1on1で業務の話や進捗確認をしてよいか

1on1で業務の話や進捗確認をしてよいのか：1万人調査の結果

1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談で、1on1ミーティングとも呼ばれます。この1on1で、業務の話や業務報告、進捗確認をしてもかまいません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、上司と面談をしている一番の理由として最も多かったのは、「自分の仕事を進めるため」（34.5%）でした。「上司との関係性を維持・向上させるため」は8.5%です。面談の時間のうち「具体的な仕事」の話が占める割合も、回答者本人の答えの平均で47.2%と、半分近くに上ります。1on1から業務の話を外すと、仕事を進めるために面談に臨んでいる人は、その目的を果たしにくくなります。

同じ調査では、面談が成果につながっていると感じている人の割合（成果の実感）は、「具体的な仕事」の話をしている人のほうが高くなっていました。次の表の通り、面談の頻度が同じ人どうしで比べても、この傾向は変わりません。

「1on1では業務の話をしない」「進捗確認は別の場で行う」という助言もありますが、KAKEAIはおすすめしません。KAKEAIは、1on1を、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。1on1が上司のための報告会になることは、業務の話をやめなくても、進み具合を聞いたあとの進め方を見直せば防げます。

1on1の進捗確認が、上司のためだけの時間になるとき

1on1の進捗確認が上司のためだけの時間になるのは、上司が進み具合を尋ねて、状況を把握しただけで終えるときです。上司は安心できますが、部下の仕事は尋ねられる前と何も変わっていません。

進捗確認では、仕事がどこまで進んでいるかに加えて、上司が何をすれば仕事が先へ進むかもわかります。そこまで話せば、進捗確認は二人で仕事を前に進める時間になります。

KAKEAIの1万人調査では、面談が週1回以上の人の中でも、面談がその後の行動につながっているかどうかで大きな差がありました。面談が成果につながっていると感じている人の割合は、行動につながっている人では67.3%、つながっていない人では12.7%です。行動につながっている人のほうが、成果を感じています。仕事の話をしているかどうかによる差（同じ週1回以上の人で43.9%と37.1%）と比べても、はるかに大きな差です。「業務の話をしてよいか」で迷うよりも、「進み具合を聞いたあとに何をするか」を先に考えておくとよいでしょう。

1on1で進捗を聞いたあと、次に取り組むことまで話を進める順番

1on1で進捗を聞いたあとは、仕事が進めにくくなっているところ、部下が上司に期待すること、二人がそれぞれ次に取り組むことの順に話を進めてみてください。すべての案件で行う必要はなく、1回の1on1で1件か2件を取り上げれば十分です。順番は、相手や仕事の内容に合わせて入れ替えてかまいません。

進み具合を尋ねる理由は、最初に一度、上司から話しておいてください。

1. 進み具合は、最初の3分ほどで聞く

進捗表や日報の内容を、部下が1on1の場で読み上げる必要はありません。上司が事前に目を通しておき、進み具合が気になった案件から話を始めます。

事前に読めなかった週は、そのことを率直に話し、要点だけを尋ねます。

2. 進めにくくなっているところと、足りないものを尋ねる

「遅れています」と自分から切り出すのは、誰にとっても気が重いものです。そこで、遅れそのものではなく、遅れそうな案件と、仕事を進めるうえで足りないものを尋ねてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらいました。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%です。情報を提供する、仕事の優先順位を一緒に決める、判断を引き受けるという形で、この3つの理由には上司が力になれます。進み具合は、上司自身にできることを見つけるつもりで聞いてみてください。

3. 部下が上司に期待することを尋ねる

報告を聞くだけでよいのか、意見が必要なのかは、上司が決めずに部下に尋ねるとよいでしょう。

同じ調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.8%で、回答者全体（31.9%）より高い割合です。部下が報告だけを望んでいるときは、聞いて受け止めれば十分でしょう。一方、「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを一番に選んだ人は、合わせて45.6%でした。上司に期待することは、人によって異なります。

聞くだけでよい報告に助言を重ねることも、意見を求められてうなずくだけで終えることも、部下の期待を知らないと起こります。意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ね、そのうえで上司の意見を理由とともに具体的に話してください。

4. 上司が引き受けることと、部下が次に取り組むことを決めて終える

上司が引き受けることは、「何を、いつまでに」まで具体的に約束しましょう。

上司が引き受けたことの結果は、次回の1on1の冒頭で、部下に尋ねられる前に上司から報告します。

1on1の業務報告・進捗確認で、場面ごとにそのまま使える言い方

1on1で業務の話をするときの最初の一言は、場面によって変わります。

部下が業務報告を順に読み上げ始めたとき

部下に一言断って、順調ではない案件から先に聞くとよいでしょう。30分で5件を順に聞くと、1件に使えるのは数分で、滞っている理由までは話せないからです。

進捗が予定より遅れているとき

「なぜ遅れたのですか」という問いから始めると、部下は残りの時間を理由の説明に使うことになります。原因を振り返る前に、今からできることを二人で話し合うのが有効です。

遅れを話すと評価に響くのではないかと心配して、言い出しにくい人もいます。評価の結果は上司の一存では約束できませんが、早めに知らせてもらえると助かることは、言葉で伝えられます。

同じ仕事で遅れが続いているときは、その事実をぼかさずに本人に話したうえで、進め方を二人で見直します。

進捗会議や日報で、既に進み具合を把握しているとき

会議や日報の続きとして、大勢の前では話しにくかったことを聞くとよいでしょう。

上司自身が数字の報告を求められているとき

上司自身が、部長や役員から数字の報告を求められている週もあります。その事情を部下に隠さず話し、時間を区切って尋ねます。

数字の確認だけで時間がなくなった回は、続きを話す時間を改めて取ります。

1on1で業務の話や進捗確認をするときに、避けたいこと

1on1で業務の話をするときに避けたいのは、業務の話そのものではなく、次の3つです。

• 「業務の話はここまでです。ここからは○○さんの時間にしましょう」と区切ること。業務の話を、上司のための前置きとして扱うことになるからです。滞っている仕事を二人で前に進める時間は、部下のための時間でもあります。
• 上司の一存では決められないことを、その場で約束すること。人員の追加や締め切りの延長といった話は、「関係者に相談して、火曜までにお返事します」と答えて持ち帰ります。
• 毎回、業務の話だけで終えること。部下が今後の仕事や体調について話したい回は、その話を優先しましょう。仕事で困っていることがないかは、終わりの5分で尋ねるだけにします。

1on1の業務の話と進捗確認がうまくいったかどうかは、何で判断するか

1on1の業務の話がうまくいったかどうかは、話した量ではなく、次の行動につながったかどうかで判断します。振り返る点は、次の3つです。

• 進捗を聞いた案件について、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が次回までに引き受けることが、少なくとも1つ決まっていたか。
• 遅れそうな案件を、期限が迫る前に二人で話せていたか。

上司が引き受けることが決まらない回が3回ほど続いたら、状況を把握しただけで終えていないかを振り返ってみてください。次の1on1を、足りないものを尋ねるところから始めるのも1つの方法です。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%でした。面談が成果につながっていると感じている人は、この人たちでは75.5%、最も多かった「半分くらいの回で」と答えた人（全体の40.9%）では15.7%です。面談が行動につながる回が多い人ほど、成果を感じています。次の行動まで話が進んだ回がどれくらいあったかを、ときどき二人で振り返ることをおすすめします。