部下指導の考え方と方針の立て方

部下指導の方針は「目的・基準・見直し方」の3つで立てる

部下指導の方針は、「教える」「考えてもらう」といった関わり方の型から決めるより、目的・基準・見直し方の3つで立てることをおすすめします。何のために指導するのかが目的、何ができればよいのかが基準、うまくいったかをいつ何で振り返るのかが見直し方です。関わり方は方針で1つに決めず、その回ごとに選びます。

ここでは、月次の売上レポートの作成を、これから部下に任せていく場面を例にします。

目的と基準は、上司が部下の仕事を見ていなければ書けません。方針を立てる前に、部下が今どの仕事をどこまで一人で進めているのかを、上司が自分の目で確認しておきましょう。

部下指導の考え方：教えるか、考えてもらうかを方針で決めておかない

部下指導の方針を立てるとき、「答えは教えず、考えてもらう」「まずは丁寧に教える」と、関わり方を先に決めたくなるかもしれません。けれども、部下が上司に求める関わり方は、人によって分かれます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することが「一緒に考えてほしい」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は46.2%でした。「具体的なアドバイスがほしい」の人では42.7%、「意見を聞きたい」の人では39.9%です。一方、「期待していることは特にない」の人では8.4%でした。求める関わり方は違っても、上司に期待することがある人のほうが、面談の成果をはるかに多く実感しているということです。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっている人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほぼ、または全く行動につながっていない人では7.0%です。面談のあと行動まで進んでいるかどうかで、成果の実感が大きく違います。

どちらも面談についての数字ですが、部下指導の方針も、関わり方の型を先に決めるより、部下の求めることを知って指導のあとの行動で見直すことを軸にするほうが合いやすいと考えられます。

KAKEAIは、「答えは教えず、質問で気づかせる」「必ず先に教える」のように、上司の関わり方を方針で1つに決めておくことをおすすめしません。部下が意見やアドバイスを求めている回にも、一緒に考えてほしい回にも、同じ対応になってしまうからです。

部下指導の方針を立てて、部下に伝える進め方

方針は、上司が一人で書いて終わりにせず、部下に伝え、部下の考えも聞いて決めます。目的と基準に部下が納得していなければ、二人が同じ方向に進みにくいからです。

1. 目的を、任せたい仕事の言葉で伝え、部下の希望を尋ねます。

2. 「できた」の基準を、実際のレポートを一緒に見ながら決めます。

3. 関わり方は、その回に部下が上司に期待することを聞いて選ぶ、と伝えます。

4. 見直す時期と、何を見て振り返るかを二人で決めます。

部下指導の方針を、指導の進み具合に合わせて見直す

方針は、一度決めたら守り続けるものではなく、指導を進めながら、合わなかったところを直していくものです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下指導に万能のやり方はなく、仮説を立てて試し、確かめて直していくものだと考えています。

任せ始めたばかりで、迷う場面が多いとき

最初の数回は、部下が迷った場面ごとに、上司が具体的な直し方まで伝えることが合う場合もあります。アドバイスを求められたら、何を、どこから直すかまで具体的に伝えましょう。

慣れてきて、部下に自分の考えが出てきたとき

部下が自分の案を持っているときは、意見を言う前に、まず部下の考えを尋ねます。そのうえで、上司の考えを理由とともに具体的に伝えるとよいでしょう。

指導しても、レポートの同じところで止まるとき

同じところで止まるときは、部下の努力の問題と決めつけず、方針のほうを見直します。基準が伝わっていなかったのか、必要な情報が部下に届いていなかったのか、上司の関わり方が合っていなかったのかを、部下に尋ねてみてください。

部下から、進め方への意見が出たとき

部下から指導の進め方について意見が出たときは、まずお礼を伝え、変えられることはその場で変えましょう。

部下指導の方針で、避けたいこと

避けたいのは、方針を心がけの言葉だけで書くことと、方針を立てずにその場の判断だけで指導することの両方です。

• 心がけの言葉だけで方針を書く。「厳しく、しかし温かく」「部下の主体性を尊重する」だけでは、明日の指導で何をすればよいのかが決まりません。
• 関わり方を1つに決めておく。「答えは教えない」と決めると、アドバイスを求められた回に応えられません。「全部教える」と決めると、部下が自分の案を持っている回に、その案を聞く機会がなくなります。
• 逆に、方針を立てずに指導する。日によって言うことが変わると、部下は何を基準にすればよいのかがわかりません。
• 部下の性格や年齢、世代で方針を決める。方針は、その部下が今どの仕事をしていて、どこで迷っているかに合わせます。
• 方針を部下に伝えない。上司の頭の中にだけある方針では、部下は目的も基準も知らないまま指導を受けることになります。
• 期末の評価のときにだけ振り返る。指導のあとの仕事の様子は、毎月の1on1で一緒に確認しましょう。

部下指導の方針を立てたあと、二人で振り返る

方針が合っているかは、指導した直後の「わかりました」より、そのあとの仕事で振り返ります。次のような点を、毎月の1on1で二人で話してみてください。

• レポートの「できた」の基準を二人が同じ言葉で言えていたら、次は、基準に届いた欄と、まだ迷う欄を一緒に分けてみましょう。
• 1on1の冒頭で、その回に上司に期待することを二人で確認できていたら、次は、その期待に合った関わり方ができたかを部下に尋ねてみます。
• 前回の1on1で二人で決めた直し方が、次のレポートで使えていたら、次は、上司が確認する範囲を1つ減らしてみましょう。
• 同じところで止まっていたら、部下の努力不足と考える前に、上司の説明や渡した情報のほうを見直します。

3か月の区切りでは、部下にも方針の感想を尋ね、次の3か月の方針を一緒に決め直すとよいでしょう。