部下とのコミュニケーションの取り方

部下とのコミュニケーションは、話す回数を増やせば十分なのか

部下とのコミュニケーションでは、声かけや雑談の回数を増やすことがよく勧められます。回数を増やすことにも意味はありますが、それだけでは十分ではありません。まずは、どの場面で何を話すかを整理することをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と月1回面談している人の30.7%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。週1回の人では40.5%、毎日の人では47.4%です。面談の頻度が高い人ほど割合は高いものの、毎日面談している人でも半数には届いていません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の1回あたりの時間は中央値で29.6分でした。同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔は、中央値で29日です。つまり、Kakeai AI 1on1では、1on1がおよそ月に1回の頻度で、30分ほど行われています。

その1か月の間にも部下の仕事は進み、相談が必要な場面や期限が訪れます。月1回の30分だけで、必要な話をすべて済ませるのは難しいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下と話す回数や機会を増やすこと自体は目的にならないと考えています。目的は、仕事と成長を前に進めることです。

部下とのコミュニケーションの3つの場面と、それぞれで話すこと

部下と話す場面は、日々のやり取り、仕事の依頼と受け取り、定期の面談の3つに分けられます。仕事の話はどの場面でもしますが、その場で済む話か、時間を取って考える話かによって、話す場面を変えます。確認事項まで面談にためておくと、評価や今後のことを話す時間が足りなくなりがちだからです。

来月に契約の更新を迎えるお客様へ、案内を送る仕事を例に説明します。

改善してほしいことや評価に関わる話をするときは、部下も事情や考えを話せるだけの時間がある場面を選びましょう。次の面談まで待てない話なら、面談とは別に時間を取ります。

どの話をどの場面でするかは、上司だけで決めずに、部下の意見も聞いて決めるとよいでしょう。

日々のやり取りと仕事の依頼で、上司が部下に伝えること

日々のやり取りと仕事の依頼の場面で上司が伝えたいのは、部下が仕事を進めるのに必要な返事や情報です。

日々のやり取りでは、その場で返事をする

部下から報告や確認があったときは、受け取ったことと上司としての判断を、その場で伝えます。すぐに判断できないときは、いつ返事をするかを伝えてください。

チャットにリアクションを付けるだけでは、進めてよいのかどうかが部下に伝わらないことがあります。会議が続く日でも、読んだことと、いつ返事をするかだけは先に伝えておきましょう。

上司から声をかけるときは、部下の仕事で実際に目にしたことを1つ挙げると、具体的な話がしやすくなります。

仕事を依頼するとき、受け取るときに伝えること

仕事を依頼するときは、何をいつまでに行うかに加えて、依頼する理由と任せる範囲、途中で進み具合を一緒に確認する時期を伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を5つまで選択してもらいました。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「今動く必要性を感じていない（緊急度が低い）」は13.4%でした。

「何を、いつまでに」に続けて、必要な情報や時間の確保、急ぐ理由についても、次のような一言を添えてみてください。

部下から成果物を受け取ったときは、受け取ったことと、よかった点や直してほしい点を伝えます。何も伝えなければ、提出した仕事がどう扱われたのかが、部下にはわかりません。

依頼や受け取りの場面で仕事を実際に見ていると、面談でも評価や今後の話を具体的にしやすくなります。

定期の面談（1on1）で部下と話すこと

定期の面談（1on1）では、止まっている仕事に加えて、日々のやり取りでは出にくい話をします。席では周りに人がいて時間も短く、評価や今後のことは、上司からも部下からも切り出しにくいからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で話している話題が1つの人の27.6%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。話題が3つの人では32.4%、6つ以上の人では43.3%です。話題の数が多い人ほど、この割合が高くなっています。

ただし、話題を増やすこと自体が目的ではありません。仕事の話を軸に、評価やスキルの話へ広げていくとよいでしょう。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマのうち、「業務の進捗や進め方」が43.7%、「スキルや力の向上」は6.5%でした。「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいたものは19.2%で、「その他」を除く5つの選択肢の中で最多です。スキルの話は、テーマに選ばれることは少ないものの、選ばれたときには具体的なアドバイスが最も多く期待されています。

スキルを伸ばす話は、部下がテーマに挙げるのを待つだけでなく、上司からも話題にしましょう。次の4つは面談の進め方の一例で、相手や回に合わせて順番を入れ替えてかまいません。

止まっている仕事から尋ねる

部下が上司に何を期待しているのかがわからないときは、尋ねてみるのも1つの方法です。

話の様子から期待がわかるときは、あえて尋ねる必要はありません。話を聞くだけで終わる回があってもよいのです。

評価の基準と、今の時点での上司の考えを話す

評価の話は、期末の評価面談まで待たずに、普段の面談でも取り上げましょう。評価の基準を先に示し、今どこまでできているかを、二人で同じ資料を見ながら話します。

スキルを伸ばす話と、今後の話をする

部下から体調や家庭の事情の話が出たときは、まず話を聞いてください。心配な点が残る場合は、上司一人で判断せず、人事の担当者や産業医に相談します。

次に取り組むことを決め、面談のあとにも声をかける

面談で決めたことについては、次の面談を待たずに、日々のやり取りの中で上司から声をかけます。

部下とのコミュニケーションで避けたいこと

部下とのコミュニケーションで避けたいのは、話す回数や順番を先に決めることと、内容に合わない場面で話すことです。

• 話しかける回数や雑談の量を目標にすること。声をかける回数を増やしても、報告への返事や、止まっている仕事についての判断がなければ、部下は仕事を進めにくいままです。
• 「まず雑談で関係をつくり、仕事の話はそのあとで」と順番を決めること。よく聞く助言ですが、KAKEAIは、雑談から始めるとあらかじめ決めておくことをおすすめしません。関係づくりが不要だからではなく、関係は仕事の話を前に進める中でできていくと考えるからです。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。雑談から入るほうが話しやすい相手であれば、雑談から始めてかまいません。
• 「面談では仕事の話をしない。進捗の確認は別の場で」と分けること。こうした助言もありますが、KAKEAIは、面談から仕事の話を外すことをおすすめしません。3つの場面で話すことを分けるのは、その場で答えられる用件を先に済ませ、止まっている仕事を面談で一緒に考えるためです。KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。話していない人では25.4%です。面談で仕事の話をしている人のほうが、この割合が高い傾向があります。
• 用件を次の面談までためること。面談が月1回の場合、「それは次の1on1で」という返事は、部下を最長で1か月待たせることになります。反対に、時間をかけたい話を立ち話で済ませるのも避けましょう。

部下とのコミュニケーションがうまくいっているかを振り返る

部下とのコミュニケーションがうまくいっているかどうかは、話した回数や時間よりも、そのあとに仕事が進んだかどうかでわかります。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談していても、面談が行動につながっていない人のうち、「面談が成果につながっている」と感じていたのは12.7%でした。面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%です。成果の実感は、面談の頻度よりも、行動につながっているかどうかで大きく違っています。

次回の面談のあとに、二人のやり取りを次の3つの点から振り返ってみてください。

• 面談の中に、席やチャットで済ませられた確認はどのくらいありましたか。前回より減っていれば、日々のやり取りがうまくいっていると考えられます。
• 依頼のときに決めた時期に、進み具合を二人で確認できましたか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことは部下自身の言葉になっていたでしょうか。次の面談までに、上司から声をかけましたか。

3回ほど振り返っても変化が感じられないときは、部下に直接尋ねてみましょう。