部下の褒め方の基本

部下を褒める機会は、報告を受けたときにある

部下の褒め方の基本は、気の利いた褒め言葉を探すことではなく、報告を受けたときの返事を変えることです。部下の工夫や努力は、報告を受けたときに初めてわかることが多いからです。

報告を受ける場面では、次のようなやり取りになりがちです。

自分の仕事に集中しているときに、席やチャットで報告を受けると、「了解です」の一言で済ませたくなるものです。ただ、「助かります」はどの仕事にも当てはまる言葉で、何がよかったのかまでは伝わりません。手順書を作る過程で部下が工夫したことも、話題にならないまま終わってしまいます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することを、5つまで選択する形で尋ねました。「報告したい」を選んだ人は25.3%で、「話を聞いてほしい」の20.8%を上回っています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、同じ傾向が見られます。このサービスでは、部下が1on1の前に、話したいことと上司に期待することを選べます。上司に期待することのうち、「報告したい」は17.1%で、「話を聞いてほしい」の11.7%より多く選ばれていました。

調査も利用データも、面談や1on1について調べたもので、普段の席やチャットでの報告は対象にしていません。このページでは、普段の報告も、面談での報告と同じように大事な場面だと考えています。部下が仕上げた仕事の報告を受けたら、「了解です」で終える前に、質問を1つ挟んでみてください。

急ぎの連絡や、数字の確認だけの報告は、受け取るだけで十分です。質問を挟みたいのは、部下が自分で考えて仕上げた仕事の報告を受けたときです。

部下の褒め方では、行動と結果を具体的に伝える

部下の褒め方で大事なのは、相手の行動とその結果を、あわせて伝えることです。どの仕事で何をしたのかを挙げ、それによって何が起きたのかを添えます。

KAKEAIは、仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。褒めるときも、仕事の中で相手が実際にしたことを材料にします。具体的な行動をもとにすると、褒め方は2通り考えられます。その行動がどんな結果につながったのかを伝える褒め方と、以前の仕事と比べて上達した点を伝える褒め方です。

中央の列の言葉はどの仕事にも当てはまりますが、右の列の言葉は、その仕事にしか当てはまりません。上達を伝えるときも、「成長しましたね」より、違いを具体的に挙げたほうが、以前と何が変わったのかが本人に伝わりやすくなります。

褒めるときも、仕事の基準と事実を二人で確認する

行動と結果を伝える褒め言葉に、その仕事で目指していた基準を添えると、評価の話になります。評価の話は、普段の面談でしてもかまいません。仕事の目標や評価シートといった具体的な基準を、一緒に見ながら話すとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査で、面談の頻度が同じ人どうしを比べると、人事評価の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている割合が高くなっていました。たとえば、面談が2週間〜1か月に1回の人では、評価の話をしている人の37.4%が面談の成果を感じていました。評価の話をしていない人では30.8%です。

褒める場面は、評価の話を始めやすい機会にもなるでしょう。うまくいった仕事の話であれば、何を目指していたのかを、二人とも落ち着いて話しやすいからです。

評価の結果や昇給は、上司の一存では決まりません。そのため、褒める流れの中で、よい評価や昇給を約束することは避けてください。上司が約束できるのは、自分自身が行うことまでです。

基準に触れないまま褒め言葉だけを重ねると、期末の評価が本人の予想より低かったときに、「あれだけ褒められていたのに」という不信感が残りがちです。褒め言葉と評価が、別々の基準で語られていたことになるからです。

