部下を指導するための面談はどう進めるか

部下を指導する面談は、「気づかせる場」と決めなくてよい

部下を指導するための面談（指導面談とも呼ばれます）では、上司が先に、自分の見た事実とその仕事に求める水準を伝えてかまいません。「指導では答えを言わず、質問を重ねて本人に気づかせる」という助言もありますが、KAKEAIは、どの面談でもそう進めると決めておくことをおすすめしません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に最も期待することを尋ねました。「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人は18.3%で、「話を聞いてほしい」は7.9%でした。話を聞いてもらうことよりも、具体的な助言を期待する人が多いという結果です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1のあとに部下が感想を送った回のうち、「気づきがありました」が選ばれていたのは12.7%でした。1回の時間が10分台の回では9.9%、50〜60分台の回では16%台です。長い回のほうが選ばれる割合は高いものの、時間をかけても、1回の対話で気づきが生まれるのはそれだけ難しいといえます。

質問だけで進める面談が合わない場面もあります。やり方も求める水準もまだ知らない人は、「自分ではどう思いますか」と尋ねられても、答える材料を持っていません。その結果、面談は上司の考えを言い当てる時間になりがちです。

質問が生きるのは、やり方も水準もわかっているのに、その通りに続けられないときです。反対に、できた経験のある人に一から説明し直すと、続けられない理由を本人から聞く機会を逃しがちです。面談の前に、部下がどこでつまずいているのかを考えておきましょう。

指導の面談の前に、部下がどこでつまずいているかを考える

指導の面談で何に時間を使うかは、部下がどこでつまずいているかによって変わります。手がかりは、その仕事を一人で、求める水準まで仕上げられた回があるかどうかです。そうした回がない場合は、本人ができていると考えているかどうかも手がかりになります。できた回が一度もないなら、部下の姿勢を疑う前に、自分がやり方を教えたかどうかを振り返りましょう。

ここからは、部下が書く週1回の進捗会議の議事録を例にします。毎回4ページあって決まったことが読み取りにくく、他の部署から問い合わせが来ている場面です。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれた「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%でした。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、「一緒に考えてほしい」が17.0%です。どちらも、上司に期待することの選択肢のうち、「その他」を除く5つの中で最も多く選ばれていました。1on1全般の数字ですが、部下が上司に期待することは、テーマによって違っています。

面談の前に用意するのは、上司が自分の目で見た事実（日付とともに2〜3件）と、求める水準がわかる見本1つです。あわせて、直してほしいことを1つに絞っておきます。いくつも伝えると、肝心の1つが埋もれてしまうからです。

人から聞いた話しか手元にない場合は、先に自分の目でその仕事を1件見ておきましょう。表の3つのどれに当たるのかがわからないときは、面談の初めに、部下に尋ねてみてください。

指導の面談の進め方と、場面ごとの最初の一言

指導の面談は、次の順に進めることをおすすめします。1つの型にすぎないので、相手や場面に合わせて入れ替えてかまいません。

1. 前日までに、何の話をするのかを部下に伝えます。
2. 最初の1分で、何のための時間かと、上司が見た事実を伝えます。
3. 求める水準を、見本を使って示します。
4. 部下の事情と考えを尋ねます。
5. 次にその仕事をするときに何を変えるかを、二人で決めます。
6. 次にその仕事がある日に、結果を二人で確認する約束をします。

面談の時間をお願いするときは、用件を隠さずに伝えます。場所は、他の人に話が聞こえないところを選びましょう。

最初の1分で伝えることは、どの場合も同じです。

やり方をまだ教わっていないときは、面談の中で1件を一緒に書く

口頭の説明だけで終えると、部下が席に戻ってから手が止まっても、上司は気づけません。面談のうち15分ほどを、実際に1件を仕上げる時間に充てるとよいでしょう。

求める水準の認識がずれているときは、見本と並べて言葉にする

部下が発言を順にすべて書き起こしているのは、それが丁寧な議事録だと考えているからかもしれません。どこが違うのかを当ててもらおうとせず、上司が求めている形を先に伝えましょう。

