部下との面談のコツ・ポイント・注意点

半年に1回・四半期に1回の面談で、部下の側に起きていること

年に数回の面談（個人面談や定期面談、会社によっては1on1）だからこそ丁寧に、と考える上司は多いでしょう。ところが部下の側では、面談の回数が少ない人ほど、やらされ感や義務感を困りごとに挙げる割合が高くなっています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査の結果を、上司との面談の頻度別にまとめました。面談の困りごとは複数回答です。

頻度が低い人ほど、やらされ感や義務感を挙げる割合は高く、面談が毎回またはほぼ毎回行動につながっている人の割合は低くなっています。

面談が半年に1回の人に絞ると、面談をしている一番の理由として、会社や上司から実施するように言われているためと答えた人が41.9%いました。回答者全体では20.5%です。上司に期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んだ人も25.6%で、回答者全体では15.6%でした。どちらの割合も、面談が半年に1回の人のほうが回答者全体より高くなっています。

回数の少ない面談では、次の3つが起こりやすくなります。

• 何を話す場なのかが、事前に共有されていない。日程だけが先に決まると、部下は話したいことを用意しにくくなります。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした。話すテーマを早めに決めておくのは、それだけ難しいことだと言えます。
• 前回の面談から時間がたち、決めたことを思い出しにくい。半年前に決めたことは、メモがなければ上司も部下も忘れがちで、その後どうなったかを話題にできません。
• 1回の面談に、話すことが集中する。半年分の振り返り、評価、連絡事項、今後の希望が1回に集まります。同じ利用データでは、前回からの間隔が月1回のペースより長い回でも、1回の時間の中央値は29.5分で、毎週のペースの回の30.5分とほぼ同じでした。間隔が空いても、1回の時間は長くなっていません。

回数の少ない面談のコツは、当日より前と後にある

回数の少ない面談で力を入れたいのは、当日の聞き方や雰囲気づくりよりも、1週間前の準備と、面談後1か月のフォローです。何を話す場なのかが共有されていないことも、決めたことが半年のうちに忘れられることも、当日の30分だけでは解決しにくいからです。4つの時点ですることを表にまとめました。合わない部分は、相手に合わせて変えてみてください。

発言の例は、顧客からの問い合わせに対応している部下との面談を想定しています。

面談の1週間前：話したいことと、上司に期待することを尋ねる

面談の1週間前に、当日話したいことと上司に期待することを、セットで部下に尋ねておきましょう。話したいことだけを尋ねると、当日は上司が聞いて終わりになりがちです。上司に判断してほしいことや動いてほしいことまで聞いておけば、上司は準備ができ、部下も目的を持って面談に臨めます。

返信がないときは、答えやすいように質問を具体的にします。

上司も、前回の面談のメモを読み返し、二人で決めたことを1行にまとめておくとよいでしょう。

当日の最初の5分：前回の面談で決めたことから話し始める

当日は、前回の面談で決めたことから話し始めます。前回と今回の面談がつながっていることが、最初の一言で伝わるからです。上司が引き受けていたことがあれば、その結果を先に報告しましょう。

前回決めたことが上司のメモに残っていないときは、取りつくろわず、部下に正直に話してください。

当日の中盤：半年分の振り返りより、今進めにくい仕事を1つ取り上げる

当日の中盤は、半年分を順に振り返るよりも、今進めにくくなっている仕事を1つ取り上げ、前に進めることに使いましょう。

KAKEAIの1万人調査で、面談が半年〜1年に1回の人どうしを比べると、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の21.6%が、面談が成果につながっていると感じていました。話していない人では15.8%です。2〜3か月に1回の人では、仕事の話をしている人で28.4%、話していない人で24.0%でした。面談の頻度が低い人の間でも、仕事の話をしている人のほうが、成果を感じている割合が高くなっています。

「仕事の話は普段からしているので、面談では仕事以外の話をする」という助言がありますが、KAKEAIは、面談から仕事の話を外すことをおすすめしません。回数の少ない面談も、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいのです。

仕事の進み具合を尋ねてもかまいません。報告を聞いたら、どこで進めにくくなっているのか、部下はどうしたいのかまで尋ねましょう。

Kakeai AI 1on1の利用データで、1on1の前に選ばれたすべてのテーマを集計しました。そのうち、「業務の進捗や進め方」のテーマで、上司に期待することが「報告したい」だったものは6.3%でした。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかだったものは、合わせて18.7%です。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、報告よりも、上司の考えや関わりが多く期待されています。

