1on1を拒否されたとき、強制してよいか

1on1を拒否されたとき、強制してよいかは2つの問いに分けて考える

1on1（上司と部下が1対1で行う定期的な面談。1on1ミーティングや個人面談とも呼びます）を部下に断られ、「強制してよいか」と迷ったときは、問いを2つに分けて考えることをおすすめします。「業務として出席を求めることができるのか」と、「求めた結果、どんな1on1になるのか」です。

出席を求めることができるかどうかを、上司一人で判断しないでください。業務として出席を指示できるか、応じない場合にどう対応するかは、就業規則や社内の1on1の制度によって変わります。上司は就業規則を読んだうえで、人事担当に問い合わせてください。回数や時間を変えてよい範囲も、あわせて尋ねておくとよいでしょう。回答を得る前に、「業務命令です」「出席しないと評価に影響します」と部下に告げるのは避けましょう。

出席を強制すると、1on1は「言われたから出る時間」になりかねません。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由に、会社や上司から言われていることを挙げた人が20.5%いました。およそ5人に1人です。このうち、面談が業務の改善や成果につながっていると感じている人は12.5%で、一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人の41.2%を大きく下回っています。

強制すれば、部下が1on1に出る理由も「言われているから」になりやすいと考えられます。部下が何も言わずに出席を続けていたら、上司はその理由に気づけません。断ると伝えてくれた今は、理由を聞くよい機会です。強制するか、やめるかを決めるのは、理由を聞いてからにしましょう。

1on1を拒否された理由は、答えやすい1つの質問で尋ねる

部下が1on1を断る理由は、大きく4つに分けられます。時間の負担、これまでの1on1の中身、上司への話しにくさ、体調や家庭の事情です。理由によって上司にできることが変わるので、説得する前に、まず理由を聞きましょう。

「なぜ嫌なのですか」という聞き方は、責められているように聞こえます。他の人に話が聞こえない場所で、選択肢を添えて尋ねるとよいでしょう。

部下の返事から考えられる理由と、上司の最初の一言の例です。

15分に短くする提案でも難しいと言われたときは、時間のほかにも理由があるのかもしれません。問い詰める口調にならないよう気を配り、もう一度尋ねてみてください。

1on1を拒否されたときの、理由に合わせた最初の一言

理由がわかったら、それに合わせて対応を変えましょう。

「忙しいので」と言われたとき

時間が理由のときは、1回を短くし、日時は部下の都合を優先して決めます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして、自分や上司の時間の確保を挙げた人が39.6%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.7%で、回答者全体の31.9%を上回っています。時間が取れないことと面談が役に立たないことは、別の問題だと考えられます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、3か月の間に1on1を3回以上行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。毎週の組は5.8%です。毎週では続けにくいと言われたら、まず続けられるペースとして、月1回を提案するのも1つの方法です。回数が会社の制度で決まっている場合は、変えてよいかを先に人事担当に確認します。

「意味がないと思います」「話すことがありません」と言われたとき

「意味がない」と言われたときは、反論する前に、これまでの1on1のどこが役に立たなかったのかを聞いてみましょう。

1万人調査では、「上司が以前会話したことを覚えていない」など、上司の対応に関する5つの困りごとのいずれかを挙げた人が27.3%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は21.1%で、回答者全体の31.9%を下回っています。「上司の話が役に立たない」を挙げた人に限ると、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%にとどまります。上司の対応に困りごとがある人は、面談の成果を感じにくい傾向があります。部下の姿勢を問う前に、これまでの1on1の中身を二人で振り返ってみる価値があります。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。選ばれたテーマ全体のうち、このテーマで上司に期待することとして部下が「報告したい」を選んでいたものは6.3%です。「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかを選んでいたものは、合わせて18.7%でした。仕事の話で部下が求めているのは、報告よりも、上司の考えや関わりです。再開する回では、部下が何に困っていて、どうしたいのかをまず把握し、一緒に考えたり上司の考えを具体的に伝えたりするとよいでしょう。