わかっていても続けにくいときは、できた回との違いを尋ねる

求める水準に達した回があるなら、できた週とそうでなかった週の違いを最もよく知っているのは本人です。教えるよりも先に、何に困っているのか、本人はどうしたいのかを尋ねてください。妨げになっているもののうち、上司が調整できるものは、上司が引き受けましょう。

指導の面談で部下が謝るだけのとき、事情や考えがあるときの返し方

部下の返事によって、上司が次にかける言葉は変わります。

部下の返事が「すみません、気をつけます」だけのとき

「気をつけます」という返事には、次の火曜に何をするのかが含まれていません。謝罪の言葉を受け取ったら、次に何をするかの話に戻りましょう。

部下に事情や考えがあるとき

まず、部下の話を最後まで聞いてください。上司の知らなかった事情がわかったら、知らなかったと率直に認めましょう。

理由が体調や家庭の事情だとわかったとき

指導の話は、そこでいったん止めます。この回は、話を聞くだけで終えてかまいません。受診や休み、働き方の配慮については、上司が一人で判断せず、人事の担当者や産業医に相談してください。

指導の面談で評価の話をしてよいか、信頼関係ができるまで待つべきか

指導の面談では評価の話をしてよく、信頼関係ができるのを待つ必要もありません。直してほしいことが評価の項目に関わるなら、面談の中でそのことを伝えましょう。「指導は評価と切り離して行う」という助言もありますが、KAKEAIはこの進め方をおすすめしません。

指導の場で評価に触れずにいると、部下は期末になって初めて評価への影響を知ることになり、直す時間が残りません。評価シートを二人で開き、同じ項目を一緒に見ながら話しましょう。評価の制度は会社によって異なるため、面談で話してよい範囲を、事前に人事の担当者に確認しておいてください。

KAKEAIの1万人調査では、上司と2週間から1か月に1回面談していて、その面談で人事評価の話をしている人の37.4%が、「面談が業務の改善や成果につながっている」と感じていました。同じ頻度で、評価の話をしていない人では30.8%です。評価の話をしている人のほうが高い割合で、他の頻度の人どうしで比べても、同じ傾向でした。

「信頼関係ができるまで、指導は待つ」という順番も、このページではおすすめしません。関係づくりが不要なのではなく、二人の関係は、議事録がよくなっていく過程でも築かれていくからです。

ただし、上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。相手がまだ身構えている段階では、同じ一言の届き方が違います。その段階では、最初の1分の「責めたいわけではありません」という一言を省かずに伝えてください。

指導の面談がうまくいったかを、何で判断するか

指導の面談がうまくいったかどうかは、その場の「わかりました」という返事よりも、次にその仕事があった日の結果で判断します。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔は、中央値で29日でした。この間隔の場合、指導したことを次の1on1で確認するのは約1か月後になります。週1回の議事録なら、その間の4回は二人で確認しないまま過ぎてしまいます。確認する日は、次の1on1の日ではなく、次にその仕事がある日に合わせるとよいでしょう。

次の3つの点から、面談とその後を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、次に何をするかが、部下自身の言葉になっていたか。
• 次の火曜の議事録を、約束した日に二人で確認できたか。
• 面談で上司が引き受けたことを、次の火曜までに実行できたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながっているかを尋ねた質問で、「半分くらいの回でそうなっている」と答えた人が40.9%で、最も多くなりました。この人たちのうち、面談が成長につながっていると感じている人は12.8%です。「毎回そうなっている」と答えた人では68.1%でした。行動につながる回が多い人ほど、面談が成長につながっていると感じています。

1回の面談で書き方が変わるとは限りません。日付・見た事実・決めたことを控えておき、次に確認する日に伝えることを、変わっていた場合と変わっていなかった場合の両方で用意しておくとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、指導の面談がうまくいったかどうかは、その場で伝わったという実感よりもその後の行動で判断するものだと考えています。