部下に仕事を任せられないときの対処

部下に仕事を任せられないとき、上司の側で何が起きているのか

部下に仕事を任せられない上司には、任せないほうが合理的だと言える理由があります。「仕事を振れない」「抱え込んでしまう」「権限委譲ができない」という悩みも含め、理由は大きく次の4つに分けられます。

• 自分でやったほうが早い。今回の1回だけを比べれば、確かにその通りです。
• 失敗すれば自分の責任になる。任せた仕事で問題が起きたとき、関係者へ説明して謝罪するのは上司です。
• 以前任せて苦い経験をした。たとえば、締め切りの直前に自分で作り直すことになった場合です。
• 部下の今の実力がわからない。そのため、どこまで任せてよいのかを判断できません。

この4つは、どれも気の持ちようで解消できるものではありません。ただし、どの理由も「任せるとは、仕事を丸ごと預けて、終わるまで口を出さずに待つことだ」という前提に立っています。

丸ごと預けて途中経過を見なければ、遅れも間違いも、最後にまとめて表に出ます。この前提に立つ限り、任せないほうが合理的です。しかし、抱え込むことも、丸ごと預けて放っておくことも、上司と部下が途中で話す機会がない点では同じです。見直したいのは上司の気持ちではなく、任せる範囲と、進み具合を二人で見る間隔です。

進み具合を見る間隔の参考になるのが、面談の頻度についての数字です。KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。月1回の人では30.7%、半年に1回の人では20.3%で、間隔が短い人ほど高くなっています。

一方、1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の間隔は月1回（21〜45日）が51.3%で最も多く、毎週（10日以内）は12.0%でした。間隔の中央値は29日で、任せた仕事を「次の1on1で話そう」と考えていると、1か月ほど空いてしまいかねません。進み具合を見る日は、定例の1on1とは別に、短めの間隔で決めておくことをおすすめします。

部下に仕事を任せられない4つの理由と、最初に任せる範囲

部下に仕事を任せられないときは、理由に応じて、最初に任せる範囲と、進み具合を見るタイミングを変えるのが有効です。どんな場面にも通用する任せ方はありません。「この範囲なら任せられそうだ」という仮説を立てて任せ、進めてみた感想を部下にも聞いて、次に任せる範囲を調整していきます。

課の売上をまとめて毎週月曜に部長へ提出する週報を例にします。作成の工程は、数字の集計、前週と差が出た理由の記入、部長への提出の3つです。

自分でやったほうが早いとき

自分でやったほうが早いと感じるのは、今回の1回だけを比べているからです。手順を伝える時間は、2回目、3回目と続けるうちに取り戻せます。1回限りの急ぎの仕事は自分で片づけてかまいませんが、毎週繰り返す仕事は、まず工程を1つだけ任せてみてください。

失敗すれば自分の責任になるとき

部下に仕事を任せても、結果を社内外に説明する役割は上司に残るので、責任まで手放そうと考える必要はありません。部署の外に提出する直前までを任せ、提出の前に一度、二人で内容を見るとよいでしょう。どこを見るのかは、任せる時点で部下と決めておきます。

以前任せて苦い経験をしたとき

以前任せてうまくいかなかった原因は、任せたこと自体よりも、二人の認識のずれに気づくのが遅かったことにあると考えられます。前回、成果物の中身を初めて見たのはいつだったかを思い出してみてください。それが締め切りの朝だったのなら、変えたいのは、途中経過を見る時期です。

今回は任せる範囲を前回の半分にして、締め切りより前に一緒に見る日を、部下と決めておきましょう。前回の経緯は、自分の頼み方も含めて、部下と率直に話します。

部下の今の実力がわからないとき

異動してきたばかりの部下や、しばらく一緒に仕事をしていない部下の場合は、どこまで任せてよいのかを判断する材料がありません。そこで、小さな仕事を1つ任せ、お互いの進め方を知るところから始めてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で「具体的な仕事」の話をしている人は76.7%でした。一方、「スキルや力の向上」の話をしている人は22.2%です（複数回答）。仕事の話に比べると、スキルや力が面談の話題になることは多くありません。

どこまで任せてよいのかは、「できますか」と尋ねるだけではわかりません。本人の言う「できます」と、上司が期待する仕上がりの水準が一致するとは限らないからです。成果物を受け取るときに、作業の途中で迷った点も尋ねるとよいでしょう。

