面談での雑談はどう進めればよいか

面談の雑談は、冒頭に入れると決めなくてよい

部下との面談（個人面談や定期面談。1on1と呼ぶ職場もあります）で、雑談を冒頭に入れると決めておく必要はありません。雑談を入れるタイミングは、冒頭、用件が済んだあと、部下から話が出たときの3つです。面談の種類と相手に合わせて選びましょう。

このページでは、その日の用件以外の話を広く雑談と呼びます。天気や昼食についての一言から、休日や家族の話までを含みます。

「いきなり本題に入ると冷たい印象を与える」と考えて、冒頭に雑談（アイスブレイク）を入れる上司もいます。しかし、今日の用件をまだ聞いていない部下は、雑談の間も「本題は何だろう」と考えながら待つことになります。前回の面談から半年空いているときや、上司から声をかけて設けた面談では、部下はなおさら身構えやすいでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で話している話題を複数回答で尋ねています。選択肢に「雑談」はなく、最も近い「プライベート」の話をしている人は16.4%でした。「その他」を除く9つの話題の中では、「人生や仕事観」の7.5%に次いで少ない割合です。面談の時間のうちプライベートの話が占める割合も、回答者の平均で2.7%にとどまります。

一方で、同じ調査では、プライベートの話をしている人の40.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。話していない人では30.2%でした。話している人は少数ですが、成果を感じている割合は高くなっています。

雑談は、無理に入れる必要も、あえて避ける必要もないでしょう。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の関係は、仕事の話を前に進める中で築かれていくと考えています。雑談や関係づくりが不要だということではありません。

ただ、上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだお互いをよく知らない時期には、休日や家族についての質問が、私生活を探られているように受け取られることもあります。

面談の種類ごとの、雑談を入れるタイミング

雑談を入れるタイミングは、面談の種類によって変えるとよいでしょう。次の表は目安なので、相手に合わせて変えてかまいません。例は、経理で月次決算の締め作業を担当している部下との面談です。

冒頭に入れるなら、前回聞いた話の続きを一言

定期的に面談を続けている相手なら、前回の面談で聞いた話の続きを尋ねるのが、最も自然な雑談になります。二人の間だけで通じる話題なので、天気の話よりも会話が続きやすいでしょう。上司から私生活の話題に触れるのは、部下が以前に自分から話してくれたことの続きまでにとどめます。

用件のあとに入れるときの一言

用件が済んだあとは、仕事以外の話が出やすくなると考えられます。上司の用件がわかり、部下が身構える必要がなくなるからです。面談の最後の5分ほどを、そのために空けておくことをおすすめします。

上司が自分の話をするなら、一言で切り上げましょう。話し慣れている上司のほうが、雑談を長引かせていることもあるからです。

話したあとは少し待ち、部下が話に乗ってこなければ、そのまま面談を終えてかまいません。

面談の雑談で、部下から仕事以外の話が出たときの聞き方

部下から仕事以外の話が出たら、すぐに助言を返さず、まず聞くところから始めてみてください。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたすべてのテーマのうち、「プライベート」は5.4%でした。このサービスには、テーマごとに、部下が上司に期待することを選ぶ欄があります。「プライベート」のテーマのうち、部下が「話を聞いてほしい」を選んでいた割合は21.8%、「報告したい」は18.2%で、「その他」を除く5つの選択肢の上位2つです。「具体的なアドバイスがほしい」は3.9%で、5つの中で最も少ない割合でした。

仕事の話では、傾向が異なります。同じ利用データの「業務の進捗や進め方」のテーマで、5つの中で最も多かったのは「一緒に考えてほしい」の17.0%です。「プライベート」で最も多かった「話を聞いてほしい」は、このテーマでは7.5%で、最も少ない割合でした。つまり、部下が上司に期待することはテーマによって異なり、「プライベート」では、助言よりも話を聞いてもらうことのほうが多く期待されています。

なお、利用データの「プライベート」は、1on1の前に話すと決めてあったテーマで、面談の途中でふと出た雑談そのものではありません。

まず聞いて、短く応じる

聞くときは、相手の話の続きを一言尋ねれば十分です。聞いた話に、急いで評価や感想を返す必要はありません。

別の日の例です。

助言するとも、聞くだけとも決めない

仕事の話では、上司の意見や助言が役に立つ場面が多くあります。しかし、仕事以外の話に同じ調子で応じると、部下の話が、いつの間にか上司の話に変わりがちです。

• 求められていない助言の例：「通勤時間が延びたのなら、朝型に切り替えたほうがいいですよ。」
• 上司自身の話に変えてしまう例：「私が家を買ったときはね。」

一方で、聞き役に徹すると決めてしまうのも考えものです。Kakeai AI 1on1の利用データでは、「プライベート」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合も8.1%ありました。意見を求められているのに相づちだけで終えると、部下には物足りなさが残るでしょう。

