部下に伝わる指導の言い方

部下に指導が伝わらない原因は、口調よりも言葉の内容にある

部下への指導が伝わらないと感じたら、口調よりも先に、言葉にした内容を見直してみてください。伝わりにくい言い方は、大きく次の3つに分けられます。

• 内容を省いた言い方。「ちゃんと確認して」「もう少し早めに」などです。気になった箇所も、望ましい仕上がりも、その理由も上司の頭の中にはあるのに、口に出しているのは結論の一言だけです。
• ぼかした言い方。「できれば」「〜かも」「時間のあるときに」などです。きつく聞こえないように添えた言葉のために、必ず直してほしいのか、いつからなのかが伝わりにくくなります。
• 人柄を評する言い方。「雑だ」「主体性がない」などです。こう言われても、部下には次に何を変えればよいのかがわかりません。

指導は嫌がられるものだと考えていると、上司の言葉は短く、やわらかくなりがちです。「前にも言いましたよね」と言いたくなったときは、前回どんな言葉で伝えたのかを思い出してみてください。それが「ちゃんと確認して」の一言だったなら、部下に届いていたのもその一言だけです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1の前に部下が選んだ、テーマと上司に期待することが記録されています。「スキルや力の向上」のテーマのうち、「具体的なアドバイスがほしい」が選ばれていた割合は19.2%でした。「その他」を除く5つの選択肢の中で最も多く、「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルを伸ばすことがテーマのときは、上司は話を聞くことより、具体的なアドバイスを求められることのほうが多いということです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で「スキルや力の向上」について話している人は22.2%でした。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.6%です。話していない人では29.7%で、話している人のほうが、成果を実感している割合が高くなっています。

指導では、やわらげるのは口調までにして、内容は削らないことをおすすめします。やわらげたいときは、「できれば」の代わりに、「お願いします」「助かります」のような、期限や重要度をあいまいにしない言葉を選んでください。

部下への指導を、伝わる言い方に言い換える7つの例

同じ内容でも、言い方によって、部下に伝わる情報の量は変わります。毎週月曜の定例会議に提出する、売上の集計表を作る仕事を例に、7つの言い換えを紹介します。

真ん中の列は、言葉になっていない部分を、部下が自分なりに解釈した場合の一例です。右の列では、左の列で省かれていた次の4つを補っています。

• どの仕事の、どの部分の話か
• どういう状態になっていればよいか
• いつからか、いつまでか
• なぜ必要なのか（誰が、何に困るのか）

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた6,074人に、行動につながらない理由を5つまで選んでもらいました。「ありたい状態が定まっていない」は16.3%、「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「今動く必要性を感じていない（緊急度が低い）」は13.4%です。

指導に必要な内容を省かずに言葉にすると、一言では収まらず、2〜3文になります。「指導は短く、端的に」という助言もありますが、絞るのは内容ではなく、一度に伝える項目の数です。直してほしい点が3つ見つかった週も、伝えるのは会議への影響が最も大きい1つにして、その内容は省かないようにしましょう。

指導するときは、資料を一緒に見ながら話す

指導するときは、対象の資料を開き、部下と一緒に見ながら話すことをおすすめします。資料を前にすれば、主語を「あなたは」から「この表のこの行は」に変えやすく、話題が人のよしあしから表と基準のずれに移るからです。うまくできていた週の表があれば、並べて見るとよいでしょう。

部下への指導では、必ず直してほしいことか提案かを最初に伝える

指導の最初の一言で、必ず直してほしいことなのか、提案なのか、上司の好みなのかを伝えてください。3つを区別せずに「〜だといいかも」と言うと、部下はどれを直せばよいのかを判断しにくくなります。

会議や取引先に影響する点や、社内のルールで決まっている点は、必ず直してほしいこととして伝えます。

提案は、採用するかどうかを部下自身が決めるものです。

上司の好みであれば、好みだと伝えます。

直してほしいことが評価の項目に関わる場合は、そのことも伝えておくとよいでしょう。ただし、評価の結果は約束できないので、伝えるのはどの項目に関わる話なのかにとどめます。

