部下が突然来なくなった・連絡が取れないとき

部下が突然来なくなったとき、上司が最初にすること

部下が突然出社せず、電話にもメッセージにも応答がないとき、上司が最初にすることは理由の推測ではありません。本人の安全の確認と、会社の決まりに沿った連絡です。無断欠勤の扱いや、緊急連絡先に連絡する手順は、会社ごとに就業規則や社内の決まりで定められています。上司が一人で判断せず、その日のうちに人事の担当に状況を伝え、次に何をするかを一緒に決めます。

その時点で上司の手元にある事実は、「今日来ていない」「連絡がつかない」の2つだけです。体調を崩したのか、心の不調なのか、家庭の事情なのか、あるいは辞めるつもりなのか。それは本人と話すまで分かりません。周りの人に「何か聞いていませんか」と尋ねるときも、上司の推測は口にしないようにします。

当日の動きを、順に書きます。

1. 始業から1時間ほど経っても連絡がなければ、本人の携帯電話に1回かけ、つながらなければ短いメッセージを1通送ります。
2. 人事の担当に、「出社していない」「何時に電話とメッセージを送った」という事実だけを伝え、緊急連絡先への連絡を誰がいつ行うかを決めます。
3. 本人が担当している仕事のうち、今日と明日に期限があるものを書き出し、周りのメンバーに割り振ります。事情は話しません。
4. 夕方までに連絡がなければ、人事と相談して翌日の動き（緊急連絡先への再連絡、自宅への訪問を行うかどうか、誰が行くか）を決めます。

自宅を訪ねるかどうかは、会社の決まりと人事の判断に従います。上司が一人で行くことは避け、行く場合も、人事の担当や別の社員と2人以上で行くのがよいでしょう。

以下では、月末の請求書の発行を担当している部下が来なくなった場面を例に書きます。

連絡が取れない部下へ、電話やメッセージをどう送るか

本人への連絡は、安否を気にかけていることと、次にいつこちらから連絡するかの2つだけを書いた短い文にします。何度も電話をかけたり、返事を求める文を重ねたりすると、本人がかえって返しにくくなるおそれがあります。仕事の話や、「どうしたのですか」という問いは、この段階では入れません。

電話に本人が出たときも、同じ順番で話します。安否、今日の予定、次の連絡の3つまでにして、理由は本人が話した範囲だけを受け取ります。

部下と連絡が取れたとき、場面ごとの最初の一言

連絡が取れたあとの対応は、本人が何を話したかで分かれます。どの場面でも、上司の一存で約束できないこと（休みの扱い・評価・処分）は口にしません。「人事に確認して伝える」と言うようにしましょう。

心の不調ではないかと感じても、上司が「うつではないか」「無理をしていたのでは」と言い切らないようにします。受診を促すかどうかや、産業医につなぐかどうかは、人事と相談して決めます。上司が本人に言えるのは、「相談できる窓口がある」ということまでです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）にも、手がかりがあります。「心身の状態」のテーマのうち、部下が上司に期待することを何も選んでいなかった割合は40.9%でした。初めから用意されているテーマの中で、最も高い割合です。体調や心の話では、部下が上司に期待することを選ばずに1on1に入る回が、他のテーマより多いということです。

「どうしてほしいですか」と尋ねるだけでは、本人も答えに迷うかもしれません。上司のほうから、今できることをいくつか挙げて、選んでもらうのも1つの方法です。

部下が戻ってきた日の面談で、何を話し、何を聞かないか

戻ってきた日の面談は、仕事の調整の前に、受け止める言葉から始めます。「どうして連絡をくれなかったのですか」という問いは、本人を責める形になるので避けましょう。理由を全部聞くことを面談の目的にせず、今日からの働き方と、困ったときの連絡の仕方を二人で決めることを目的にします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていることとして、本音を言えない3つの困りごとのどれかを挙げた人が21.8%いました。3つとは、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」「上司との信頼関係がなく安心して話せない」です。つまり、上司と話す場があっても、本音を言えないことを困りごとに挙げた人が、5人に1人を超えているということです。面談についての数字ですが、言いにくいことを上司に言えないまま抱えている人は、珍しくないと考えられます。「なぜ言ってくれなかったのか」ではなく、「次に困ったときに、どう知らせてもらうか」を話すとよいでしょう。

評価や処分について本人から聞かれても、上司の一存で答えないようにします。

周りのメンバーへの説明と、仕事の引き継ぎ

周りのメンバーには、本人の事情を話しません。伝えるのは、「当面休んでいる」という事実と、仕事を誰に引き継ぐかだけです。本人が戻ってきたあとに、周りが事情を知っていると、本人が居づらくなることがあります。

引き継いだメンバーに負担が集中しているときは、上司がその人の仕事の一部を引き取るか、期限を動かすかを決めます。本人が戻ってきたあと、引き継いだ仕事をいつどう戻すかも、本人に無理のない範囲で二人で相談して決めます。

連絡が取れなくなった部下との時間を、どこで振り返るか

この出来事がうまく収まったかどうかは、本人が理由を話したかではなく、その後の二人のやり取りで振り返ります。見るのは、次の5つです。

• 連絡が取れない間、上司からの連絡は、安否と次の連絡の予定だけに絞れていたでしょうか。
• 戻ってきた日の面談を、受け止める言葉から始められたでしょうか。
• 休みの扱いや評価について、上司の一存で答えずに、人事に確認して伝えられたでしょうか。
• 困ったときの知らせ方を、本人と一緒に決められたでしょうか。
• その後の1on1で、仕事以外の話も出せる雰囲気を、上司の側から作れているでしょうか。

KAKEAIは、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。来なくなったことを部下だけの問題にせず、上司の側の仕事の割り振りや、相談の受け方にも目を向けてみてください。