部下から面談を求められたとき、どう対応するか

部下から面談を求められたとき、その場で何が起きているか

部下から「少しお時間いいですか」「ご相談があります」と声をかけられた時点では、上司には用件の重さがわかりません。部下のほうも、上司に何を期待するのかまでは決めていないことがあります。

声がかかるのは、上司の都合のよいときとは限りません。月次の締めの最中や、会議へ向かう廊下でのこともあります。そこで「今は無理なので、あとで」とだけ返すと、部下はもう一度声をかけるタイミングを自分で探すことになります。

上司に声をかけるのは、部下にとって簡単なことではない

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。20代の回答者に限ると15.0%です。

この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.5%で、回答者全体の31.9%を上回っていました。話を切り出せずにいる人も、面談の成果を感じている割合は低くありません。

部下が自分から上司に時間を求めるのは、勇気のいることでしょう。上司の最初の一言によって、部下は用件を話しやすくも、話しにくくもなります。

体調や人間関係の話題では、上司に期待することが選ばれにくい

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1の前に部下が選んだテーマと、そのテーマについて上司に期待することが記録されています。上司に期待することが選ばれていなかったテーマの割合は、「業務の進捗や進め方」で22.2%、「人間関係」で33.8%、「心身の状態」で40.9%でした。人間関係や心身の状態の話題では、前もって選ぶ時間があっても、上司に何を期待するかを決めるのは簡単ではないことがうかがえます。

急に声をかけてきた部下は、上司に期待することまでは決めていないこともある、と考えておきましょう。その場で「どうしてほしいのですか」と尋ねても、部下は答えに困るかもしれません。

部下から面談を求められたとき、最初の一言で何を言うか

部下から面談を求められたら、まず「もちろんです」と応じ、用件より先に場所と急ぎ具合を尋ねましょう。

その場で「どうしましたか」「何の話ですか」と尋ねないのは、周りに人がいるからです。人前では話しにくい用件の場合、部下は「大したことではないのですが」と言葉を濁したり、別の簡単な質問だけをして席に戻ったりするかもしれません。

「ここで大丈夫です」と返ってきたら、その場で話を聞きます。

場所を変えるときは、部下の希望を聞いて決めます。会議室が空いていなければ、打ち合わせスペースやオンラインの通話でもよいでしょう。

チャットで「お時間をいただけますか」と届いた場合も、文字で用件を尋ねず、いつ話せるかを返信しましょう。

部下から面談を求められても、すぐに時間が取れないとき

すぐに時間が取れないときも、断って終わりにせず、その場で2つのことをします。急ぎかどうかを尋ねることと、今日か明日の具体的な時刻を上司から提案することです。

「あとで」「落ち着いたら」「手が空いたら」という返事は避けましょう。時刻のない返事では、部下がもう一度、自分から声をかけなければなりません。「いつでも声をかけてください」と言って待つことも、同じ理由で、このページではおすすめしません。

今日中がよいと言われたら、会議に少し遅れると連絡して5分だけ聞くか、会議のあとの時刻を部下に伝えます。5分では済まない話だとわかったら、そこでいったん区切り、続きを聞く時刻を決めましょう。

約束した時刻になったら、上司のほうから声をかけに行きます。行けなくなったときは、その時刻より前に上司から連絡し、時刻を決め直します。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして最も多く挙げられたのが「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。面談に成果を感じている人にとっても、上司の時間の取りにくさは困りごとになっているといえます。

急に面談を求められてすぐに時間が取れないときは、いつ話せるのかだけでも、その場で決めておくとよいでしょう。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。月1回のペースの場合、「次の定例の面談で聞きます」と返事をすると、部下は長ければ数週間待つことになります。このページでは、定例を待たずに声をかけてきた部下にこの返事をすることをおすすめしません。

部下から求められた面談の、用件ごとの対応（相談・退職・体調・ハラスメント）

場所を移したら、用件を言い当てようとせず、部下が話しやすいところから聞いていきましょう。ひととおり聞いたところで、上司に何を期待しているのかを尋ねてみてください。