部下を褒めたあとに続けたい3つのこと

部下を褒めたあとは、その場で話を終えずに、次の仕事につなげることをおすすめします。続けたいのは次の3つですが、毎回すべてを行う必要はありません。

1. その行動を選んだ理由を尋ねます。理由がわかると、同じ工夫を次のどの仕事で生かせるのかを、二人で考えやすくなります。

2. 同じ工夫を生かせる次の仕事を、二人で決めます。決めるのは、どの仕事で生かすのかまでです。進め方は本人に任せます。

3. 次の面談で、その後の様子を上司から尋ねます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

前回の話を上司が覚えているかどうかは、面談が成果につながっているという実感と関係があると考えられます。褒めた行動のその後を上司から尋ねれば、覚えていることも一緒に伝わります。次の面談で尋ねられるよう、褒めた日に、その内容を1行メモしておくとよいでしょう。

部下の褒めるところが見つからないときは、何から始めるか

部下の褒めるところが見つからないときは、無理に褒め言葉を作らず、相手の仕事をよく知ることから始めてください。遅れやミス、お客様からの指摘は、報告が必要なので上司の耳に入ります。一方、問題なく終わった仕事は、わざわざ報告する理由がないため、上司には伝わりにくいものです。褒めるところが見つからないのは、上司の知っている事実が、うまくいかなかった仕事に偏っているからかもしれません。

次の3つを、順に試すことをおすすめします。

1. 問題なく終わった仕事について尋ねます。

2. 仕事の基準から探します。その仕事で大事にしたい点を挙げ、本人が特に力を入れた点を尋ねます。

3. 本人の以前の仕事と比べます。他の人とではなく、本人の先月の仕事と比べると、変わった点に気づくことがあります。

3つを試しても見つからないときは、無理に褒める必要はありません。具体的な事実を伴わない褒め言葉は、どの仕事にも当てはまるため、取ってつけたように聞こえやすいからです。改善をお願いしたいことがあれば、その場ではそちらを話すとよいでしょう。

部下の褒め方で避けたいこと

部下の褒め方で避けたいのは、具体的な事実がないまま、褒める回数や型を先に決めてしまうことです。反対に、よい点に気づいていながら何も伝えずにいるのも、同じように避けたいことです。

• 回数を決めて褒めること。「1日1回は褒める」のように、回数を決めておく助言があります。しかし、回数を先に決めると、よい仕事があった日ではなく、回数が足りない日に褒め言葉を探すことになりがちです。増やしたいのは、報告を受けたときに質問を1つ挟む回数です。
• 褒め言葉で指摘を挟むこと。褒めて、指摘して、また褒めるという型（サンドイッチ）を勧める助言もありますが、避けたほうがよいでしょう。褒め言葉を指摘の前後に置くと、よかったことと変えてほしいことのどちらが本題なのかが、相手にわかりにくくなりがちです。褒める話と改善の話は、分けて伝えましょう。
• 報告を面談から外すこと。「面談を報告の場にしない」という助言もありますが、このページではおすすめしません。報告は、部下が自分の仕事を伝え、上司がその工夫を知る機会だからです。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することを1つ選ぶ質問で、「報告したい」を選んだ人が9.4%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.8%で、回答者全体の31.9%をやや上回っています。
• 相談に褒め言葉で応じること。部下が迷って相談してきたときに「十分できていますよ」と返すと、相談はそこで終わってしまいがちです。褒めるのはあとにして、まず相談の中身を一緒に考えます。

部下の褒め方がうまくいったかどうかを、何で振り返るか

部下の褒め方がうまくいったかどうかは、褒めたときの部下の表情よりも、そのあとの報告のやり取りを見るとわかります。次の3つの点から、普段のやり取りを振り返ってみてください。

• 一緒に仕事をしている一人ひとりについて、今月よかったと思う仕事を、日付とあわせて1つずつ挙げられますか。
• 報告のやり取りが、「できました」「了解です」で終わらず、「ここをこう変えました」のように具体的になってきましたか。
• 仕事の基準が、二人の会話に出てくるようになりましたか（「誰にも聞かずに入力できるように、返品の章を直しました」など）。

3つとも当てはまらないときは、褒め言葉を増やすより先に、報告を受けたときに質問を1つ挟むことから始めるとよいでしょう。