離職を防ぐための対策・施策・取り組み

離職防止の対策・施策は6種類あり、関係する面談の困りごとが異なる

離職防止の施策（離職対策、定着支援とも呼ばれます）は、何を変えるのかによって6種類に分けられます。このページでは、それぞれを上司と部下の面談の困りごとと結びつけて整理します。給与の見直しも研修も、内容を本人に伝え、どう受け止めたかを聞く場は上司との面談だからです。面談が仕事の役に立っていない職場では、どの施策も本人に届きにくくなると考えられます。

次の表の割合は、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、それぞれの困りごとを挙げた人の割合です。離職そのものを調べた調査ではありません。

なお、同じ調査で面談が成果につながっていると感じている人は、従業員10〜99名の会社で32.1%、5,000名以上の会社で32.0%でした。会社の規模による違いは、ほとんどありません。

離職防止の施策を選ぶ前に、面談の困りごとを社員に1問で尋ねる

施策を選ぶ前に、社員が上司との面談で何に困っているのかを、1つの質問で尋ねることをおすすめします。予算にも管理職の時間にも限りがあり、すべての施策を始めることはできないからです。

質問の選択肢は、施策の6種類に対応しています。末尾のかっこは集計用なので、配るときは外してください。回答は無記名で集め、部署ごとに集計します。

集計したら、選んだ人が多い困りごとから順に対応するのではなく、種類5の選択肢を選んだ人が多い部署から、上司の関わり方を見直す施策を始めるとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司の対応に関する5つの困りごと（期待と違う、話が役に立たないなど）のいずれかを挙げた人が27.3%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は21.1%で、回答者全体の31.9%を下回っています。一方、時間の確保に関する2つの困りごとのいずれかを挙げた人は39.6%と、より多くいました。ただ、このうち面談が成果につながっていると感じている人は41.7%で、回答者全体を上回っています。つまり、挙げる人が多いのは時間の確保に関する困りごとですが、成果の実感が低いのは、上司の対応に関する困りごとを挙げた人です。

人事から経営への説明の例です。

離職防止の施策を種類ごとに進めるときに、人事が使える言い方

1. 待遇と制度を見直す離職防止策

待遇や制度の見直しは、2つの場面で面談と関係します。決まった内容を上司が一人ひとりに説明する場面と、面談で出た相談に会社が回答する場面です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。

給与や異動は、上司の一存では決められません。人事の回答が遅れると、部下には、上司が約束を守っていないように見えかねません。管理職には、次のようにお願いしておきましょう。

2. 労働時間と仕事量を見直す離職防止策

労働時間や仕事量の見直しは、面談の時間を確保するためにも欠かせません。ただし、上司の対応に関する困りごとも挙がっている部署では、時間を確保するだけでは解決しにくいでしょう。管理職には、次の2つをお願いしましょう。

メンバーが多くて面談の時間を取れない課があれば、人事から部長に相談します。

3. 育成とキャリアの機会を増やす離職防止策

研修や社内公募を増やしても、利用するかどうかを本人が考える機会がなければ、制度は使われないままになりがちです。その機会になるのが、上司との面談です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1で話すテーマごとに、部下が上司に期待することを選べます。その利用データでは、「今後のキャリア」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合は16.6%でした。「一緒に考えてほしい」は16.4%、「話を聞いてほしい」は7.6%です。キャリアの話では、聞くことより、意見を言うことや一緒に考えることのほうが、上司に多く期待されています。

人事から管理職への提案の例です。

希望を聞いたら、上司も自分の考えを伝えるとよいでしょう。

4. 面談の場や書式を増やす離職防止策

1on1や面談シートの導入は、進め方によっては、面談の困りごとをかえって増やすおそれがあります。

1万人調査では、「やらされ感・義務感での実施」を困りごとに挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は13.1%でした。面談をしている一番の理由は会社や上司から言われているためだ、と答えた人でも12.5%で、どちらも回答者全体の31.9%を大きく下回っています。