部下に任せた仕事を途中で一緒に見るとき、上司が自分で直さないための伝え方

任せた仕事を途中で一緒に見る場では、気になる点があっても上司が自分で直さず、気づいたことを伝えて、どう直すかは本人に委ねることをおすすめします。上司が直すと、部下はどこが違っていたのかを知る機会を失います。反対に、「任せたのだから」と黙っているのも、部下のためになりません。

任せた範囲の中で「自分ならこうする」と思う点があれば、意見として伝え、最終的な判断は本人に委ねます。

締め切りに間に合いそうにないときも、黙って直すことは避けましょう。どこを引き取るのかを部下と話してから、その部分だけを引き取ります。

話したことを次の行動につなげることも意識しましょう。KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談し、面談がその後の行動につながっている人の67.3%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。同じ頻度でも、面談が行動につながっていない人では12.7%です。面談についての数字ですが、進み具合を見る場でも、最後に、次に任せる範囲まで二人で決めましょう。

任せる範囲を広げるか狭めるかは、進み具合をもとに、部下の考えも聞いて決めます。狭める場合は、その理由と、いつ見直すのかをあわせて部下に伝えてください。

部下に仕事を任せられない原因を、部下の立場からも考える

部下に仕事を任せられない原因は、上司と部下のどちらか一方だけにあるわけではありません。上司が任せることをためらっているとき、部下の側も、次のような事情で動きにくくなっていることがあります。

• 作業が行き詰まっても、自分からは上司に言い出しにくい。
• どこまで自分で判断してよいのかがわからず、上司の判断を待っている。
• 仕事の一部だけを任されているため全体像が見えず、判断に必要な情報が足りない。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていることとして、9.7%の人が「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げました。任された仕事の行き詰まりも、同じように切り出しにくい話題だと考えられます。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだお互いに遠慮がある段階では、「困ったら言って」と声をかけるだけでは足りないことがあります。その段階では、進み具合を見る日を上司の側から提案し、あわせて次のように伝えておくとよいでしょう。

仕事の一部だけを任せる場合でも、その仕事が何に使われるのかは、必ず部下に伝えましょう。

KAKEAIは、仕事とは、成果を上げるためにクリアしなければならないものであると同時に、成長のための具体的な材料でもあると考えています。任せない理由がどれほど合理的でも、上司が仕事を抱えている間は、その材料が部下に届きません。

面談の話題についての数字ですが、1万人調査では、「具体的な仕事」の話をしている人の27.9%が、「面談が成長につながっている」と感じていました。仕事の話をしていない人の22.8%より高い割合です。

部下に仕事を任せられないときに、避けたほうがよいこと

部下に仕事を任せられないときに避けたほうがよいことは、次の4つです。

• 「部下を信じて、口を出さずに任せる」と決めてしまうこと。よく聞く助言ですが、このページではおすすめしません。口を出さないと決めると、部下が行き詰まっても相談するきっかけがなく、遅れや間違いに二人とも気づけないからです。
• どの部下にも、どの仕事にも、同じ任せ方をすること。KAKEAIは、任せ方の型を1つに決めて、あらゆる場面に当てはめることをおすすめしません。同じ部下であっても、初めての仕事と慣れた仕事とでは、任せられる範囲が違うからです。
• 任せられないことを「自分はそういう性格だから」と片づけてしまうこと。性格のせいにしても、次にどの範囲を任せるのかは決まりません。
• 上司自身の仕事量が多すぎる問題を、任せ方の工夫だけで解決しようとすること。部下に手順を伝える10分さえ確保できないのなら、足りないのは任せる技術ではなく、上司自身の時間です。その場合は、自分の上司に相談してください。

仕事の負荷が大きく、心身の不調が気になる場合は、産業医や医療の専門家に相談してください。

部下に仕事を任せられるようになったかどうかを、何で判断するか

部下に仕事を任せられるようになったかどうかは、任せた仕事の数や、上司の不安が消えたかどうかでは判断できません。二人のやり取りを、次の3点で振り返ってみましょう。

• 進み具合を見る場で、気になった点を上司が自分で直さず、どう直すかを本人と話せていたか。
• 次に任せる範囲を、進み具合と部下の考えをもとに、二人で決められていたか。
• 行き詰まった点が、次に会う日を待たずに、早めに話題になっていたか。

早めに話せるようになってきたら、部下と相談しながら、進み具合を見る間隔を少しずつ空けていきましょう。