、隔週の回で29.9分、月1回の回で29.6分でした。間隔が毎週の回も月1回の回も、1回の時間はおよそ30分です。回数を増やすときは、追加する回の長さを、15分などと先に決めておきましょう。

今は毎週か2週間に1回の場合

面談で決めたことが毎回進んでいるなら、頻度を変える必要はありません。進捗の報告だけで終わる回が続いているなら、回数を減らす前に、面談の終わり方を変えることをおすすめします。

今の頻度を続けるのが難しくなったときは、中止を重ねる前に、間隔を広げたいと上司から率直に相談しましょう。中止が続くと、部下は次にいつ話せるのかがわからなくなります。

部下によって頻度を変えるときの伝え方

回数が人によって違う理由は、上司から本人に伝えてください。理由がわからないと、回数の多い人は「信頼されていないのだろうか」と、少ない人は「後回しにされているのだろうか」と受け取るかもしれません。

決めた頻度は、3回続けてから見直す

一度決めた頻度を、ずっと続ける必要はありません。3回続けたところで、上司から部下に感想を尋ね、自分の考えも伝えたうえで見直すとよいでしょう。

定期面談の頻度を決めるときに避けたいこと

避けたいのは、次の4つです。

• 全員と毎週の面談を、一度に始めること：「1on1は週1回30分」という助言があり、続けられるならそれでかまいません。ただ、全員と毎週行おうとすると、月末や期末には時間を取れない週が出てきます。中止が重なって立ち消えになるよりも、月1回を確実に続け、必要な相手とだけ回数を増やすほうが現実的です。
• 頻度を部下任せにすること：「部下のための時間だから、頻度も部下に決めてもらう」という助言があります。KAKEAIは、面談の頻度を部下任せにすることをおすすめしません。部下からは、「もっと時間がほしい」とも「減らしたい」とも言い出しにくいからです。反対に、上司だけで決めて告げるのも避けましょう。上司が案と理由を示して部下の考えを聞き、二人で決めます。
• 月に何回行ったかで、面談の良し悪しを判断すること：KAKEAIは、行った回数で面談の良し悪しを判断することもおすすめしません。回数は把握しやすいため、目標にすると、面談を行うこと自体が目的になりがちです。振り返りたいのは、決めたことが次の回までに進んだかどうかです。
• 忙しい月や、話したいことが特にない月に中止すること：月1回の面談を1回中止すると、前回から次回までが2か月空きます。15分に短縮して、前回決めたことの振り返りと、次回までに取り組むことの2つだけでも話してください。

定期面談の頻度が合っているかを、どう振り返るか

頻度が合っているかどうかは、行った回数ではなく、次の3つを振り返るとわかります。

• 二人で決めた「次に取り組むこと」は、次の回までに1つ終わっていたか：毎回のように終わる前に次の回が来るなら、間隔が短すぎるか、決めた範囲が広すぎます。早く終わって次の回まで何日も待つことが続くなら、間隔が長すぎます。
• 「次の面談で相談しようと思っていました」という言葉が出ていないか：この言葉が出たときは、部下が相談したいことを抱えたまま、面談の日を待っていたことになります。間隔を短くするか、定例を待たずに声をかけてほしいと、上司から改めて伝えてください。
• 上司自身が、3回続けて中止せずに行えたか：行えなかったなら、回数か長さが今の仕事量に合っていません。続けられる回数や長さに見直しましょう。

振り返りやすくするために、毎回の面談は、前回決めたことの話から始めるとよいでしょう。上司が引き受けていたことがあれば、その結果を先に報告します。