上司としての評価面談のやり方と進め方

評価面談の進め方は、評価が決まる前か後かで順番が変わる

評価面談（人事評価面談、期末面談とも呼びます）の進め方は、評価が決まる前に行うのか、決まったあとに行うのかで変わります。評価が決まる前なら部下の自己評価を先に聞き、決まったあとなら上司が結果を先に伝えます。

「場を和ませ、部下の自己評価を聞き、上司の評価を伝え、来期の目標を話す」という順番が紹介されることがあります。ただ、この順番が合うのは、評価が決まる前の面談です。結果が既に決まっている面談で自己評価から尋ねると、部下は、自分の評価が高いのか低いのかを探りながら話すことになります。

上司が評価をつけたあと、上位の評価者や人事の調整を経て最終結果が決まる会社では、自己評価を聞く面談が「決まる前」に当たります。上司がつけた評価を面談で伝えてよいかどうかは、会社の制度によって異なります。迷ったときは、面談の前に人事の担当者に確認しておきましょう。

評価面談の準備は、3日前に部下へ送る連絡から始める

評価面談の準備は、面談の3日前に部下へ送る連絡から始めます。当日の流れを知らせ、話したいことと上司に期待することを尋ねておきましょう。

評価の時期の上司は、評価シートの提出期限までに全員との面談を終えることで手一杯になり、部下への連絡が日時だけになりがちです。その場合、部下は何を話す面談なのかを知らないまま当日を迎えます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が半年に1回の人の69.8%が、面談で人事評価の話をしていました。半年に1回の人の41.9%は、面談をしている一番の理由に、会社や上司から実施するように言われていることを挙げています。回答者全体では20.5%です。上司に期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んだ人は、半年に1回の人では25.6%、回答者全体では15.6%でした。評価の話が多いこの面談では、どちらの割合も回答者全体より高くなっています。

回答者全体で見ると、上司に期待することがはっきりある人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.3%でした。「期待していることは特にない」を選んだ人では8.4%です。期待することがはっきりある人のほうが、成果を実感している人の割合が高いのです。

上司が予定通りに説明を終えても、部下に話したいことがなければ、評価面談は説明を聞くだけの時間になりがちです。そこで、次のような連絡をチャットかメールで送っておくことをおすすめします。

声が外に漏れない会議室を、連絡を送る前に予約しておきます。取れないときはオンラインにして、お互いに一人になれる場所から参加しましょう。

上司自身の準備は次の4つで、部下1人につき15分ほどが目安です。

1. 自己評価を読み、上司としての評価と違う項目に印をつけます。
2. 評価の根拠になる出来事を、日付と一緒に2つ書き出します。具体的な出来事を挙げられないことは、評価の理由にしません。
3. 部下から届いた、話したいことと上司に期待することを読み、それに対する考えを一文で書きます。
4. 来期に特に大事にしたいことを、1つ書きます。

評価が決まる前の評価面談の流れ（30分）と言い方の例

評価が決まる前の評価面談では、まず自己評価を聞き、次に上司の現時点での評価を伝え、最後に来期に取り組むことを決めます。30分の場合の流れを5つに分けて紹介します。中でも大事にしたいのは、上司の評価を伝える3番目と、来期の話をする4番目です。それ以外は、相手や場面に合わせて変えてかまいません。

1. 今日の進め方を伝え、話したいことを確認する（2分）

3日前の連絡に返事がなかったときは、その場で尋ねます。

評価面談で部下が知りたいのは、自分がどう評価されているかです。場を和ませる雑談は一言にとどめ、今日の進め方を先に伝えるとよいでしょう。

2. 自己評価は、上司の評価と差のある項目から聞く（開始10分まで）

自己評価を上から順に聞いていくと、上司の評価と差のない項目にも同じだけ時間がかかります。先に聞きたいのは、差のある項目と、上司が把握していない出来事です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして次のいずれかを選んだ人が21.8%いました。話したいことを切り出せない、評価への影響が気になって本音が話せない、上司との信頼関係がなく安心して話せない、の3つです。

自分を評価する相手から「何か言いたいことはありますか」と漠然と尋ねられても、部下は答えにくいでしょう。項目や出来事を具体的に挙げて尋ねてみてください。

3. 上司の現時点での評価を、出来事と一緒に伝える（開始20分まで）

部下の話を聞いたら、持ち帰らずに、その場で上司の現時点での評価を伝えます。評価シートを二人で見ながら、部下の自己評価と差のある項目から話しましょう。

考えが違う項目は、どちらが正しいかを決める前に、お互いが根拠にしている出来事を確認し合います。

最後に、このあとの流れを伝えます。

A、Bといった評価の段階を、この時点では伝えられない会社もあります。その場合は、次のように伝える方法があります。

部下が上司に期待するのは、話を聞くことだけではありません。1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」を選んだ人は、合わせて45.6%です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、同じ傾向が見られます。1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することのうち、「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%でした。「話を聞いてほしい」は11.7%です。1万人調査でも利用データでも、話を聞くことよりも、上司の考えや関わりが多く求められています。