「もしかして、辞める話ですか」と先回りして聞くのは避けましょう。違っていた場合、部下は上司が身構えていると知ったうえで、本来の用件を話すことになります。

仕事の相談だったとき

仕事の相談では、話を聞くだけで終わる回があってもかまいません。ただし、「部下から相談されたら、上司は口を挟まず聞き役に徹する」とあらかじめ決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。意見を求められているのにうなずいているだけなのも、求められていないのに上司が話し続けるのも、部下の期待とずれてしまうからです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%で、「その他」を除く選択肢の中で最多でした。「話を聞いてほしい」は7.5%です。仕事の進め方の話題では、話を聞いてもらうことより、一緒に考えることのほうが多く期待されているといえます。

一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っているのか、部下自身はどうしたいのかをまず把握するように努め、真剣に一緒に考えましょう。意見を求められたら、先に部下の考えを尋ね、そのうえで上司の考えを具体的に伝えます。

退職や異動の話だったとき

退職や異動の話では、もう決めたことなのか、まだ迷っているのかを、最初に尋ねます。決めて報告に来た人と、迷って相談に来た人とでは、上司に期待することが違うからです。

引き止めようとして、昇給や異動を持ち出さないでください。退職日や退職届の出し方についても、上司の考えで答えを言い切らず、就業規則と人事の担当者に確認します。

体調の話だったとき

体調の話は、意見や提案を急がず、まず最後まで聞きましょう。Kakeai AI 1on1の利用データでは、「心身の状態」のテーマのうち、部下が「話を聞いてほしい」を選んでいた割合は17.4%で、「その他」を除く選択肢の中で最多でした。

聞いたあとに上司が自分の判断で対応するのは、仕事の面までです。病名や原因を推測する言葉（「疲れているだけでは」「気の持ちようでは」）は、口にしません。

休みや勤務時間、受診については、就業規則と人事の担当者に確認し、産業医や医療の専門家につなぎます。産業医がいない職場では、相談できる先を人事の担当者に確認してください。差し迫った様子に見えるときも、上司一人で抱え込まず、その日のうちに人事の担当者に相談してください。

ハラスメントの訴えだったとき

ハラスメントの訴えを受けたときは、事実かどうか、ハラスメントに当たるかどうかを、上司一人で判断しないでください。その日にすることは、次の3つです。

1. 聞いた内容を書き留めます。
2. 聞いた話を誰に、どこまで伝えてよいかを、本人に確認します。
3. 上司としてどう対応する決まりになっているのかを、就業規則と人事の担当者に確認します。

そのうえで、会社の相談窓口や人事の担当者につなぎます。体調にも影響が出ているという話があったときは、産業医や医療の専門家にもつないでください。

「考えすぎではないですか」「相手に悪気はないと思います」「あなたにも直すところがあります」といった言葉は、口にしないでください。どれも、その場で上司が判断を下したことになるからです。本人に確認する前に、相手とされる人に話を聞きに行くこともしないでください。誰が訴えたのかが、相手に伝わってしまうからです。

部下から求められた面談を、何を目安に振り返るか

部下から求められた面談を振り返るときの目安は、話を聞けたかどうかより、面談のあとに何が進んだかです。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下から求められた面談がよかったかどうかも、そのあとの行動で判断するものだと考えています。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 約束した時刻に、上司のほうから声をかけることができましたか。
• 面談を終えるとき、部下が次にすることと、上司がいつまでに何をするのかを、二人で共有できていましたか。
• 上司が約束した期限までに、そこまでにわかったことを部下に伝えられましたか。

もう1つの目安は、同じ部下が次に困ったときにも声をかけてくれるかどうかです。声がかからなくなったと感じたら、以前に聞いた話をその後どう扱ったかを振り返ってみましょう。返事ができていないことがあれば、上司のほうから話題にします。