部下を指導するときの基本の進め方

部下を指導するときの基本の進め方は「見る・伝える・試す・振り返る」の4ステップ

部下の指導の仕方として基本になるのは、指導したいことを1つ決め、「見る」「伝える」「試す」「振り返る」の順に最後まで進める方法です。

指導の仕方を言い方や叱り方の問題だと捉えていると、工夫が2番目の「伝える」に偏りがちです。部下の仕事を見ることも、試した結果を見に行くことも、部下と話していない時間に行うため、抜けていても二人とも気づきにくいものです。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談していて、面談がその後の行動につながっている人の67.3%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。同じ週1回以上でも、行動につながっていない人では12.7%です。一方、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%でした。成果を実感している人の割合は、面談の頻度よりも、行動につながっているかどうかで大きく違います。

部下の指導では、何度伝えたかより、4つのステップを最後まで進められたかどうかを振り返ることをおすすめします。指導の材料になるのは、部下が今取り組んでいる仕事です。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあるからです。

ただし、万能の手順はないため、合わない部分は相手や仕事に合わせて変えてください。ここからは、部下の商談が3件続けて「社内で検討します」で終わり、返事をいただけていない場面を例に説明します。

部下の指導は、伝える前に部下の仕事を自分の目で見ることから始める

指導の最初のステップは、部下の仕事を上司が自分の目で見ることです。「検討します」が3件続くと、上司は「説明がわかりにくいのだろう」と推測し、そのまま部下に伝えたくなります。しかし、商談を見ていなければ、どこを変えれば話が進むのかは上司にもわかりません。

たとえば1回同席すると、説明は十分で、お客様もうなずいていたことがわかります。気になったのは最後の1分で、次に話す日が決まらないまま商談が終わっていました。見ないまま「説明をわかりやすく」と伝えていたら、的外れな指摘になっていたでしょう。

KAKEAIは、部下の仕事を見てもいないなら、上司が指導を行う意味はないと考えています。仕事の場にいるからこそできる観察があって、はじめて指導の中身が決まるからです。とはいえ、忙しい月には、結果の数字だけをもとに話してしまうこともあるでしょう。だからこそ、伝える前に、指導したい仕事を1つ選んで見ておくことをおすすめします。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は8.2%でした。回答者全体では31.9%ですから、上司の話が役に立たないと感じている人は、面談の成果を実感しにくいといえます。

指導で役立つ話をするために、部下の今の仕事を先に知っておきたいところです。見方は、仕事の種類によって変わります。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって、同じ一言の届き方が違います。関係ができて間もない時期には、「見せてください」という依頼が、あら探しのように聞こえることもあります。そのため、何のために見るのかを、先に部下に伝えておくとよいでしょう。

部下への指導では、改善点を1つに絞り、見た事実・目指す状態・理由を伝える

部下に伝えるのは、上司が見た事実、目指す状態、そうしてほしい理由の3つです。できれば、見たその日のうちに伝えてください。同席した商談なら、帰り道に話せます。改善してほしい点がいくつか見つかっても、伝えるのは1つに絞りましょう。いくつも伝えると、最も変えてほしい点が埋もれがちです。

目指す状態は、「積極的に」「丁寧に」といった言葉ではなく、見ればわかる形で伝えてください。話題にするのは仕事の進め方であり、人柄や性格には触れません。

改善の方法を上司から示すか、部下の考えを先に尋ねるかは、どちらか一方に固定しないでください。「指導では上司は聞き役に徹し、答えを教えずに質問によって本人に気づかせる」という助言もありますが、どの場面でもそう進めると決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。部下が初めて取り組む仕事では、尋ねられても答える手がかりが少ないからです。反対に、部下に考えがあるのに、上司がやり方を説明し続けるのも考えものです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として、「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人が32.0%、「話を聞いてほしい」を選んだ人が20.8%でした。上司に具体的なアドバイスを期待する人のほうが多いという結果です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれた「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%でした。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、「一緒に考えてほしい」が17.0%です。どちらも、そのテーマの中では、「その他」を除いて最も多く選ばれていました。部下が上司に期待することは、話のテーマによって違うことがうかがえます。

目安として、部下が初めて取り組む仕事ではやり方を上司から具体的に示し、本人なりのやり方がある仕事では、まず本人の考えを尋ねてみてください。避けたいのは、相手の状況や期待を知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。迷ったときは、本人に尋ねてみましょう。

上司の知らなかった事情がわかったら、言い方を二人で考え直します。

事情によっては、その日は話を聞くだけで終えてもかまいません。

部下に指導したことは、その場か次の機会に部下自身が試す

指導では、伝えたことを部下が実際に試す時間を、その場か次の機会に二人で取りましょう。「わかりました」と答えた本人にも、試すまでは、できるかどうかはわかりません。聞いて理解することと、実際に口や手が動くことは別だからです。

次に試す機会は、日付まで二人で決めておきましょう。

同席した上司が最後に口を挟んで日程を決めてしまうと、その場は進んでも、部下が自分で試す機会はなくなります。金額の大きい案件などで上司が話すときは、事前に部下にそう伝え、本人が進める回も決めておくとよいでしょう。

指導のあとは、部下が試した結果を見て二人で振り返る

部下が試した結果は、上司が自分から見に行き、よかった点と、次に変える点1つを二人で振り返ります。当日か翌日に、3分ほどあれば十分です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%でした。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では23.2%で、どちらも回答者全体の31.9%を下回っています。話したことを上司が覚えていない、約束を守らないと感じている人は、面談の成果を実感しにくい傾向があります。

結果を見に行くと約束した日には、上司のほうから声をかけてください。うまくいっていたときは、よかった点を、見た事実をもとに伝えます。

うまくいかなかったときは、同じ言葉を繰り返す前に、4つのステップのどこが足りなかったのかを上司の側から見直します。

定期的な1on1では、最後まで進んだことと、次に取り上げることを、二人で確認しましょう。

部下の指導がうまく進んだかどうかを振り返る3つの点

部下の指導がうまく進んだかどうかは、伝えたときの反応よりも、次に同じ仕事をしたときにわかります。次の3つの点から、二人の取り組みを振り返ってみてください。

• 二人で決めたやり方は、次に同じ仕事をしたときに使えたでしょうか。
• 上司は、約束した日に、自分から結果を見に行ったでしょうか。
• 上司は、うまくいった点を、見た場面を挙げて部下に伝えられるでしょうか。

3つ目に答えられないときは、「見る」ステップに戻りましょう。