仕事ができない部下への指導と対応

部下を「仕事ができない」と感じるとき、何が起きているのか

何度伝えても部下が同じところで行き詰まるとき、その理由は、本人にもはっきりしていないことがあります。やり直しが続けば、上司がいら立つのも自然なことです。ただ、原因が部下の能力にあるとは限りません。まずは上司の側から変えられることを1つ変え、結果を見てみましょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談がその後の行動につながるのは「半分くらいの回」か、それより少ないと答えた人が60.7%いました。この人たちにその理由を尋ねると（5つまで選択）、最も多かったのは「その時々によって違う」の26.1%で、次が「特にない」の23.4%です。「スキルが不足していてできない」は9.1%で、「行動するために必要な情報が揃っていない」の15.9%や、「時間やコストの制約で動けない」の15.4%を下回りました。行動に移れない理由は1つに決まらず、スキルの不足を挙げた人は一部にとどまります。

日々の仕事が進まないときに「なぜできないの」と尋ねても、答えが返ってくるとは限りません。上司の側で1つ変えて仕事が進んだなら、原因はそこにあったと考えてよいでしょう。

部下の能力を疑う前に、上司の側から変えられる6つのこと

最近うまくいかなかった仕事を1つ選び、次の表から近い状況を探してください。変えるのは、その行の「先に変えること」だけです。2つ同時に変えると、どちらの効果だったのかがわからなくなります。迷うときは、1から順に試すとよいでしょう。

表の右の列は、KAKEAIの1万人調査で、面談が行動につながるのは半分以下の回だと答えた人が挙げた理由です。それぞれの状況に近い回答と、その割合を並べました。表にない回答には、「ありたい状態が定まっていない」の16.3%などがあります。

以前はできていた仕事がある時期から進まなくなった場合は、6つを試す前に、気づいた変化を事実として本人に伝えます。上司は理由を推測せず、心配が残るときは人事の担当者や産業医に相談しましょう。

1. 頼み方を変える

仕事を頼むときは、「何を」「いつまでに」「どの程度まで仕上げるか」の3つを言葉にして伝えます。伝えた直後に、どう進めるつもりかを部下に尋ねると、受け取り方のずれにその場で気づけます。

頼み方を変えた効果は、最初に提出されたものが依頼の内容と合っているかどうかでわかります。

2. 仕事の量と優先順位を見直す

部下が今抱えている仕事を一覧にして、二人で見ながら優先順位を決めます。すべてが急ぎだと言われると、部下は着手する順番を自分で選ぶしかありません。その順番が上司の想定と違えば、上司の目には「遅い」と映ります。量は減らせなくても、優先順位は決められます。

二人で1番に決めた仕事が期限に間に合えば、見直しの効果があったと言えます。

3. その仕事が何に使われるのかを伝える

その仕事を誰が何に使うのか、遅れるとどこに影響が出るのかを伝えましょう。目的を知らなければ、部下にはその仕事を優先する理由がありません。

目的が伝わったかどうかは、次に同じ仕事を頼んだときの着手の早さが目安になります。

4. 途中経過を一緒に見る日を、頼むときに決める

質問が出ないからといって、依頼の内容が伝わっているとは限りません。途中経過を一緒に見る日を、仕事を頼む時点で二人で決めておくことをおすすめします。

KAKEAIの1万人調査では、面談での話しにくさに関する3つの困りごとのいずれかを挙げた人が、回答者全体の21.8%でした。3つの困りごとは、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」「上司との信頼関係がなく安心して話せない」です。

部下にとって、仕事の途中で「わかりません」と言い出しにくいこともあります。「わからなかったら聞いて」と声をかけるだけでは、十分とは言えません。

質問されたときに「前にも言ったよね」と返すと、相手は次から質問しにくくなりがちです。まず質問に答え、同じ質問が続いていることは、そのあとで話しましょう。

決めた日に途中経過を二人で見られたなら、この方法が合っています。

5. 本人の判断で進めてよい範囲を伝える

どこまで自分で判断してよいのかがわからないと、部下は細かいことまで確認するか、聞けないまま手を止めてしまいがちです。自分の判断で進めて、あとで注意されるのは避けたいからです。判断を任せる範囲は、上司から先に伝えましょう。

伝えた範囲のことが上司への確認なしに進むようになれば、範囲は伝わっています。

6. 教え方を変える

やり方を知らない段階で「自分で考えて」と言われても、考える材料がないので手は動きません。やり方がわからずに手が止まっているなら、先に教えましょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に、部下がテーマごとに上司に期待することを選べます。その利用データで「スキルや力の向上」のテーマを見ると、「具体的なアドバイスがほしい」が選ばれていた割合は19.2%でした。「その他」を除く5つの選択肢の中で最も多く、「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルの向上がテーマの1on1では、話を聞くことより、具体的なアドバイスが期待されやすいと言えます。

