部下への感謝のメッセージの例文

部下への感謝のメッセージは、本人の行動を1つ書けば短くてよい

部下への感謝のメッセージは、長く書く必要はありません。本人がしたことを1つ、それで誰がどう助かったかを1つ書き、感謝の言葉で終えれば、3行で足ります。例文を探していて言葉が決まらないのは、言い回しの問題ではなく、本人のどの行動を取り上げるかが決まっていないからです。取り上げる行動が決まれば、文面はほとんど決まります。

感謝のメッセージを、結果が出たときだけに送っていると、結果が出なかった仕事をした部下には何も届きません。KAKEAIは、仕事は成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。感謝のメッセージも、結果だけでなく本人がその仕事にどう取り組んだかに向けると、結果の出なかった仕事にも途中の仕事にも送れます。

このページでは、お客様からの問い合わせ対応と提案書の作成を受け持っている営業担当の部下を例に、場面別の例文を載せます。口頭で言える場面なら、口頭で十分です。チャットやメール、カードは、顔を合わせる機会が少ないときや、言葉を残したいときに使います。

感謝のメッセージの3つの決まり：宛先は1人、結果より行動、感謝で終える

例文を自分の部下に合わせて書き直すときは、次の3つを守ってください。

3つの決まりを守っても、文面は長くなりません。表の「直す前」と「直したあと」の長さは、ほとんど同じです。

場面別の感謝のメッセージの例文

場面ごとに、口頭の一言と、チャットやメールの文面を載せます。○○さんの部分と、本人がしたことの部分を、自分の部下のものに置き換えてください。

日々の小さな助けに（チャットの一言）

日々の助けには、その日のうちに、チャットで一言送るのが向いています。長い文面は要りません。

上司自身が助けられたとき

上司が助けられたときは、上司の側で何が起きていたかを正直に書きます。部下に助けられたことは、上司の側からそのまま言葉にしてかまいません。

メールで送るなら、件名を含めて4行ほどです。

長い案件が終わったとき

長い案件が終わったときは、結果に加えて、途中の取り組みを1つ入れます。結果だけを書くと、次の案件で結果が出なかったときに、同じ言葉が使えなくなります。

結果が出なかった仕事のとき

提案が採用されなかった、目標に届かなかったという仕事にも、感謝のメッセージは送れます。書くのは、結果ではなく、本人がどう動いたかです。慰めや励ましの言葉は、本人が求めていなければ要りません。

繁忙期や年度末を支えてくれたとき

繁忙期のあとの感謝は、チーム全員に同じ文面を送らず、1人ずつ、その人がしたことを1つ書きます。全員に向けた文面が必要なときは、それとは別に、1人ずつへの一言を送ります。

負担が続いたあとの感謝には、次に同じ負担を繰り返さないために上司がすることを、一言添えます。感謝だけで終えると、この負担は当然のものだと上司が考えているように見えることがあります。

異動や退職で送り出すとき（メッセージカード）

送り出すときのメッセージは、一緒に仕事をした中で覚えている場面を1つ書き、これからの言葉で終えます。評価や人柄のまとめは書きません。

部下への感謝のメッセージで避けたいこと

避けたいのは、感謝が誰にでも言える言葉になることと、感謝に別の目的が混ざることです。

• 「いつもありがとう」「頑張ってくれて助かる」だけで終える。本人の行動が入っていない言葉は、誰に向けても同じ文面になります。
• 感謝のあとに、頼みごとや指摘を続ける。「ありがとう。それで来週なんだけど」と続けると、本人には感謝の部分が前置きに聞こえます。頼みごとは別の機会に、別の文面で送ります。
• 評価や昇給の約束を感謝に添える。「評価に反映します」「来期は期待していい」は、上司の一存で果たせる約束ではありません。感謝のメッセージは、感謝だけで終えます。
• ほかの部下と比べて褒める。「○○さんは誰より頼りになる」と書くと、本人は嬉しくても、同じ文面をほかの人が見たときに、二人の間の話で済まなくなります。
• 人柄を決めつける言葉を書く。「真面目な○○さん」「いつも前向きな○○さん」のような人柄の言葉は、本人が自分をそう思っていなければ、違う人を褒められたように感じられることがあります。書くのは、人柄ではなく本人がしたことです。
• 全員に同じ文面を一斉に送る。一斉送信だと分かる文面は、感謝として受け取られにくくなります。

感謝のメッセージを受け取る部下の側から見ると

感謝のメッセージは、送る側が思うより、受け取る側にとって返事の負担になることがあります。チャットやメールで送るときは、返事を求めない一言を添えると、本人は読んで終えられます。

人前で言うか、一対一で言うかは、本人の性格ではなく、内容で決めます。チームの仕事に関わる行動で、ほかの人にも知ってほしいことは、会議の中で短く言ってかまいません。本人の負担や苦労に触れる内容は、一対一で伝えます。

顔を合わせる機会があるなら、文面を考えるより、その場で口に出すほうが早く届きます。文面は、言葉を残したいときと、会う機会が少ないときのためのものです。

感謝のメッセージが届いたかを、どこで見るか

感謝のメッセージが届いたかどうかは、本人の返事の言葉ではなく、そのあとの二人のやり取りで振り返ります。1か月ほどたったら、自分に問いかけてみてください。

• この1か月に送った感謝の言葉に、本人の具体的な行動を1つ入れられていたでしょうか。入っていなければ、次に送る前に、本人の仕事を見る時間を取ります。
• 結果が出なかった仕事をした部下にも、取り組みへの感謝を伝えられたでしょうか。伝えられていなければ、次の1on1の前に、途中の取り組みを1つ思い出しておきます。
• 感謝のメッセージのあとに、頼みごとや指摘を続けずに済んだでしょうか。続けていたら、次からは別の文面に分けます。
• 1on1で、本人が感謝された仕事について、自分から話すことがあったでしょうか。あれば、その仕事は本人にとっても意味のあるものだったと考えられます。

感謝のメッセージは、上司が本人の仕事を見ていることを伝える機会です。例文の言い回しを探す前に、この1か月に本人がしたことを1つ思い出すところから始めてください。