面談の冒頭や最初の挨拶は何と言えばよいか

面談の冒頭の挨拶は短くてよく、大事なのはそのあとの一文

面談の冒頭の挨拶は、「お疲れさまです」「お時間をいただき、ありがとうございます」で十分です。挨拶の言葉の選び方に迷うより、挨拶のすぐあとに続ける一文を用意しておくことをおすすめします。上司からなら「今日は何を話しましょうか。私に期待することがあれば教えてください」、部下からなら「今日は○○について、△△していただきたいです」と、その回に話すことと上司に期待することを言葉にします。この一文があると、同じ30分でも本題に入りやすくなります。

以下では、お客様アンケートの集計を担当している部下と、その上司の面談を例にします。

上司の側の面談の冒頭：挨拶のあとに、話したいことと期待することを尋ねる

上司の側の冒頭でできることの1つは、挨拶のあとに、今日話したいことと自分に期待することを部下に尋ねることです。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として「その時々によって違う」を選んだ人は28.7%でした。8つの答えの中で4番目に多い答えで、期待が回によって変わる人は珍しくないということです。前の回と同じ期待とは限らないので、挨拶のあとに一言尋ねておくとよいでしょう。

事前に話したいことを聞いている回は、冒頭の質問を省き、その話から始めてかまいません。

KAKEAIは、面談での上司の関わり方を、聞き役に徹するなど1つに決めておくことをおすすめしません。冒頭に期待することを尋ねるのも、決まった手順ではありません。その回の関わり方を、部下の期待に合わせて選ぶための方法の1つです。

上司の冒頭で避けたいのは、挨拶のあとにいきなり進み具合の確認に入ることと、雑談が長くなって本題の時間を削ることです。雑談から始めてかまいませんが、残り時間が20分を切る前には、話したいことを尋ねる一文に移りましょう。「集計、遅れていますね」のような一言で始めると、部下は、その回を進み具合を問われる時間だと受け取るかもしれません。同じことを聞くなら、言い方を変えてみてください。

部下の側の面談の冒頭：挨拶のあとに、話したいことと上司に期待することを言う

部下の側の冒頭は、挨拶のあとに、今日話したいことと上司に期待することを1文で言います。上司が尋ねてくれるのを待たなくてかまいません。上司に期待することは、「ご報告したいです」「ご意見を伺いたいです」「一緒に考えていただけますか」のように、普段の言葉で添えると伝わりやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）として「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人は9.7%で、20代の回答では15.0%でした。この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じる人は36.5%で、回答者全体の31.9%と比べて低くはありません。つまり、切り出しにくさを感じている人が、面談の成果を感じにくいわけではありません。

言いにくいことは、冒頭で「最初に1つお話ししてもよいでしょうか」と前置きすると、話の途中で切り出すより言いやすくなるでしょう。

上司が冒頭から話し始めたときも、区切りを待って自分の話を出してかまいません。

面談の冒頭の雑談や挨拶は、どこまでするか

面談の冒頭の雑談は、してもしなくてもかまいません。雑談で場が和むこともありますが、話したいことが決まっている部下にとっては、本題までの待ち時間になることもあります。雑談を続けるかどうかは、相手の様子を見て決め、迷ったら話したいことを尋ねる一文に移ってください。

オンラインの面談では、挨拶のあとに音声と画面の確認を一言入れると、話し始めてからの行き違いを防ぎやすくなります。遅れて入室したときは、理由を長く説明せず、短く詫びて本題に入ります。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ身構えている段階の部下には、冒頭の雑談が話し始めるきっかけになることもありますが、困りごとをためずに言える段階の二人なら、挨拶のすぐあとに本題に入って差し支えありません。

面談の冒頭を振り返るときに目を向けたい3つの点

面談の冒頭を振り返るときは、挨拶の言葉の正しさより、最初の数分で二人の間に何が決まったかに目を向けてみてください。

• 最初の2分ほどで、今日話すことと上司に期待することが言葉になっていなかったら、次は、挨拶のすぐあとに「今日は何を話しましょうか」か「今日は○○についてご相談したいです」の一文を入れます。
• 冒頭の雑談が本題の時間を削っていたら、次は、残り時間が20分を切る前に本題に移ります。
• 部下の側から話したいことを切り出す間が挨拶のあとになかったら、次は、上司が話し始める前に、部下の話を待つ時間を少し取ります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談の目的は仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。冒頭の挨拶も、それ自体が目的ではなく、その回の本題に入るための短いきっかけです。挨拶の言葉に迷ったら、「今日は何を話しましょうか」「今日は○○についてご相談したいです」の一文を用意しておけば、本題に入りやすくなります。