やらされ感を挙げた人の割合は、面談が週1回以上の人では8.8%、半年〜1年に1回の人では22.7%と、頻度が低い人のほうが高くなっています。

KAKEAIは、上司と部下の面談の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。面談や書式を導入するときは、この目的を社員に伝え、事前に書くものは2行までにしてください。案内に「離職防止のため」と書くことは、おすすめしません。離職防止は会社側の目的で、社員が面談に臨む理由にはなりにくいからです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。面談の場がまだない会社は、月1回30分から始めてみてください。社員への案内の例です。

5. 上司の関わり方を見直す離職防止策

上司の関わり方を見直す施策は、会社が方針を決めるだけでは進みません。上司一人ひとりの面談での関わり方が変わって、初めて部下に届きます。

KAKEAIは、管理職研修で「上司は聞き役に徹する」と決めて教えることをおすすめしません。聞くだけで終わる回があってもかまいませんが、部下の期待は、人によっても回によっても異なるからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは、合わせて45.6%です。

Kakeai AI 1on1の利用データでも、1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することのうち、「話を聞いてほしい」は11.7%でした。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%です。調査でも利用データでも、聞いてもらうことより、上司の考えや関わりのほうが多く期待されています。

聞くことだけを教える研修は、「上司の対応が期待するものと違う」という困りごとには応えにくいと考えられます。反対に、求められていない助言を続けることも、期待とのずれを生みます。長い研修を計画する前に、次の面談から使える質問を3つ、1枚の資料にまとめて管理職に紹介してはいかがでしょうか。

6. 上司以外の相談先を設ける離職防止策

相談窓口、人事との面談、メンター、無記名のアンケートは、上司には話しにくいことを会社が知るための手段です。

1万人調査では、話したいことを切り出せない、評価が気になって本音が話せない、信頼関係がなく安心して話せない、という3つの困りごとのいずれかを挙げた人が21.8%いました。

相談先を設けても、誰がいつまでに回答するのかが決まっていなければ、聞いただけで終わりがちです。社員には、回答の期限まで含めて案内しましょう。

本人の了承を得たうえで、人事から上司には次のように伝えます。

体調やハラスメントに関わる相談は、窓口だけで判断しないでください。社内の規程に沿って、産業医や医療の専門家、担当部署につなぎます。

離職防止の取り組みで、やらないほうがよいこと

• 一覧にある施策を、できるものからすべて始めること。施策は数多く組み合わせるほどよいという助言もありますが、研修もアンケートも面談も、管理職の時間を使います。KAKEAIの1万人調査で、面談の困りごととして最も多く挙がったのは「上司の時間確保や日程調整」でした。回答者全体の24.6%が挙げています。施策を1つ追加するときは、面談シートの提出や実施率の報告など、面談に関する決まりごとを1つやめることをおすすめします。
• 1on1を、実施率と記録で管理すること。KAKEAIは、1on1の実施率を管理職の目標にすることも、人事が1on1の記録の中身を読むことも、おすすめしません。実施率が目標になると、面談は回数を満たすための予定になりがちです。人事が読むとわかっている記録には、読まれてもかまわないことしか書かれなくなるおそれもあります。
• 懇親会や社内イベントを、離職防止の中心に据えること。懇親会は続けてかまいませんが、中心に据える施策には、仕事の話が前に進むものを選んでください。

追加した離職防止の施策の効果は、種類ごとに何で確認するか

施策の効果は、3か月後に同じ質問でもう一度尋ね、対応する選択肢を選ぶ人が減ったかどうかで確認します。離職率は、最初の指標にはしないほうがよいでしょう。給与の水準や採用の状況によっても変わるため、どの施策の効果なのかを切り分けられないからです。

施策を追加した月に、代わりに決まりごとを1つやめられたかどうかも振り返ってみてください。