部下の困りごとと希望がわかったら、上司自身の考えと、上司が引き受けることを具体的に伝えるとよいでしょう。聞くだけで終わる回があってもかまいません。

当日の終わりと、そのあと：1か月後の10分を、その場で予定に入れる

面談の終わりの5分で、部下が次に取り組むことと、上司が引き受けることを二人で決めます。あわせて、次の面談を待たずに進み具合を10分ほど確認する日を、その場で二人の予定に入れておきましょう。「続きは半年後の面談で」という約束だけでは、半年の間、決めたことを思い出すきっかけがないからです。

四半期に1回の面談なら、途中の確認は1回で十分でしょう。

KAKEAIの1万人調査によると、面談の頻度が2か月に1回より少ない人でも、面談が行動につながっている人では、52.8%が成果につながっていると感じていました。

面談の回数は上司の一存では変えにくくても、決めたことを行動につなげる工夫は、上司の側から始められます。途中の確認は、席での立ち話やオンラインでも行えます。新しい話題は広げず、決めたことのその後だけを話します。

部下との面談で、場面ごとに気をつけるポイントと言い方

部下との面談で気をつけるポイントは、評価の話をするか、目標の進捗表があるか、どれだけ時間を取れるかによって変わります。

半年に1回の面談で、評価の話もするとき

評価の話を避ける必要はありません。ただ、評価だけで時間を使い切らないように、最初に時間の配分を相談しておきましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談が半年〜1年に1回の人の67.6%が、面談で人事評価の話をしていました。同じ頻度の人どうしで比べると、面談が成果につながっていると感じている人は、評価の話をしている人で20.9%、していない人で17.8%です。評価の話をしている人のほうが、やや高くなっています。

四半期に1回の面談で、目標の進み具合を話すとき

四半期に1回の面談では、目標の進捗表を上から順に読み合わせるよりも、予定より遅れている項目を1つ取り上げることをおすすめします。進み具合そのものは、面談の前に表で把握しておけるからです。

事前にも当日にも「特にありません」と返ってきたとき

「特にありません」と返ってきても、話したいことがないとは限りません。何を話してよい場なのかが、まだ伝わっていないのかもしれません。上司のほうから、具体的な仕事の話題を出してみましょう。

面談が続く週で、1人20分しか取れないとき

期末には、全員との面談が重なります。1人20分しか取れない日は、半年分の振り返りを省き、話すことを3つに絞りましょう。

月に1回以上、面談をしているとき

月に1回以上面談をしていれば、途中の確認を別に設ける必要はありません。前回決めたことから話し始め、その日の話について上司に期待することを尋ねるのも1つの方法です。

部下との面談の注意点：回数の少ない面談で避けたいこと

回数の少ない面談で避けたいことは、次の4つです。最初の3つは、年に数回の面談を特別な場にしようとするときに起こりがちです。

• 時間を長く取り、聞き役に徹すると最初から決めておく。「上司は聞き役に徹する」という助言がありますが、KAKEAIは、最初からそう決めておくことをおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することに「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」は合わせて45.6%で、最も多かった回答は「その時々によって違う」の20.9%です。上司に期待することは、人によっても、そのときによっても異なります。回数の少ない面談では、部下が上司の考えを聞ける機会も年に数回です。反対に、上司が話し続けて、部下の考えを聞かないまま終えることも避けましょう。
• 半年分を、最初の月から順に振り返る。30分の面談で半年を1か月ずつ振り返ると、1か月あたり5分ほどしか使えず、今の仕事とこれからの半年について話す時間が残りません。
• 雑談で場を和ませてから本題に入る、と順番を決めておく。雑談が悪いわけではありませんが、何を話す場なのかが共有されていなければ、場が和んでも本題には入りにくいままです。
• 体調や家庭の事情について、その場で結論を出す。休暇や働き方に関わる話は、就業規則を確認し、人事担当者に相談してから答えます。体調に関わる話は、産業医や医療の専門家への相談につなげてください。

部下との面談がうまくいったかどうかを、何で振り返るか

部下との面談がうまくいったかどうかは、当日の雰囲気よりも、面談の前と後に表れます。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 面談の前に、話したいことと上司に期待することを、二人で共有できていたか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 1か月後の10分で、決めたことの進み具合を、二人で確認できたか。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、回数の少ない面談のよしあしは当日によく話せたかよりも、その後の半年間の行動で判断するものだと考えています。当てはまらなかった点は、次の面談でやり方を変えて、もう一度試してみてください。