自己評価を聞いて「わかりました。検討します」とだけ答えて終えると、部下は、上司の評価を知らないまま結果を待つことになります。

4. 来期の最初の1か月に取り組むことを、二人で決める（後半の10分）

後半の10分は、来期の話に充てます。まず上司から、来期に特に大事にしたいことを1つ伝え、部下の考えを尋ねます。

すぐに答えが出てこないときは、選択肢を挙げて一緒に考えます。

「これができれば、次はAです」とは言わないでください。次の評価は来期の結果と会社の制度で決まり、上司が一人で約束できることではないからです。

1万人調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人のうち、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっていると答えた人は29.3%でした。一方、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では、52.8%が面談の成果を実感しています。週1回以上面談していても、行動につながっていない人では12.7%でした。回数が少なくても、行動につながっている人では、成果を実感している人の割合が高いのです。

評価面談では、来期の話に充てる10分を確保しておきましょう。

5. 次に話す日を、その場で決める（最後に）

Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に1on1を3回以上行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。毎週のペースの組は5.8%で、続いている組の多くは月1回です。

評価面談のあとに設ける面談は、月1回、15分ほどから始めてみてください。

20分しか取れない日の評価面談

自己評価を聞くのは1項目に絞り、来期の話と次に話す日を決める時間は、合わせて10分ほど残します。

「特にありません」という答えが続くとき

黙って待つのではなく、順番を入れ替えて、上司の評価を先に伝えます。上司の考えがわかると、部下も違う点を挙げて話しやすくなります。

評価が決まったあとの評価面談では、結果を先に伝える

評価が決まったあとの評価面談では、最初の3分のうちに結果を伝えます。結果を後に回すと、部下は、結果がいつ伝えられるのかを気にしながら話を聞くことになるからです。

30分の面談なら、次の順番と配分が目安になります。

1. 今日の進め方を伝えます（1分）。
2. 結果を、決まった評価の段階（A、Bなど）で、言い換えずに伝えます（開始3分以内）。
3. 理由を、根拠になる出来事と一緒に2つまで話します（開始10分まで）。
4. 部下の受け止め方を聞きます（5分ほど）。
5. 来期の最初の1か月に取り組むことを、二人で決めます（後半の15分）。
6. 次に話す日を決めます（最後に）。

評価が決まる前の面談で上司の評価を伝えてあれば、結果は、部下が既に聞いている話の続きになります。理由の説明は短く済み、来期の話に時間を回せます。

上司が伝えていた評価と最終結果が違うときは、変わったことを先に伝えます。

「私は高くつけたのですが」とだけ言って終えると、部下は、誰の判断で変わったのか、何を改善すればよいのかがわかりません。変わった理由は、面談の前に、上位の評価者か人事の担当者に確認しておきましょう。

部下の受け止め方を聞くときは、納得しにくい点があることを前提に尋ねます。

評価面談の進め方で避けたいこと

評価面談で避けたいのは、上司が自分の評価を伝えないまま終えること、守れない約束をすること、来期の話を後回しにすることの3つです。

• 聞き役に徹して、上司の評価を伝えずに終える。KAKEAIは、評価面談で上司が聞き役に徹すると決めておくことをおすすめしません。上司が評価を伝えずに終えることも、反対に、説明を続けて部下の考えを聞かないまま終えることも、避けたい進め方です。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、評価面談は、上司と部下が具体的な基準に照らしながら同じ資料を一緒に見て話し合う場だと考えています。
• 「ここで話したことは、評価には関係ありません」と約束する。評価をつける立場の上司には、守れない約束です。伝えられるのは、「評価の根拠にするのは、今期の仕事の中の出来事です」というところまでです。
• 来期の話を、時間が残ったらすることにしておく。振り返りの話は区切りをつけにくく、来期の話の時間が削られていきます。残り10分ほどになったら、途中でも来期の話に移りましょう。

評価面談がうまくいったかを振り返る3つの点

評価面談がうまくいったかどうかは、面談の前、途中、終わりの3つの時点を振り返るとわかります。

• 面談の前に、部下が話したいことと上司に期待することを、二人で共有できていたか。
• 上司の評価を伝えたあとに、部下の考えとの違いを話し合えたか。
• 面談の終わりに、来期の最初の1か月に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1のあとに部下が感想を送った回のうち、46.2%で「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていました。「挑戦してみます」が選ばれた回は8.4%です。次の行動に向かう感想まで出てくる回は限られており、1on1を行動につなげるのは、それだけ難しいことだと言えます。

評価面談は、和やかに終わったかどうかより、その後の行動で振り返ることをおすすめします。1か月後の15分で、決めたことがどう進んでいるかを二人で確認しましょう。