理由がはっきりしないとき、「話しにくい」と言われたとき

理由がはっきりしないときは、重ねて尋ねるのをやめ、1on1で聞いた話を上司がどう扱うのかを先に伝えます。

1万人調査では、面談の困りごととして「切り出せない」「評価が気になり本音が話せない」「信頼関係がなく安心して話せない」のいずれかを挙げた人が21.8%いました。5人に1人強です。評価への影響が気になっていれば、評価をする上司から重ねて尋ねられても答えにくいものです。

話しにくいと言われても、「まずは雑談で距離を縮めてから」と順番を決めることはおすすめしません。雑談が役に立つ場面はありますが、上司と部下の関係は、仕事の話を一緒に前へ進める中で築かれていきます。

部下から、上司の言動がつらい、二人きりになりたくないといった話が出た場合は、1on1を続けるかどうかを上司が自分で決めないでください。その場では反論や弁明をせずに話を受け止め、人事担当に相談して、進め方の指示を仰ぎます。部下にも、人事担当や社内の相談窓口へ直接相談できることを伝えましょう。

体調や家庭の事情が理由だとわかったとき

眠れない、通院している、家族のことで余裕がないといった話が出たら、1on1を続けるかどうかの話はいったん脇に置きます。上司が病名や原因を推測して口にするのは避けてください。上司にできるのは、当面の仕事の量と期限を調整することです。体調については産業医や医療の専門家につなぎ、休暇や勤務の扱いは、就業規則をもとに人事担当に確認します。

断られてはいないが、予定の延期やキャンセルが続くとき

延期やキャンセルが3回続いたら、次の日程を決め直す前に、そのこと自体を話題にするとよいでしょう。

会社の決まりとして1on1を行うことになったとき

会社の決まりとして出席を求める場合でも、その時間を何に使うかは部下と一緒に決めます。決まりであること自体は、あいまいにせず伝えます。

1on1を拒否されたときに、避けたほうがよい対応

1on1を拒否されたときに避けたいのは、命じて終わりにすることと、やめて終わりにすることの両方です。

• 理由を尋ねる前に、「業務命令です」と告げる。業務上の指示として伝えられる場合でも、最初にすることではありません。先に命じると、部下が理由を話す機会がなくなります。
• 「嫌ならやらなくていいです」と言って終わりにする。「1on1は部下のための時間なので、嫌がるなら無理に行わない」という助言があります。しかしKAKEAIは、1on1を行うかどうかを部下に任せきりにすることをおすすめしません。滞っている仕事や迷っている判断について、上司と部下が話す時間がなくなるからです。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人は、面談が半年〜1年に1回の人で22.7%、週1回以上の人で8.8%でした。間隔が長い人ほど、面談を義務と感じる傾向があります。回数を減らす場合も月1回までを目安にし、形を変えて続けましょう。
• 1on1の意義を長く説明して、納得を求める。部下は、制度の説明ではなく、これまで経験した1on1をもとに判断しています。説明を重ねるより、次の1回の中身を変えるほうが伝わります。
• 他の人がいる場所やチャットで、理由を問いただす。チャットでは、記録に残ることを意識して、当たり障りのない返事になりがちです。理由は、顔を合わせて尋ねます。
• 「評価には影響しない」「悪いようにはしない」と約束する。どちらも、上司の権限だけでは守れない約束です。出席しないことを評価や処分でどう扱うかも、上司が一人で決めることではありません。

拒否された1on1を再開できたかどうかを、どう判断するか

1on1を再開できたかどうかは、部下が出席したことではなく、再開した1on1が二人の次の行動につながったかで判断します。二人の時間を、次の3点から振り返ってみてください。

• 1on1を断った理由について二人で話し、上司の側で変えることを1つ決められたか。
• 再開した回の終わりに、次回までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が引き受けたことを、次の回までに実行できたか。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が週1回以上あっても、その後の行動につながっていない人では、成果を実感している人は12.7%でした。面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%です。面談の頻度よりも、次の行動につながっているかどうかのほうが、成果の実感と強く関係しています。

再開して2回行っても次の行動が決まらないときは、最初に聞いた理由のほかにも事情があるのかもしれません。もう一度、理由を尋ねるところから始めてみてください。