最初の1件は上司がやって見せ、2件目は部下が進めるのを隣で手伝い、3件目から任せる教え方がおすすめです。

3件目が部下一人で最後まで進めば、教え方が合っていたと言えます。

部下の仕事が進まないときの、15分の話し合いの進め方

うまくいかなかった仕事があったら、その週のうちに15分だけ時間を取り、次に何を1つ変えるかを二人で決めましょう。会議室やオンラインなど、周りの人に話が聞こえない場を選びます。

進め方の一例を示します。順番は、相手や状況に合わせて変えられます。

1. 最初に、何のための時間なのかを伝えます。
2. いつの、どの仕事の話なのかを、1つに絞って伝えます。
3. 「なぜ」よりも先に、「どこで手が止まったのか」を尋ねます。
4. 上司の側で変えることがあれば、1つ伝えます。なければ、聞くだけにします。
5. 次に取り組むことと期限を、部下の考えを聞きながら二人で決めます。
6. 次に進み具合を一緒に見る日を決めます。当日は、上司から声をかけます。

返事が「気をつけます」だけで終わりそうなときは、次に何をいつまでに進めるかまで話しましょう。手が止まった理由を部下が言いにくそうなときは、選択肢を挙げて尋ねるとよいでしょう。

3回変えても同じところで行き詰まるとき、上司が伝えること

6つの項目を替えながら、目安として3回は試します。それでも結果が変わらないなら、言いにくい話でも、期末を待たずに本人と率直に話しましょう。ここからは、上司が変えることに加えて、部下自身が変えること1つとその期限を、話し合って決めます。

KAKEAIは、評価の話は半年に一度の面談に閉じ込めず、普段の面談でするべきだと考えています。期末に初めて知らされても、本人には改善する時間が残っていないからです。評価の基準が書かれた資料を、二人で見ながら話しましょう。評価への反映のしかたは会社によって異なるため、上司は事前に、人事の担当者と自分の上司に確認しておきます。

仕事の割り当てを見直す

教え方を変えても特定の種類の仕事だけが進まないなら、その仕事と本人の得意なことが合っていない可能性があります。担当を交代できる人がいないときは、進みにくい工程だけを上司か他のメンバーが受け持つのも1つの方法です。

指導の記録を持って、人事と自分の上司に相談する

3回試した時点で、人事の担当者と自分の上司に相談しましょう。事実をもとに話せるよう、上司自身が「いつ」「どの仕事で」「何を変え」「どうなったか」の4点を書き留めておきます。「やる気がない」といった印象や推測は書きません。配置の変更やその先の処遇は上司一人で決めず、就業規則を確認し、人事の担当者と相談しながら進めます。

「仕事ができない」と感じる部下への指導で、避けたいこと

• どの部下にも「自分で考えて」で通すこと。「答えは教えず、本人に考えさせる」という助言もありますが、KAKEAIは、どの部下にもそうすると決めておくことをおすすめしません。やり方がわからずに困っているなら、先に教えます。反対に、自分で進められる人に手順を細かく教え続けることも避けましょう。
• 同じ説明を、同じ形で繰り返すこと。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は8.2%でした。回答者全体の31.9%を大きく下回っています。口頭で伝わらなかったときは、紙に書く、やって見せるなど、伝え方を変えるとよいでしょう。
• 声をかける回数だけを増やすこと。同じ調査では、上司と週1回以上面談していても、面談が行動につながっていない人では、「面談が成果につながっている」と感じている人は12.7%にとどまりました。面談でも声かけでも、回数を増やす前に、1回ごとに次に取り組むことを二人で決めましょう。
• 関係づくりを理由に、仕事の話を後回しにすること。「まずは関係づくりから」という助言もありますが、KAKEAIは、仕事の話は関係ができてからにすると順番を決めてしまうことをおすすめしません。関係は、滞っている仕事を一緒に前へ進める中で築かれていくと考えているからです。雑談や食事で関係を築くことも大切ですが、依頼の説明不足は雑談では補えません。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。相手がまだ身構えている段階では、責める話ではないと最初に伝えてから、仕事の話に入ります。
• 「やる気がない」「向いていない」と、人柄や能力を決めつける言葉で伝えること。何を直せばよいのかが伝わらないうえ、言い方によってはハラスメントに当たるおそれがあります。判断に迷うときは、就業規則を確認し、人事の担当者に相談してください。

部下への指導と対応がうまくいったかを、どう振り返るか

部下への指導と対応がうまくいったかどうかは、話し合いのあとに仕事の進み方が変わったかどうかでわかります。次の3つから、二人のやり取りを振り返ってみてください。

• 話し合いの終わりに、次に取り組むことと期限は、部下自身の言葉になっていたでしょうか。
• 進み具合を見る日に、同じ行き詰まりが繰り返されていませんでしたか。
• 困っていることは、期限の間際ではなく、早い段階で二人の話題になっていましたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人の75.5%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。行動につながるのは「半分くらいの回」だと答えた人では、15.7%です。面談が行動につながっている人ほど、面談の成果を実感しています。