1on1で離職を防ぐにはどうすればよいか

1on1で離職を防ごうとするとき、今の面談で起きていること

1on1で離職を防ぐには、まず、上司と部下の面談で今何が起きているのかを知る必要があります。1on1（1on1ミーティング）とは、上司と部下が1対1で定期的に行う面談です。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査も、1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データも、離職そのものは調べていません。そのため、「1on1を行えば離職が減る」とは言えません。わかるのは、上司と定期的に面談をしている人の間で、次の3つが起きていることです。

普段の面談で話したいことを切り出せずにいる人が、自分の評価を決める上司に、退職の迷いだけは早めに打ち明けるとは考えにくいでしょう。また、面談が半年に一度だけでは、社員が退職を迷い始めてから次に話せる機会まで、長ければ半年空きます。同じ調査で、面談の頻度として最も多く選ばれたのは「半年に一度」で、回答者全体の21.7%でした。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1のあとに部下が送る感想として、「自分のことや状況を知ってもらえました」が最も多く選ばれていました。感想を送った回の46.2%です。上司に期待することとして「話を聞いてほしい」が選ばれていた回に限ると54.7%で、他の回より高くなっています。

ただし、話を聞いてもらえただけでは、仕事の量も任される内容も給与も変わりません。聞くだけで終わる回があってもかまいませんが、不満を吐き出してもらうことを1on1の役割だと最初から決めてしまうのはおすすめしません。

1on1を離職防止に生かすために、人事が今月から見直す4つのこと

まず見直したいのは、社員への案内の仕方と、上司が預かった相談に人事が回答する方法です。そのあとで、管理職に紹介する質問と、1on1の状況を把握する方法を見直します。どれも調査で効果を確かめた進め方ではないため、試しながら自社に合う形に直していきましょう。

1. 社員には「離職防止のための1on1」と案内しない

離職防止は、会社側の目的です。社員から見ると、「離職防止のための1on1」は、退職の迷いを口にすれば引き止めが始まる場に映るため、迷っている人ほど話しにくくなります。社員への案内には、仕事と成長を前に進めるための時間であることを書くとよいでしょう。

2. 上司が預かった相談に、人事が期限を決めて回答する

退職の理由になりうることには、給与や異動、人員の配置、評価制度のように、上司の判断だけでは変えられないものがあります。上司は1on1で「人事に確認します」と答えて、相談を預かります。ここで人事の回答が遅れると、部下には、上司が約束を守らなかったように見えてしまいます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。

人事は、上司からの相談を受け付ける窓口を1つに決めておきましょう。管理職が集まる会議で、次のように呼びかけるのも1つの方法です。

3. 管理職に、次の1on1で使える3つの質問を紹介する

業務と目標を抱える管理職には、長い研修を追加する前に、次の1on1から使える3つの質問を1枚の資料にまとめて紹介してみてください。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「今後のキャリア」のテーマのうち、上司に期待することとして部下が「意見を聞きたい」を選んでいたものは16.6%でした。「一緒に考えてほしい」は16.4%、「話を聞いてほしい」は7.6%です。このテーマでは、聞いてもらうことよりも、上司の意見や一緒に考えることのほうが多く期待されています。

「離職防止の1on1では、上司は聞き役に徹する」という助言もあります。しかし、上司が考えを一言も伝えなければ、残ってほしいのかどうかも、部下にはわかりません。おすすめしないのは、どの回も聞き役に徹すると先に決めてしまうことです。

求められていない説得を続けることも、同じく避けたいところです。部下が意見を求めているときは、まず本人の考えを尋ね、そのうえで上司の考えを具体的に伝えるとよいでしょう。

同じ利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした。入力されたテーマのうち、「今後のキャリア」は11.4%で、キャリアの話が前もって挙がっていた回はさらに少なくなります。テーマを前もって挙げておくのは、それだけ難しいことだと考えられます。気になっていることは、仕事の進み具合を聞いたあとに上司から尋ねるよう、管理職に勧めるとよいでしょう。

