部下が面談を拒否したときはどうするか

部下が面談を拒否したとき、上司が最初に整理する2つのこと

部下に面談（評価面談や定期面談、1on1など、上司と部下が1対1で話す場）を断られたら、上司はまず2つのことを整理しましょう。出席を求めてよいのかどうかと、どの種類の面談を断られたのかです。

出席を求めてよいかどうかは、上司が一人で判断しないでください。業務として出席を指示できるのか、応じてもらえない場合にどう対応するのかは、就業規則と社内の制度によって異なります。上司は就業規則を読んだうえで、人事担当に相談しましょう。回答を得る前に、「業務命令です」「出席しないと評価に響きます」と部下に告げるのは禁物です。

どの面談を断られたのかによって、考えられる理由も、上司の最初の一言も変わります。このページでは、面談を次の3つに分けます。

• 評価面談：評価の結果と理由を伝える面談です。
• 定期面談：月1回など、決まった間隔で行う面談です。話す内容の多くは、上司と部下で決められます。
• 上司から声をかける面談：注意や指導、事実の確認など、上司の側に用件があるときに行う面談です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、面談を拒否されたときに取り戻したいのは部下の出席ではなく、仕事と成長を前に進める話し合いだと考えています。そのために上司が自分で変えられるのは、面談の前に部下へ伝える言葉と、面談の中身です。

部下が面談を拒否する理由は、信頼関係より先に面談の中身から考える

面談を断られると、上司は「嫌われたのではないか」「信頼関係が壊れたのではないか」と考えがちです。しかし、関係について悩む前に、断られた面談の中身を見直してみることをおすすめします。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人は8.0%でした。「やらされ感・義務感での実施」は14.7%、「上司の対応が期待するものと違う」は12.9%です。信頼関係のなさを挙げた人より、義務感や、上司の対応が期待と違うことを挙げた人のほうが多くなっています。

同じ調査で、「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人の割合は、面談が週1回以上の人では8.8%、半年〜1年に1回の人では22.7%でした。面談の間隔が長い人ほど、この困りごとを挙げる人の割合が高い傾向があります。また、面談が半年に1回の人に限ると、69.8%が面談で人事評価の話をしています。上司に期待することを尋ねた質問では、この人たちの25.6%が「期待していることは特にない」を選んでおり、回答者全体の15.6%を上回りました。

面談を断る部下には、評価面談が「決まった結果を聞くだけの時間」に、定期面談が「話しても何も変わらない時間」に見えているのかもしれません。突然声をかけられた面談は、「何を言われるかわからない時間」でしょう。そうだとすれば、断りたくなる理由は面談の中身にあります。

面談を断られたら、説得や関係の修復を急ぐ前に、部下に伝え直したいことが3つあります。その面談の用件、所要時間、終わったときに何が決まるのかです。そのうえで、断る理由を聞いてみてください。

面談の種類ごとに見る、部下が拒否する理由の尋ね方と最初の一言

断る理由は、面談の種類に合わせて、選択肢を添えた質問で尋ねるとよいでしょう。「なぜ嫌なのですか」という聞き方は、責められているように聞こえやすいので避けます。場所は、周りに話が聞こえないところを選びましょう。

表の理由は、あくまで仮説です。進め方を変えて2回声をかけても断られたら、もう一度理由を尋ねてみてください。

評価面談を拒否されたとき

評価面談は会社の手続きなので、上司の判断だけで取りやめることはできません。上司は人事担当に、日程を変更できるか、評価の理由を事前に書面で渡してよいか、第三者が同席できるかを問い合わせます。出席しなかった場合の扱いも聞いておきましょう。部下には、次のように尋ねます。

評価の結果に納得していないと言われたら、人事担当に認められた範囲で、評価の理由を事前に書面で渡すことをおすすめします。面談の場で初めて理由を聞くと、部下は落ち着いて考えをまとめにくいからです。

話しても変わらないと言われたら、上司の一存では変えられないことと、面談で決められることを分けて伝えます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、「スキルや力の向上」のテーマのうち19.2%で、部下が「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいました。上司に期待することの選択肢のうち、「その他」を除く5つの中で最も多く、「話を聞いてほしい」は6.9%でした。

評価面談は、結果を伝えるだけで終えず、次の半年に生かせる助言を1つ伝える時間にするとよいでしょう。

会社として評価面談を行うことになった場合は、決まりであることをあいまいにせず部下に伝え、あわせて進め方の変更を提案します。

次の期からは、月1回の定期面談でも、評価の基準を1項目ずつ二人で見ておくとよいでしょう。期末の評価面談が、評価について初めて聞く場ではなくなります。

定期面談を拒否されたとき

定期面談の回数が会社の制度で決まっている場合は、変更してよい範囲を、上司が人事担当に確認しておきます。部下には、断る理由が時間なのか、面談の進め方なのかを尋ねます。

