部下の業務が多すぎるとき、どう調整するか

部下の業務が多すぎるときの調整は、上司が減らす判断をすること

部下の業務が多すぎるときの調整とは、部下に「優先順位をつけて進めてください」と言うことではなく、上司が仕事を減らす判断をすることです。減らす手は「やめる・遅らせる・ほかの人に移す・上司が引き取る」の4つです。どれも、その部下の仕事を決められる上司にしかできません。部下と一緒に手元の仕事を並べるのは、その判断の材料をそろえるためです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらいました。「時間やコストの制約で動けない」を選んだ人は15.4%で、「スキルが不足していてできない」の9.1%より多くなっています。面談についての数字ですが、話したことが進まない理由として、本人の力より時間の足りなさを挙げる人のほうが多いということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。業務の量の調整は、この考えがそのまま当てはまる場面です。部下の仕事を見ていて、その仕事を決められる上司だからこそ、減らす判断ができます。

部下の業務が多すぎるかを、どう見るか：手元の仕事を期限と一緒に全部並べる

部下の業務が多すぎるかどうかは、上司の印象や部下の表情ではなく、手元の仕事を期限と一緒に全部並べて判断します。並べる目的は、部下に順番を決めてもらうことではなく、上司が減らせるものを探すことです。以下では、経理チームで月次の締めを担当している部下（○○さん）と、その上司（課長）を例にします。

並べると、次のような表になります。右の列は、上司が決められることです。

並べてみると、期限のない仕事や、本人でなくてもできる仕事が混ざっていることが少なくありません。残業で間に合わせている仕事がどれかも、並べると見えてきます。

部下の業務を減らす4つの手と、最初の一言

業務を減らす手は「やめる・遅らせる・ほかの人に移す・上司が引き取る」の4つです。どれを使うかは、上司の考えを理由と一緒に伝えたうえで、部下の考えも聞いて決めます。

やめる

期限がなく、やめても誰も困らない仕事は、上司の判断でやめます。

遅らせる

ほかの部署やお客様との約束がある仕事を遅らせるときは、交渉を上司が引き受けます。

ほかの人に移す

仕事を移すときは、引き継ぎの時間と、移したあとに質問に答える時間も、部下の仕事として数に入れます。

上司が引き取る

手が止まる原因になっている仕事は、上司が引き取ると効果が大きいことがあります。引き取ったあとも、部下にしか分からないことは、まとめて聞く時間を決めます。

どの手を使うときも、減らす判断を上司が一人で決めて通告しないようにします。考えを伝えたあとに、部下の見方を尋ねましょう。仕事を減らすことが、部下の力を低く見ている印に受け取られないよう、理由も言葉にします。

業務が多すぎるときも、1on1は短くして続ける

部下の業務が多すぎるときに、上司の側で「忙しいだろうから」と1on1を取りやめるのは、避けたい対応です。1on1は、手元の仕事を並べて減らす判断をする場でもあるからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%で、15の困りごとの中で2番目に多い答えでした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。つまり、面談の時間の確保に困っている人でも、面談の成果を感じている割合は全体を上回っているということです。部下の時間を気遣って面談を取りやめる前に、短くして続けることを考えてみてください。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1回の時間が30分未満だった回は51.6%でした。1回の時間の中央値は29.6分です。1on1は、30分より短くても続けられています。業務が多すぎる時期は、15分でも、仕事を並べて減らす判断をする時間として使うとよいでしょう。

部下の業務が多すぎるときの調整で、避けたいこと

避けたいのは、量の問題を部下の工夫の問題に置き換えることと、逆に上司が黙って全部引き取ることの、両方です。

• 「優先順位をつけて」と部下に任せる。仕事の量を決めたのは、割り振った上司です。部下が一人で変えられるのは順番で、順番を変えても量は減りません。
• 時間の使い方の工夫や研修を勧めるだけで終える。工夫で縮められる時間には限りがあります。並べた仕事のうち、どれを減らすかを上司が決めない限り、状態は変わりません。
• 励ましやねぎらいだけで終える。「いつも助かっている」と伝えることは大切ですが、量が変わらなければ、部下には「このまま続けてほしい」と伝わります。
• 残業で間に合わせることを前提にする。残業や休日の勤務の扱いがどうなるかは、上司が判断して言い切らず、就業規則と人事の担当に確かめてください。面談でできるのは、残業で間に合わせている仕事がどれかを一緒に見て、減らす手を決めるところまでです。
• 逆に、黙って全部引き取る。部下に相談せずに仕事を取り上げると、部下は自分の力を低く見られたと受け取ることがあります。引き取るときも、理由を伝え、部下の見方を聞くことが先です。
• 心身の不調を上司が判断する。眠れない日や休みが続くといった様子が見えるときは、仕事の量の話とは別に、産業医や人事の担当につなぎます。上司が「大丈夫そうだ」「休むほどではない」と判断しないでください。

部下の業務の調整がうまくいったかを、どこで見るか

業務の調整がうまくいったかどうかは、部下が「楽になりました」と言ったかではなく、減らした仕事が実際に部下の手元から離れたか、残業で間に合わせていた仕事が減ったかで振り返ります。上司の立場から、次の点を振り返ってみてください。

• 手元の仕事の一覧を期限と一緒に二人で見た日があれば、減らす判断の材料はそろっています。
• 「やめる・遅らせる・移す・引き取る」のどれかを上司が決めて部下に伝えていれば、調整は始まっています。
• 遅らせると決めた仕事の交渉を約束した日までに済ませていれば、部下は締めの仕事に集中できます。
• 残業で間に合わせていた仕事が次の月に減っていれば、調整の効果が出ています。
• 業務が増えたときに、部下から期限の前に知らせが届くようになっていれば、二人のやり取りは続いています。

減らした仕事が実際に部下の手元から離れたら、次は、新しい仕事を頼む前に、手元の一覧を一緒に見ることを習慣にしてみてください。頼む前に見ていれば、多すぎる状態になる前に調整できます。