部下と初めて面談するときはどうすればよいか

部下と初めて面談するとき、上司と部下の間で起きていること

部下との初めての面談（初回面談、着任後の顔合わせの面談とも呼ばれます）に、上司は部下のことを知ろうとして臨みます。しかし、相手を知らないのは部下も同じです。新しい上司が仕事で何を大事にし、何を決められる人なのかを、部下はまだ知りません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1のあとに部下が送る感想の記録があります。感想が送られた回のうち、46.2%で「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていました。「相手のことや状況を知れました」が選ばれた回は10.4%です。初回に限った数字ではありませんが、1on1の中で部下が上司のことを知るのは、それだけ難しいことだといえます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている一番の理由として、15.8%の人が「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選びました。「上司との関係性を維持・向上させるため」を選んだ人は8.5%です。上司との関係性の維持・向上よりも、会社や組織の考えや状況の理解を挙げた人のほうが多くなっています。

初めての面談では、新しい上司が何を考えているのかも、部下が知りたいことの1つだと考えられます。

部下と初めて面談するときの進め方（30分の例）

部下との初めての面談は、次の順に進めてみてください。相手や場面に合わせて、順番を入れ替えてかまいません。

面談の前に：自分の権限を確認し、部下の報告に目を通す

納期の変更や残業、費用について、どこまでを自分の判断で決めてよいのかを、自分の上司に確認します。権限の範囲がわからないままでは、「ここまでは私が決められます」と部下に伝えられないからです。部下が先週提出した報告も、1つ読んでおくとよいでしょう。

面談の予定を入れるときは、何のための時間なのかを一言添えてください。新しい上司から目的のわからない予定が届くと、部下は身構えてしまいます。

最初の3分：上司が、自分のことを3つ伝える

経歴や趣味よりも先に、仕事のうえでの自分のことを伝えましょう。仕事で大事にしていること、自分の判断で決められること、早めに知らせてほしいことの3つです。

次の15分：判断を待って止まっている仕事を、1つ尋ねる

仕事の全体像ではなく、誰かの判断を待って止まっている仕事を尋ねます。上司がその場で動ける話だからです。

部下がすぐに思い当たらない様子なら、読んでおいた報告を話題にしてみてください。

新しい上司に何を頼めるのかは、部下にはまだわかりません。「この上司にはこれを相談できる」と部下が思えることが、初回に1つあれば十分です。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に期待することがある人の39.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。「期待していることは特にない」を選んだ人では8.4%です。上司に期待することがある人のほうが、面談の成果を感じています。

そのあと：上司に期待することを、具体的に尋ねる

「私に期待することはありますか」という質問は範囲が広く、部下はどこまで話してよいのか迷ってしまいます。答えやすいように、質問を具体的にしましょう。

最後の5分：上司が引き受けることを、期限と一緒に伝える

新しい上司がどんな人なのかは、面談での言葉よりも、その後の行動で部下に伝わります。そこで、まず上司が引き受けることを、期限と一緒に伝えましょう。部下が次回までに取り組むことも、二人で1つ決めます。

初めての面談で部下がまだ知らないことと、場面ごとの最初の一言

部下がまだ知らないことは、場面によって異なります。4つの場面に分けて紹介します。

上司になって初めて面談する

同僚や先輩だった相手は、上司の人柄を既に知っています。やりにくさは隠さずに言葉にし、上司として判断することを先に伝えるとよいでしょう。

着任した職場で初めて面談する

職場の仕事や事情は、部下のほうがよく知っています。知らないことは、知らないと率直に伝えましょう。前の上司と決めたことがどうなるのかは、部下からは聞きにくいので、上司から話題にしましょう。

入社や異動で加わった部下と初めて面談する

加わったばかりの部下は、まだ仕事をほとんど抱えていません。判断を待っている仕事の代わりに、最初の1か月について話しましょう。

着任してすぐ、評価や目標の面談が初めての面談になる

期の変わり目に着任すると、初めての面談が、着任前の期間の評価を伝える場になることがあります。評価の話を避ける必要はありません。ただし、自分が見ていないことを、見てきたかのように話さないでください。

部下と初めて面談するとき、やらないほうがよいこと

部下と初めて面談するときに避けたいのは、質問の一覧を用意して、30分を上司からの質問だけで終えることです。それでは、部下は新しい上司のことを知らないままです。反対に、上司が自分の話で時間を使い切ることも避けましょう。

• 経歴からキャリアの希望、私生活までを、初回に聞いておこうとすること。このやり方を勧める助言もありますが、このページではおすすめしません。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。関係が始まったばかりの時期は、話した内容がどう扱われるのかが部下にはわからず、当たり障りのない答えになりやすいと考えられます。キャリアや私生活の話は、部下が話題にしたときに取り上げるとよいでしょう。
• 部下の希望を聞いて、「考えておきます」とだけ答えること。異動や担当替えの希望を話した部下は、上司からの返事を待つことになります。上司だけでは決められないことは、誰が決めるのかと、上司がいつまでに何をするのかを、その場で部下に伝えてください。

初めての面談で尋ねる希望は、次の面談までに返事ができる数にとどめるとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

• 聞き役に徹すると決めておくこと。「初めての面談では、上司は聞き役に徹して部下を知る」という助言があります。KAKEAIは、そう決めておくことをおすすめしません。上司がどんな考えで仕事をし、何を決められる人なのかは、上司が話さないかぎり、部下にはわからないからです。ただし、部下が家庭の事情や体調のことを話し始めたら、まず最後まで聞いてください。その回は、聞くだけで終わってもかまいません。体調の不安が続いているようであれば、産業医や人事の担当者への相談を勧めてください。
• 仕事の話は2回目から、と順番を決めておくこと。「初めての面談は自己紹介と雑談にして、仕事の話は2回目から」という助言もあります。KAKEAIは、この順番の決め方もおすすめしません。雑談や自己紹介が不要だということではありません。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、初めての面談でも、関係は仕事の話を前に進める中でできていくと考えています。

部下との初めての面談がうまくいったかどうかは、何で判断するか

部下との初めての面談がうまくいったかどうかは、当日に話が弾んだかどうかよりも、2回目の面談までに何が起きたかでわかります。2回目は、初回から2週間以内に行うことをおすすめします。そのときに、次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 上司が引き受けたことを、約束した期限までに終え、結果を部下に伝えられたか。
• 2回目の面談までに、判断を待っている仕事や遅れそうな仕事の相談が、部下から1つでもあったか。
• 2回目の面談を、初回に二人で決めたことの結果から始められたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほぼ、または全くつながっていないと答えた人では7.0%です。面談が行動につながっている人ほど、面談の成果を感じています。