1on1の冒頭のアイスブレイクと最初の一言

1on1の冒頭の緊張は、アイスブレイクのネタでは解けない

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）の冒頭で、部下の返事が短く表情も硬いのは、雑談が足りないからとは限りません。評価をする立場の上司と二人きりになり、今日は何を聞かれるのかがわからなければ、誰でも様子をうかがいながら短く答えるものです。その状態で天気や休日の話をされても、部下は「本題は何だろう」と考えながら相づちを打つことになります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている一番の理由を1つ選んでもらいました。最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」の34.5%で、「上司との関係性を維持・向上させるため」は8.5%です。面談を、関係づくりの場というより、自分の仕事を進める場と考えている人が多いことがわかります。冒頭では、場の空気をほぐすことよりも先に、「今日は何のための時間か」がわかるようにするとよいでしょう。

冒頭の緊張にはいくつかの理由が考えられ、理由によって上司がかける言葉も変わります。考えられる理由ごとに、面談全体について尋ねた調査の結果と、上司の最初の一言を表にまとめました。

どの理由による緊張も、天気や休日の話だけでは解けません。そこで、今日の時間を何に使いたいのかを、上司から先に話すことをおすすめします。

1on1の最初の3分で、上司が話す3つのこと

1on1の最初の3分は、短い声かけ、今日の時間の使い方の話、部下への質問の3つに充てるとよいでしょう。この順番は目安なので、相手や状況に合わせて、入れ替えたり省いたりしてかまいません。

1. 一言で返せる声かけを1つ（1分以内）

冒頭の雑談は、してもしなくてもかまいません。するなら、部下が一言で返せる声かけを1つにとどめましょう。話題には、その日に目にしたことや、今日の仕事に関わることが向いています。

上司が先に自分のことを一言話すと、部下も同じくらいの長さで返しやすくなります。

毎週や隔週で1on1を続けている相手なら、声かけを省いて、前回の続きから始めてもよいでしょう。

2. 今日の時間を何に使いたいのかを、上司から話す

上司が何を話すつもりなのかがわからない間、部下は身構えたままになります。上司から話したいことがあるときは、その内容とおよその時間を先に伝え、特にないときは、ないと伝えましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談をしている一番の理由に、会社や上司から実施するよう言われていることを挙げた人が20.5%（およそ5人に1人）いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%で、回答者全体の31.9%より低くなっています。会社や上司に言われて面談をしている部下には、雑談より先に、この時間を何に役立てたいのかを上司から伝えるとよいでしょう。

3. 部下が話したいことと、上司に期待することを尋ねる

続けて、次のように尋ねてみてください。

同じ調査では、面談で上司に一番期待することも1つ選んでもらいました。最も多かったのは「その時々によって違う」の20.9%です。「話を聞いてほしい」は7.9%で、「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは合わせて45.6%でした。「話を聞いてほしい」を選んだ人よりも、この3つのどれかを選んだ人のほうが多くなっています。部下が今日、上司に何を期待しているのかを、冒頭で尋ねてみるのも1つの方法です。前日までに尋ねてある場合は、省いてかまいません。

「特にありません」と返ってきたら、上司から話題を出してみてください。

1on1を「最近どう？」で始めないための、最初の一言

「最近どう？」は、1on1の最初の一言には向いていません。仕事のことか、体調や私生活のことか、何について答えるのかを、部下がその場で決めることになるからです。そのため、返事は「ぼちぼちです」「特に変わりありません」と短くなりがちです。厳しい言い方をすれば、「最近どう？」は、何を尋ねるかを上司が決めず、部下に任せてしまう質問です。

質問は、範囲を狭めましょう。期間と具体的な仕事を入れ、対象を1つに絞ると、部下は答えやすくなります。

ただし、質問を立て続けにすると、問い詰めるような印象になります。尋ねるのは1つにして、返ってきた答えから話を広げていくとよいでしょう。

つい「最近どう？」と尋ねてしまったときは、次のように話題を絞ります。

チェックインで始めるとき

チェックインは、1on1の初めに、今の状態を互いに一言ずつ話す始め方です。気分を尋ねるだけで終えずに、答えを今日話すことにつなげましょう。上司が先に話すと、部下も答えやすくなります。

