部下との面談のやり方と進め方

部下との面談の進め方は、誰の用件で行うかによって3つに分かれる

部下との面談（個人面談や定期面談のほか、1on1と呼ぶ会社もあります）は、誰の用件で行うのかによって、ふさわしい始め方が変わります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との定期的な面談を「1on1」だと思うかという質問に、「とてもそう思う」「そう思う」と答えた人は合わせて37.2%でした。面談の頻度も、最も多い「半年に一度」が21.7%、「1ヶ月に一度」が20.3%、「1週間に一度」が18.4%と分かれています。定期的な面談といっても、頻度も、1on1と捉えるかどうかも、人によって異なります。

面談は「場を和ませる、目的を伝える、部下の話を聞く、上司から伝える、次を決める」の順で進める、という助言があります。しかしKAKEAIは、1つの手順をどの面談にも当てはめることをおすすめしません。次の表の通り、用件があるのが誰なのかは、面談の種類によって違うからです。

始め方は違っても、面談で行うことは共通しています。次の5つを基本とし、順番は相手や用件に合わせて入れ替えてかまいません。

1. 上司が今日の用件を伝えます（部下から求められた面談では、部下に尋ねます）。
2. 上司が、部下の状況と、上司に期待することを尋ねます。
3. 上司が、自分の考えと、自分が引き受けることを伝えます。
4. 次に取り組むことを、部下が自分の言葉で話します。
5. 次に話す日を、二人で決めます。

なお、1万人調査が尋ねているのは定期的な面談についてです。ほかの2つの面談の進め方は、このページの考えです。

定期面談の進め方：前日までに、話すことを二人で決めておく

定期面談は、話すことを前日までに二人で決めてから始めます。日時だけが先に決まっていて、話すことは決まらないまま当日を迎えやすいからです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした。あとから追加されたテーマは含まない数字ですが、その時点で話すことまで決めておくのは、それだけ難しいことだといえます。

前日までに、話したいことと上司に期待することを部下に尋ね、上司からも用件を1つ知らせておきましょう。

当日は、「最近どうですか」と尋ねる代わりに、集まった用件を最初に二人で確認します。

部下から何も届かなかったときは、上司から仕事の話題を出すとよいでしょう。進み具合を尋ねてかまいません。進めにくい点が見つかれば、対応を一緒に考えます。

半年に1回の個人面談では、仕事の話と、決めたことを確認する日を加える

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人の67.6%が、面談で人事評価の話をしていました。同じ頻度の人のうち、面談で「具体的な仕事」の話をしている人では、21.6%が面談は成果につながっていると感じています。仕事の話をしていない人では15.8%で、している人のほうが高くなっています。

半年に1回の個人面談でも、評価の話だけで終えず、部下が今担当している仕事の話を加えることをおすすめします。

同じ調査では、面談が週1回以上の人の49.8%が、面談は毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっていると答えました。半年〜1年に1回の人では29.3%で、間隔が長い人のほうが低くなっています。

間隔の長い面談では、決めたことを二人で確認する日を、次の面談までに設けるとよいでしょう。

上司から声をかける面談の進め方：声をかけるときに用件を伝える

上司から声をかける面談では、声をかける時点で、上司が部下に用件を伝えます。こうした面談でも、まず雑談で場を和ませてから本題に入ると順番を決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。用件を知らされずに声をかけられた部下は、叱られるのか、異動の話なのかと、面談が始まるまで考え続けることになりがちです。雑談が長いほど、落ち着かない時間も長くなります。

声をかけるときに伝えるのは、用件、かかる時間、日時の3つです。

会議室が取れない日は、席から離れた打ち合わせスペースかオンラインで行います。周りに人がいる席で、提出の遅れのような話を始めるのは避けましょう。

面談が始まったら、最初の1分で、上司から用件と今日決めたいことを伝えます。

続いて、上司が把握している事実を先に話し、部下の状況を尋ねます。

事情を聞いたら、上司の考えを話し、部下の考えも尋ねましょう。

部下から求められた面談の進め方：話したいことと上司に期待することを尋ねる

部下から「少しお時間をいただけますか」と求められた面談では、部下が話したいことと上司に期待することを、先に尋ねてみてください。用件があるのは部下なので、上司の話から始めるのは避けましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。

自分から面談を求めるには、勇気が要ることもあります。返事は先延ばしにせず、その日のうちに日時を提案しましょう。

面談の始めには、次のように尋ねます。

Kakeai AI 1on1の利用データで、1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することを見てみます。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、「一緒に考えてほしい」が選ばれていた割合は17.0%で、「その他」を除く5つの選択肢の中で最多でした。「話を聞いてほしい」は7.5%です。一方、「プライベート」のテーマで最も多かったのは「話を聞いてほしい」で、21.8%でした。部下が上司に期待することは、テーマによって異なることがうかがえます。

部下から求められた面談でも、聞き役に回るとあらかじめ決める必要はありません。一緒に考えてほしいと言われたら、部下が何に困り、どうしたいのかを把握したうえで、真剣に一緒に考えます。意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ね、続いて上司の考えを具体的に話しましょう。

その場で答えられない話（異動の希望や、人員配置への不満など）が出たら、誰に確認して、いつまでに返事をするのかを伝えましょう。

体調や通院、ハラスメントに関わる話が出たときは、上司がその場で結論を出さないでください。対応は就業規則と人事の担当者に確認し、体調のことは産業医や医療の専門家につなぎます。

部下との面談の終わりの5分と、避けたほうがよい進め方

始め方は面談の種類によって変わりますが、終わり方は共通です。残り5分になったら、次に取り組むことを部下が自分の言葉で話す時間を取り、上司が引き受けることと、次に話す日を二人で決めます。部下の期待は人や回によって異なるので、聞くだけで終わる回があってもかまいません。

部下との面談で避けたほうがよい進め方は、次の3つです。

• どの面談も雑談から始めると決めておくこと。雑談が長引くと、用件や仕事の話が後回しになります。あいさつや短い雑談まで省く必要はありません。
• 上司は聞き役に徹すると、あらかじめ決めておくこと。それがよいとする助言もありますが、このページではおすすめしません。部下の話や上司に期待することを知る前に関わり方を1つに決めると、意見を求められているのにうなずくだけで終えたり、求められていないのに話し続けたりしがちです。
• 「何でも話してください」と言って始めること。何を話してよい時間なのかがわからないと、部下は当たり障りのない話題を選びがちです。上司から、用件や聞きたいテーマを先に伝えましょう。

部下との面談がうまくいったかどうかは、何で判断するか

部下との面談がうまくいったかどうかは、面談中の雰囲気ではなく、面談のあとの行動で判断します。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 次の面談を、前回決めたことの続きから二人で始められたか。
• 定期面談の前に、話したいことと上司に期待することを二人で共有できていたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度が2か月に1回より少なくても、面談が行動につながっている人では、52.8%が面談は成果につながっていると感じていました。頻度が週1回以上でも、行動につながっていない人では12.7%です。頻度が低くても、行動につながっている人のほうが、成果を感じている割合は高くなっています。