時間が理由だと言われたら、1回の時間を短くし、日時は部下の都合に合わせます。それでも難しいと言われたら、時間のほかにも理由がないかを聞いてみましょう。

「意味がない」「話すことがない」と言われたら、反論はせず、これまでの面談で部下の話に自分がどう応えてきたかを振り返りましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.4%でした。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では23.2%で、回答者全体では31.9%です。この2つの困りごとを挙げた人は、面談の成果を実感している割合が回答者全体より低くなっています。

聞いたままになっている話があれば、上司から切り出し、次の1回の進め方を変えることを提案するとよいでしょう。

上司から声をかけた面談を拒否されたとき

「ちょっと面談、いいですか」とだけ声をかけられると、部下は何を言われるのかわからないまま、応じるか断るかを決めることになります。断られたときは、用件と所要時間を伝え直しましょう。

用件を伝えても断られたら、話しにくいのが用件そのものなのか、上司と二人で話すことなのかを尋ねます。

用件そのものが話しにくい場合は、日時を部下の都合に合わせ、話し合うこと自体は取りやめないことをおすすめします。修正の原因がわからないまま、次の締めを迎えることになるからです。

用件が、会社としての事実確認や処分に関わる場合は、上司一人の判断で面談を設定しないでください。進め方、同席者、記録の残し方を、事前に人事担当へ相談します。

どの面談でも、上司と二人で話すことや体調が理由のとき

部下から、上司の言動がつらい、二人きりになりたくないといった話が出たら、面談を行うかどうかを上司が自分で決めないでください。その場では反論や弁明をせずに話を聞き、人事担当に相談します。第三者の同席や、別の人による面談ができるかも、あわせて尋ねましょう。部下には、人事担当や社内の相談窓口に直接相談できることを伝えます。

眠れない、通院しているといった話が出たら、面談を行うかどうかの話はいったん止めます。上司が病名や原因を推測して口にすることは避けましょう。体調については産業医や医療の専門家につなぎ、休暇や勤務の扱いは、就業規則をもとに人事担当に確認します。上司にできるのは、当面の仕事の量と期限の調整です。

部下が面談を拒否したときに、避けたほうがよい対応

部下に面談を断られたときに避けたいのは、命じて終わりにすること、取りやめて終わりにすること、関係づくりを理由に先送りすることです。

• 理由を尋ねる前に、「業務命令です」と告げること。業務上の指示として伝えられる場合でも、最初の一言にはしないでください。先に命じると、部下は理由を話す機会を失い、上司も面談の中身を見直す手がかりを失います。
• 「信頼関係ができてから」と、面談を先送りすること。「まず雑談や食事で関係をつくり直してから、面談に誘う」という助言があります。しかしKAKEAIは、関係づくりを理由に面談を先送りすることをおすすめしません。評価の説明も、注意や指導の話も、待っている間は進まないからです。関係づくりが不要なのではありません。上司と部下の関係は、用件を先に伝え、聞いた話に応える中で築かれていきます。
• 「嫌なら、やらなくていいです」と、行うかどうかを部下に任せきりにすること。「定期面談は部下のための時間なので、嫌がるなら行わなくてよい」という助言があります。しかしKAKEAIは、面談を行うかどうかを部下に任せきりにすることをおすすめしません。部下にとって、評価の理由を聞く機会も、滞っている仕事を上司と一緒に片づける機会もなくなるからです。日時は部下の都合に合わせても、面談の場を設けて用件を伝えることは、上司の役割として続けましょう。
• 用件を書かずに、予定だけを送り直すこと。「面談」とだけ書かれた予定は、断られた1回目と変わりません。件名に、何について何分話すのかを書きましょう。
• 「評価には影響しません」と約束すること。上司の権限だけでは守れない約束です。出席しないことを評価や処分でどう扱うかも、上司が一人で決めず、就業規則を読んだうえで人事担当に確認します。

拒否された面談をやり直せたかどうかを、何で判断するか

面談をやり直せたかどうかは、部下の出席ではなく、面談が二人の次の行動につながったかどうかで判断します。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 部下が面談を断った理由について二人で話し、上司の側で変えることを1つ決められたか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 面談で上司が引き受けたことを、約束した日までに実行できたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほとんど、または全くつながっていないと答えた人では7.0%です。面談がその後の行動につながっている人ほど、面談の成果を実感しています。

出席だけを取り戻しても、面談のあとに何も進まなければ、部下にとっては断る前と変わらない面談になりがちです。出席した回数よりも、その後の行動に目を向けましょう。