場面ごとの、1on1の最初の一言とアイスブレイク

1on1の最初の一言は、場面に合わせて変えましょう。雑談から入らないほうがよい場面もあります。

久しぶりに話す相手、異動してきたばかりの相手

前回の続きから始められないので、上司が先に自分のことを話し、部下には仕事について1つだけ尋ねます。

月末や期末で、部下が急いで入ってきたとき

直前にミスや指摘があったとき

ミスや指摘の直後は、その話がいつ出るかが、部下にとって一番の気がかりです。雑談を挟むと落ち着かない時間が長くなるため、上司から先に切り出しましょう。

評価の時期

評価の時期には、今日の1on1で評価の話をするかどうかを、上司から部下へ最初に伝えます。する回は面談のどのあたりで話すのかを、しない回は評価について話す日を、あわせて伝えてください。

上司から、改善をお願いしたいことがある回

雑談で場を和ませてから切り出すと、次の回から、雑談が「言いにくい話の前置き」に聞こえてしまいます。お願いしたいことは、最初に話しましょう。

オンラインで話すとき

会議室が取れず、周りに人がいる席で話すとき

雑談が盛り上がって、終わらないとき

雑談への返事が短いとき

返事が短いのは、部下が本題を待っているだけのこともあります。声かけを重ねるよりも、本題に入るほうがよいでしょう。

1on1のアイスブレイクで、避けたほうがよいこと

1on1のアイスブレイクで避けたいのは、ネタを毎回用意すること、場が和むまで本題を待つこと、私生活について尋ねることの3つです。一方で、雑談をなくすこともおすすめしません。

• アイスブレイクのネタを毎回用意する。用意した話題は、相手のその日の様子と関係なく持ち出すことになりがちです。準備に5分使えるなら、前回の記録を読み返して、続きを尋ねる一言を考えておくのがおすすめです。
• 場が和むまで、本題に入らない。「まず雑談で関係をつくってから本題に入る」という助言もありますが、KAKEAIは、この順番を決まりにすることをおすすめしません。KAKEAIの1万人調査で面談1回あたりの時間を尋ねたところ、30分と答えた人が最も多く、41.7%でした。30分の面談で5分を雑談に使えば、本題に使えるのは25分です。部下の緊張を解くのは、雑談の長さよりも、この時間が自分の仕事に役立つとわかることだと考えられます。
• 家族や恋人、休日の予定、体調について上司から尋ねる。答えたくない人に、断る負担をかけてしまいます。部下から話してくれたときは、そのまま聞きましょう。部下の体調が心配な状態が続く場合は、雑談の中で探ろうとせず、人事の担当者や産業医に相談してください。
• 雑談をなくす。1万人調査で尋ねた話題のうち、雑談に最も近いのは「プライベート」です。面談でこの話をしている人は、回答者全体の16.4%です。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は40.3%です。プライベートの話をしていない人では30.2%で、話している人のほうが高くなっています。部下が仕事以外の話を始めたときは、遮らずに聞きましょう。ひと通り聞いてから、本題に移る一言を添えれば十分です。

1on1の最初の一言がうまくいったかどうかは、何で判断するか

1on1の最初の一言がうまくいったかどうかは、場が和んだかよりも、始まって3分ほどで本題に入れていたかで判断します。1on1のあとに、次の3つを振り返るとよいでしょう。

• 始まって3分ほどで、今日話すことが二人の間で決まっていたか。
• 部下が上司に期待することを、上司が把握したうえで本題に入れていたか。
• 3回ほど続けるうちに、「今日は○○について話したいです」と、部下の言葉から始まる回が出てきたか。

KAKEAIの1万人調査では、上司に期待することがある人の39.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%で、上司に期待することがある人のほうが高くなっています。話したいことや上司に期待することが部下から出てくるようになるのは、この時間に部下自身の目的ができた表れと考えられます。「特にありません」が3回続くようなら、冒頭の言い方を変える前に、前回聞いた話を上司自身がその後どう扱ったかを振り返ってみてください。