4. 1on1直後の満足度ではなく、3つの質問で状況を把握する

月に一度、人事から社員に次の3つを尋ねます。回答は無記名とし、個人が特定されない人数の部署単位で集計してください。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける「すっきり度」は、部下が点数を付けて送った回の99.0%が4以上でした。退職の迷いのように、1on1で話されずにいることは、上の3つの質問で把握するとよいでしょう。

3つの質問の結果は、管理職の評価には使わないでください。評価に使われるとわかれば、上司は部下によい回答を期待するようになり、部下も正直に答えにくくなるからです。

離職を防ぐ1on1のために、人事が管理職に紹介する場面ごとの言い方

人事から管理職に案内するとよいのは、場面ごとの最初の一言です。評価の結果や昇給、異動のように、上司の判断だけでは約束できないことは、例に含めないでください。

退職の迷いが1on1で話題にならないとき

部下が「特にありません」「大丈夫です」と答えて、話が終わる場面です。「辞めるつもりですか」と尋ねるのはおすすめしません。自分の評価を決める相手に、「はい」とは答えにくいからです。上司のほうから先に、自分が気になっていることを具体的に伝えます。

部下から聞いた話に、上司がまだ対応できていないとき

聞いたままになっている話は、上司から切り出します。自分で決められることと、決められないことを分けて伝えると、部下も今後の見通しを持ちやすくなります。

部下が1on1で「辞めようか迷っている」と話したとき

部下が退職の迷いを話してくれたときは、上司がその場で説得を始めないようにします。まず、もう決めたことなのか、まだ迷っているのかを尋ね、上司としての考えはそのあとで伝えます。

退職を考える理由が体調やハラスメントに関わる場合は、上司が一人で抱え込まないようにしてください。本人の了承を得たうえで人事の担当者や産業医などの専門家につなぐ手順を、人事があらかじめ決めて、管理職に知らせておきましょう。

経営から「1on1で離職を止めてほしい」と言われたとき、人事はどう答えるか

経営には、1on1で約束できることと、できないことを分けて答えます。離職者の数は、給与の水準や採用の状況でも変わるため、1on1を見直した効果だけを取り出して確かめることはできません。

経営の側も、1on1について人事に尋ねる内容を変えてみてください。次は、「1on1で離職率は下がったか」に代わる質問の例です。

1on1で離職を防ごうとするとき、やらないほうがよいこと

避けたいのは、次の3つです。

• 離職の兆しを探すために、人事が1on1の記録を読むこと。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。人事や経営にも読まれるとわかれば、退職の迷いのような話ほど、話しにくくなるからです。KAKEAIの1万人調査では、上司と定期的に面談をしている人の9.3%が、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を面談の困りごとに挙げていました。
• 仕事の話を避けて、気持ちや私生活の話だけを聞くこと。仕事の量や任され方、判断の遅れへの不満は、仕事の話の中で出てきやすいでしょう。進み具合の確認はやめずに、進めにくくなっていることや気になっていることまで尋ねましょう。
• 部下の退職を、上司一人の責任にすること。退職者の数だけで上司の評価を下げると、上司は部下の迷いを人事に相談しにくくなります。引き止めを強く求められた上司は、自分では決められない昇給や異動を口にしてしまいがちです。

離職を防ぐための1on1が機能しているかは、何で判断するか

離職率は1on1以外の事情でも変わるため、1on1の効果を見るには向きません。代わりに、次の3つを追ってみてください。

• 月に一度の質問で、「話そうと思っていたのに話せなかったことがあった」と答える人は、3か月続けて減っていますか。
• 上司が預かった相談のうち、人事が期限までに回答できたものは増えていますか。
• 退職の申し出のうち、上司が1on1で事前に迷いを聞けていたものは増えていますか。

3つとも、上司と人事の取り組みで変えられることです。