部下の育成は何から始めるか、基本のやり方

部下の育成は、時間を作る前に、仕事を頼むときの一言から始める

部下の育成は、育成のための時間を別に確保する前に、次に仕事を頼むときの一言から始めることをおすすめします。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあるからです。

自分の担当業務も抱える上司にとって、「育成に充てる時間がない」は切実な悩みでしょう。ただ、時間ができてから始めようと考えていると、育成は先延ばしになりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごととして最も多かったのは、24.6%の人が挙げた「上司の時間確保や日程調整」でした。この困りごとを挙げた人の37.5%は、「面談が成長につながっている」と感じています。回答者全体の26.7%より高い割合です。

一方、「上司の対応が期待するものと違う」「上司の話が役に立たない」など、上司の対応に関する5つの困りごとのいずれかを挙げた人は27.3%でした。この人たちのうち、面談が成長につながっていると感じているのは17.7%です。回答者全体より低かったのは、「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人ではなく、上司の対応に関する困りごとを挙げた人でした。

時間ができるのを待つより、部下との日々のやり取りの中身を見直すところから始めるとよいでしょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、直近3か月に1on1を3回以上行った上司と部下のうち、80.0%が月1回のペースでした。月1回のペースでは、次の1on1まで1か月ほど空くことになります。1on1では部下が次に挑戦することを二人で決め、実際に試すのは日々の仕事の中にしましょう。

1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の27.9%が、「面談が成長につながっている」と感じていました。仕事の話をしていない人の22.8%より高い割合です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下の育成は、今ある仕事を材料にして進めるものだと考えています。「時間ができたら」と考えている間も、部下は毎日、その材料である仕事に取り組んでいます。

部下の育成の基本のやり方は、頼むとき・途中・受け取るときに一言を添えること

部下の育成の基本のやり方は、仕事を1つ選び、頼むとき・途中・受け取るときの3回に、上司が一言ずつ添えることです。万能の手順はないので、まずこのやり方で始め、合わないところは部下と相談しながら変えていきましょう。ここでは、お客様からの問い合わせへの回答を例にします。

始める前に、その仕事を難しさの順にいくつかの段階に分けておきます。問い合わせへの回答なら、「定型の文面で回答する」「文面を自分で書く」「商品の交換などの対応を自分で判断する」「問い合わせを減らす方法を考える」の4段階です。部下が今どの段階までを一人で進めているのかは、先週の回答を3件ほど本人と一緒に見るとわかります。

1. 頼むとき：新しく挑戦することを1つ伝える

かかる時間は2〜3分です。一度に進む段階は1つだけにし、部下と相談して決めましょう。

2. 途中：二人で決めた日に、上司から声をかける

かかる時間は10分ほどです。部下が相談に来るのを待たず、頼むときに二人で決めた日時に、上司から声をかけます。気づいたことは、理由を添えて部下に伝えてください。

3. 受け取るとき：できたことを事実で伝え、次の挑戦を二人で決める

うまくいかなかったときも、すぐに前の段階へ戻す必要はありません。直す点を1つに絞って伝え、もう1週間続けてみることをおすすめします。

月に一度の1on1では、この1か月でできるようになったことと、次に挑戦することを二人で話します。できるようになったことが評価基準のどの項目に当たるのかも、あわせて話しておくとよいでしょう。

部下の育成の場面ごとの始め方と、最初の一言

部下の育成の始め方は、選んだ仕事で部下が今どんな状況にあるかによって変わります。同じ人でも仕事が違えば状況は違うので、「3年目だから」「年上だから」と決めつけず、仕事ごとに考えてみてください。

部下から「今のままでよいです」と言われたとき

任せる範囲を広げる話を取り下げる前に、そう考える理由を部下に尋ね、仕事上の事情も率直に話してみてください。

期末などで、上司が途中経過を見られない週

新しい挑戦をいったん止める週は、その理由と再開する日を、上司から部下に前もって伝えておきましょう。

部下の育成では、教えるか問いかけるかを先に決めない

部下の育成では、「まず教える」のか「質問して本人の考えを引き出す」のかを、先に1つに決めないことをおすすめします。同じ仕事の話でも、部下が上司に期待することは、人や回によって異なるからです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれた「業務の進捗や進め方」のテーマのうち17.0%で、部下が上司に期待することとして「一緒に考えてほしい」を選んでいました。「報告したい」は14.5%、「具体的なアドバイスがほしい」は13.2%、「意見を聞きたい」は12.9%、「話を聞いてほしい」は7.5%です。何も選ばれていなかったものも22.2%ありました。同じテーマでも、上司に期待することは分かれています。

「答えを教えず、質問で本人に気づかせる」という助言もありますが、どの部下にもそうすると決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。初めての仕事では、誰でも考える材料がまだ少ないものです。反対に、自分の案を持っている部下に上司が先に答えを言ってしまうと、本人の案を聞く機会がなくなります。

避けたいのは、部下の話や上司への期待を知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。その回に上司に期待することを、本人に尋ねてみるのも1つの方法です。

一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかを把握したうえで、真剣に一緒に考えます。意見を求められたら、まず本人の考えを尋ねてから、具体的に意見を伝えます。アドバイスを求められたときも、何から始めるのかまで具体的に話しましょう。報告を聞くだけで終わる回があってもかまいません。

部下の育成を始めるとき、やらないほうがよいこと

部下の育成を始めるときに避けたいことは、次の4つです。

• 半年分の育成計画を、先に書き上げること。計画は、仕事を1つ選んで一度進め、部下がどの段階で迷うのかがわかってから書いたほうが、実際の仕事に合ったものになります。
• 「まず信頼関係づくりから」と考えて、新しい仕事を任せるのを後回しにすること。順番をそう決めてしまうことを、このページではおすすめしません。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。お互いにまだ遠慮がある時期は、新しく任せる範囲を小さめにするとよいでしょう。関係づくりは大切ですが、関係は仕事を一緒に前へ進める中で築かれていくことが多いようです。
• 成長の話と評価の話を切り離すこと。「普段の面談では評価の話をしない」という助言もありますが、KAKEAIはおすすめしません。できるようになったことが評価基準のどの項目に当たるのかがわからないと、部下は新しい仕事に挑戦する意味を見いだしにくくなります。
• うまくいかなかった仕事を、何も言わずに上司が引き取ること。部下は、どこを直せばよかったのかがわからないままになります。反対に、うまくいっていないと気づきながら任せたままにするのも、避けたいことです。引き取るときは、理由と、いつ本人に戻すのかを伝えましょう。

部下の育成がうまく始まったかどうかを、何で判断するか

部下の育成がうまく始まったかどうかは、成長について話した回数ではなく、二人で決めたことが実際の仕事で試されたかどうかで判断します。二人のやり取りを、次の3点で振り返ってみてください。

• 二人で決めた新しい挑戦は、翌週の仕事の中で始まっていたでしょうか。
• 約束した日に、上司から声をかけ、成果物を見ながら二人で話せていたでしょうか。
• 部下が今どこまでを一人で進めているのかを、上司は成果物を例に話せるでしょうか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっている人の51.7%が、「面談が成長につながっている」と感じていました。半分くらいの回でつながっている人では12.8%、ほとんど、または全くつながっていない人では5.7%です。面談が行動につながっている人ほど、面談が成長につながっていると感じています。

3週間続けて新しい挑戦が進まないときは、本人の意欲や力の問題だと決めつけず、選んだ仕事や任せた範囲が合っているかを、部下と相談して見直してみてください。