部下との接し方の基本

部下との接し方で、部下の側は何に困っているのか

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談で困っていることを複数回答で尋ねています。上司の対応や姿勢に関する困りごとは、「上司の話が役に立たない」「上司が以前会話したことを覚えていない」など5つあり、最も多かったのが「上司の対応が期待するものと違う」の12.9%でした。

「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は23.4%で、回答者全体の31.9%を下回りました。この困りごとがある人は、面談の成果を感じにくい傾向があります。

判断がほしかったのに励まされて終わる、聞いてほしかっただけなのに改善点を指摘されるといった食い違いは、普段のやり取りでも起こりえます。

部下が上司に期待することは、いつも同じとは限りません。同じ調査で、面談で上司に期待することを1つだけ選ぶ質問では、「その時々によって違う」が20.9%で最も多い回答でした。5つまで選択できる質問でも、28.7%の人がこれを選んでいます。その時々で期待が変わる人に同じ態度で接し続ければ、期待と合わない場面が出てきやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、どの部下にも合う万能の接し方はないと考えています。そこでこのページでは、接し方の基本を、部下の話に合わせて対応を変えることと、どの部下にも変えない3つのことに分けて整理します。

部下への接し方は、話の内容に合わせて対応を変える

部下から話しかけられたら、まず話の内容に合わせて対応を選んでみてください。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データで、部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することをテーマごとに見てみましょう（「その他」を除いて比較）。「業務の進捗や進め方」のテーマで最も多いのは「一緒に考えてほしい」で、このテーマの17.0%で選ばれています。「スキルや力の向上」では「具体的なアドバイスがほしい」の19.2%、「会社や部署の方針」では「意見を聞きたい」の27.1%、「プライベート」では「話を聞いてほしい」の21.8%が最多でした。一方、「業務の進捗や進め方」で「話を聞いてほしい」が選ばれていたのは7.5%です。部下が聞いてほしいのか、考えや助言がほしいのかは、話のテーマによって変わる傾向があります。

問い合わせに回答する仕事を例に、日頃のやり取りで、話の内容ごとにどう対応するかをまとめました。

家庭の事情や体調の話で心配が残るときは、上司一人で判断せず、人事の担当者や産業医に相談してください。

どの対応がよいか判断できないときは、部下に尋ねるのも1つの方法です。

「聞いておいてほしいだけです」という答えなら、聞くだけで終えてかまいません。部下の最初の一言でわかるときは、尋ねずにそのまま応じてください。

対応を合わせるのは、上司だけの役目ではありません。話したいことと上司に期待することを、声をかけるときに伝えてほしいと、部下にもお願いしておきましょう。

部下に意見や判断を求められたとき

意見を求められたら、部下にも考えがあることが多いので、まずそれを尋ねてから、自分の意見を具体的に伝えます。判断を求められたときは、理由を添えてはっきり答えてください。

自分の権限では決められないことは、率直にそう伝え、誰にいつ確認するのかを約束します。

部下と意見が違うとき

意見が違うときは、まず部下の考えとその理由を尋ねます。そのうえで自分の案で進めたいときは、その理由と、部下の案を試す機会をあわせて伝えるとよいでしょう。

部下への声のかけ方と頼み方、そのまま使える言い方

声をかけるときも仕事を頼むときも、具体的な仕事の内容に触れることをおすすめします。部下の仕事に関心を持っていることが、相手に伝わりやすいからです。

部下に声をかけるとき

「最近どう？」と尋ねても、「大丈夫です」という返事で会話が終わりがちです。自分が見た仕事に触れ、質問を1つに絞ると、部下も答えやすくなります。

部下の仕事を見られなかった週は、正直にそう伝えます。

部下に仕事を頼むとき

「何を、いつまでに」に加えて、その人に頼む理由と任せる範囲を伝えてください。理由がわからないと、手が空いていそうだから回ってきた仕事だと受け取られることがあります。

忙しいときに、部下に声をかけられたとき

画面を見たまま「あとで」と答えると、部下は、いつ声をかけ直せばよいのかわかりません。話せる時刻を具体的に伝えましょう。

部下に言いにくいことを伝えるとき

直してほしいことは、人柄を評する言葉を使わず、自分が見た事実と、次にお願いしたいことで伝えます。何があったのかは決めつけずに、部下に尋ねてください。

どの部下にも変えない、接し方の3つの土台

このページでは、全員に同じ対応をすることではなく、次の3つを全員に守ることが公平だと考えます。

1. 以前聞いた話を、自分から話題にします。忘れないように1行のメモを残し、次に話すときに最初に触れるとよいでしょう。
2. 言ったことを実行します。できないときは、尋ねられる前に自分から伝えます。
3. 同じ基準で評価します。評価の基準を、全員に同じ言葉で前もって伝えておきます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%でした。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では23.2%です。どちらも回答者全体の31.9%より低く、こうした困りごとがある人は、面談の成果を実感しにくいと言えます。

部下との接し方で、やらないほうがよいこと

避けたいのは、部下の話や、部下が上司に期待することを知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。

• 接し方を1つの態度に決めておくこと。「上司は聞き役に徹する」という助言がありますが、KAKEAIは、そう決めておくことをおすすめしません。聞くことが合う場面もあれば、判断や意見が必要な場面もあるからです。反対に、どんな話にもすぐ助言で返すと決めておくことも、避けたほうがよいでしょう。
• 仕事の話は関係ができてから、と順番を決めておくこと。「まず雑談や食事で関係をつくってから」という助言がありますが、KAKEAIは、仕事の話を後回しにすると決めておくことをおすすめしません。関係は、仕事の話を前に進める中でできていくと考えているからです。
• 性別や年代、「〜タイプ」といった分類で、接し方を先に決めること。対応は、目の前の部下の話を聞いてから決めましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司と面談をしている理由（5つまで選択）で最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」の52.8%でした。「上司との関係性を維持・向上させるため」は30.3%です。関係づくりより、仕事を進めることを理由に挙げる人のほうが多くなっています。

関係づくりが不要だということではありません。上司と部下の関係には段階があり、まだ身構えている段階と、困りごとを溜めずに言える段階とでは、同じ一言の届き方が違います。一緒に仕事を始めて間もない時期は、頼む理由と任せる範囲を、普段より丁寧に伝えてみてください。

部下との接し方が合っているかを、何で判断するか

部下との接し方が合っているかどうかは、その場の返事より、そのあとの仕事の進み方で判断することをおすすめします。

その場の返事だけで安心せず、次の3つの点から、普段の二人のやり取りを振り返ってみてください。

• 部下が何を期待して声をかけてくれたのかを、上司が取り違えることが減っていますか。
• 仕事を頼むときの認識のずれが減り、やり直しが少なくなっていますか。
• よくない知らせが、期限より前に二人の話題になっていますか。

2週間ほどたっても3つとも変化がなければ、対応を変えてみるか、部下に直接尋ねてみましょう。