直し方を具体的に伝えるか、部下の考えを先に尋ねるかは、どちらか一方に決めない

直し方は、上司から具体的に伝えるとよいときもあれば、部下の考えを先に尋ねたほうがよいときもあります。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合は17.3%、「一緒に考えてほしい」は15.8%でした。最も多い「具体的なアドバイスがほしい」の19.2%と近い割合で、同じテーマでも、部下が上司に期待することは分かれています。

具体的なアドバイスを期待されているときは、何をどこから直すのかまで伝えます。意見を求められたときは、相手に考えがあることが多いので、まずそれを尋ねてから、上司の意見を具体的に話すとよいでしょう。一緒に考えてほしいと言われたときは、何に困っていて、どうしたいのかをまず把握し、そのうえで真剣に一緒に考えます。部下の期待がわからないときは、まずそれを尋ねてみてください。本人にも決まっていなければ、初めての仕事は上司から伝え、本人なりのやり方がある仕事は考えを先に聞くのも1つの方法です。

一方で、直してほしい箇所が上司の中で決まっているのに、「この表、どこが問題だと思う？」とクイズのように尋ねる言い方もあります。どの指導でも、答えを教えずに質問で本人に気づかせると決めておくことを、KAKEAIはおすすめしません。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるからです。反対に、部下に考えがある仕事で、上司がいつも直し方まで決めてしまうことも避けたいところです。

指導が部下に伝わったかを、その場で確認する言い方

指導が伝わったかどうかは、伝えたその場で、次に何から始めるかを部下に尋ねて確認します。「わかった？」「大丈夫？」と尋ねても、確認にはなりにくいものです。「いいえ」と答えるには、部下が自分から「わからない」と言い出さなければならないからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。

指導を受けた直後に「わかりません」と言うのは、簡単なことではありません。「はい」か「いいえ」で答える質問の代わりに、次の進め方を尋ねてみてください。

「気をつけます」「ちゃんと確認します」と返ってきたときは、具体的に何をするのかを、その場で一緒に決めておきましょう。

部下の答えが上司の意図と違っていたときは、部下の聞き方の問題にせず、上司が説明を補います。

部下が事情を話してくれたときは、まず受け止めてから、上司の側でできることを伝えます。事情によっては、その日は聞くだけで終えてもかまいません。

チャットで送る場合は、口調が文字では伝わらないので、重要度と期限を1行目に書き、最後に返信を依頼するとよいでしょう。

部下への指導の言い方で、避けたいこと

指導の言い方で避けたいのは、関係ができるまであいまいにしておくこと、相手のタイプで言い方を決めること、伝わらなかった一言を語気を強めて繰り返すことの3つです。

• 関係ができるまで、あいまいにしておくこと。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ身構えている段階と、困りごとをためずに言える段階とでは、同じ一言の届き方が違います。それでも、信頼関係ができるまで指導を控えることを、KAKEAIはおすすめしません。関係は、仕事の話を前に進める中でできていくと考えているからです。相手がまだ身構えているようなら、内容は減らさずに項目を1つに絞り、重要度を最初に伝えます。
• 相手の年代や性格のタイプで、言い方を決めること。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することとして「その時々によって違う」を選んだ人が20.9%で、選択肢の中で最多でした。言い方は、タイプから決めるより、伝えたあとの受け取り方を尋ねながら直していくことをおすすめします。
• 伝わらなかった一言を、語気を強めて繰り返すこと。語気を強めても、言葉に含まれる内容は増えません。表の下に挙げた4つの内容のうち、どれが抜けていたのかを見直して補いましょう。

指導が部下に伝わったかどうかを、何で振り返るか

指導が伝わったかどうかは、伝えたときの部下の表情よりも、その後の仕事に表れます。上司が自分の伝え方を振り返るときは、次の3つを思い出してみてください。

• 指導の場で、次にすることは、日付と具体的な作業として二人の間で決まっていたでしょうか。
• 伝えた点は、次の月曜の集計表に反映されていたでしょうか。
• 反映されていたとき、そのことを部下に伝えたでしょうか。

反映されていた週も、そうでなかった週も、そのことを部下と話しましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がその後の行動につながっているかを尋ねた質問で、「半分くらいの回でそうなっている」と答えた人が40.9%と最も多くなりました。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、指導の言い方がよかったかどうかは、伝えたときの部下の反応よりもその後の行動で判断するものだと考えています。