勝手に判断し、勝手に動く部下への対応

部下が勝手に判断して動いたときは、まず判断の中身を聞く

部下が上司に相談せずに判断して動いたと分かったときは、動いた結果を取り消したり注意したりする前に、どう考えてその判断をしたのかを聞くことをおすすめします。そのうえで、どの判断は動く前に上司に聞いてほしいのかを、仕事ごとに言葉にして二人で決めます。「勝手に判断した」と上司が感じる動きは、判断の基準と、誰が決めることなのかが二人の間で言葉になっていないことから起きている場合があります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待すること（5つまで選択）として最も多く選ばれたのは「意見を聞きたい」で、33.6%でした。「報告したい」を選んだ人は25.3%です。つまり、面談で上司に期待することとして、報告より上司の意見を挙げた人のほうが多いということです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人が38.5%いました。「自分の仕事を進めるため」の52.8%に次いで、2番目に多い理由です。つまり、面談をしている理由として、会社や組織の考えを知ることを挙げた人が、自分の仕事を進めることの次に多いということです。

面談についての数字ですが、上司の意見や会社の考えを聞きたいという期待は、部下の側にもあると考えられます。

部下が相談せずに動いたときも、上司の意見が要らないと考えているとは限りません。何を上司に聞くべきかが分からないまま、自分の物差しで判断していることもあります。そのため、注意より先に、判断の基準を伝えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、万能のやり方はなく、仮説を立てて試し、確かめて、直すものだと考えています。どこまでを部下の判断に任せるかも、一度決めて終わりにせず、実際の仕事に合わせて直していくとよいでしょう。

以下では、購買の仕事をしている部下が、在庫が減っていた部品を上司に確認せずに、いつもの量を大きく上回る量で発注した場面を例にします。上司は、発注の量を変えるときは先に相談してほしいと考えていました。

部下が勝手に判断して動いたと分かった場面ごとの、上司の対応と最初の一言

上司の対応は、判断の結果と、分かった時点によって変わります。どの場面でも、最初の一言は、判断の理由を尋ねる言葉から始めます。

結果に問題が出ていないとき

結果が悪くなくても、黙って見過ごすと、部下はその進め方でよかったと受け取るかもしれません。判断の理由を聞いたうえで、上司が先に聞きたかった理由を伝えてください。

結果に問題が出ているとき

倉庫に部品が入らない、支払いが予算を超えたなど、結果に問題が出ているときは、経緯を尋ねる前に手当てを一緒に考えます。後始末を部下一人に任せず、上司が動く部分も伝えましょう。

取引先との約束やお金、安全に関わることで取り消しにくい動きがまだ進んでいるときは、何が困るのかを一言添えてその場で止めてかまいません。

判断がよかったとき

部下の判断がよかったときは、そのことを具体的に伝えます。よい判断まで「勝手に動いた」とまとめて注意すると、部下は次から判断そのものを避けるようになりかねません。

同じことが続くとき

同じことが続くときは、部下の動き方を責める前に、判断の基準と、誰が決めるかが本当に二人の間で決まっていたかを見直します。上司は伝えたつもりでも、部下には届いていないことがあります。

判断の基準を部下に伝える：誰が決めることか、何を優先するか

部下に判断を任せるには、上司が持っている判断の基準を言葉にして伝えることが必要です。「相談してから動いてください」とだけ伝えても、部下には何を相談すべきかが分かりません。次の順で、二人で決めていきます。

1. 仕事ごとに、「部下が決めてよいこと」「決める前に上司に一声ほしいこと」「上司が決めること」の3つに分けます。上司の考えを伝えてから、部下の考えを聞きます。

2. 何を優先するかの基準を伝えます。会社や部署の方針は、上司のほうが先に知っている場合があります。

3. 相談が間に合う連絡の取り方を決めます。上司がつかまらなければ、部下はその場で判断するしかなくなります。

4. 判断の結果を、次の1on1で一緒に見ます。任せる範囲が実際の仕事に合っていたかを、出来事をもとに見直します。

決めたことは、二人とも見返せるように書き残しておくとよいでしょう。「そうは聞いていない」という食い違いを防げます。

部下が相談せずに判断して動いたときに、避けたいこと

避けたいのは、判断の中身を見ずに「勝手に動いた」ことだけを責めることです。

• 「勝手な人」と人柄の話にする。判断の基準が伝わっていなかっただけかもしれません。人柄の話にすると、部下は次に何を変えればよいのかが分かりません。
• 判断の中身を聞かずに取り消す。部下が知っていて、上司が知らなかった事情があることもあります。理由を聞くと、取り消さなくてよい判断だったと分かる場合もあります。
• 主体性を求めながら、判断は認めない。「自分で考えて動いてほしい」と言いながら動いた判断を毎回注意すると、部下はどうすればよいのかが分からなくなります。
• すべての判断を事前の承認制にする。部下が決められることまで上司の返事を待つことになり、仕事が止まります。
• 「相談してから動いてください」とだけ言う。何を相談してほしいのかを言わなければ、部下は次も自分の物差しで判断するしかありません。

部下の判断をめぐる二人のやり取りを、どう振り返るか

部下の判断をめぐるやり取りは、判断の基準を二人で共有できているかで振り返ります。次のような点を見てみてください。

• 部下が動く前に一声かけてきたとき、上司はその判断の理由を聞いたうえで、自分の考えを返せているでしょうか。
• 部下の判断がよかったとき、上司はそのことを具体的に伝えているでしょうか。
• 「決める前に一声ほしいこと」の分け方は、実際の仕事に合っていたでしょうか。合っていなければ、次の1on1で二人で引き直します。
• 部下が相談したいときに、上司は連絡がつく状態だったでしょうか。

部下が自分の判断で動いた出来事を1つ取り上げ、どう考えて決めたのかを聞くことから、次の1on1を始めてみてください。