迷ったときは、どちらを期待しているのかを部下に尋ねてみてください。意見を求められたら、まず部下自身の考えを聞き、そのうえで上司の考えを具体的に話します。

仕事の予定に関わる事情は、その場で一緒に相談する

仕事以外の話には、上司に知っておいてほしい事情が含まれていることがあります。聞いた事情が仕事の予定や進め方に関わるときは、どう調整するかを、その場で二人で相談しましょう。雑談が仕事の話につながるのは、このときです。

仕事に関わらない話は、聞くだけで終えてかまいません。どんな話も仕事に結びつけようとすると、部下は次から、話す内容を選ぶようになるかもしれません。

雑談の中で、体調や家族の深刻な話が出たとき

雑談のつもりで始まった話から、体調や家族の介護、お金の話が出てくることがあります。このとき上司は、まず話を聞きましょう。病名を推測したり、休むべきかどうかを上司が判断して伝えたりすることは避けます。

休暇や働き方の扱いは、上司が就業規則を確かめ、人事の担当者に問い合わせます。体調の心配が続くときは、本人の了解を得たうえで、産業医や人事の担当者に相談してください。

面談の雑談が長引くとき、苦手なとき、続かないとき

面談の雑談で困ったときの上司の一言を、状況ごとに紹介します。

雑談が盛り上がって、本題に入れないとき

本題に切り替える一言は、上司から言いましょう。楽しい話ほど、部下の側からは切り上げにくいものです。

雑談だけで面談が終わる回が続くとき

部下が深刻な事情を話してくれた日は、その話だけで面談を終えてかまいません。ただ、雑談だけで終わる回が続くようなら、仕事の話を先にする順番に変えるとよいでしょう。

上司が雑談を苦手に感じているとき

雑談が苦手なら、仕事以外の話題を無理に探す必要はありません。その日の用件とは別に、仕事にまつわることを1つ尋ねれば十分です。苦手であることを率直に伝えるのも、1つの方法です。

部下の返事が短く、雑談が続かないとき

返事が短いのは、職場では仕事以外の話をしたくないからかもしれません。質問を重ねずに、用件に戻りましょう。

周りに人がいる席で面談をするとき

家族や住まいの話は、周りに聞こえる席では話しにくいものです。上司からは話題にせず、必要なときは別の場所を用意します。

面談の雑談で、おすすめしないこと

面談の雑談でおすすめしないことは、次の4つです。

• 「まず雑談で場を和ませる」と、順番を決めておく。面談では雑談で関係をつくってから本題に入るとよい、という助言があります。しかしKAKEAIは、「まず雑談から」と順番を決めておくことをおすすめしません。重い用件のある面談では、部下は雑談の間も本題を待つことになるからです。
• 家族や恋人、休日の過ごし方、体調について、上司から聞き出す。具体的に尋ねられると、答えたくない部下は断らなければならなくなります。話すかどうかを部下が選べる尋ね方にとどめ、部下から話してくれたときは、そのまま聞きましょう。
• 雑談で聞いた事情を、本人に無断で他の人に話す。自分の引っ越しや家族の話を別の人から聞かされると、部下は「上司に話したことは広まる」と受け取るでしょう。誰かに伝える必要があるときは、誰にどこまで伝えるのかを、先に本人に相談してください。
• 雑談を一切せず、仕事の話だけにすると決める。KAKEAIの1万人調査では、面談で話している話題が1つの人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は27.6%でした。話題が6つ以上の人では43.3%です。話題の数が多い人ほど、成果を感じている割合が高くなっています。仕事以外の話は仕事の話の代わりにはなりませんが、部下が話し始めたときは、遮らずに聞きましょう。

面談の雑談がうまくいったかどうかは、何で判断するか

面談の雑談がうまくいったかどうかは、話が弾んだかどうかでは判断しません。面談を重ねながら、次の3つを振り返ってみてください。

• 上司から聞き出さなくても、部下が仕事以外のことを話せる時間になっていたか。
• 雑談をした回でも、次に取り組むことが二人の間ではっきりしていたか。
• 次の面談の冒頭で、前回聞いた話の続きを、上司から一言尋ねることができたか。

Kakeai AI 1on1の利用データには、「すっきり度」もあります。1on1のあとに、部下が0〜5の6段階で付ける点数です。すっきり度が送られた回のうち4以上だった割合は、「プライベート」のテーマの回で69.4%、「業務の進捗や進め方」のテーマの回で61.7%でした。「プライベート」のテーマの回のほうが、4以上だった割合が高くなっています。

この点数が表すのは、1on1を終えたときの部下の気持ちです。気持ちよく終われたことだけで、うまくいったとは判断できません。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

雑談で聞いた事情を覚えておき、次の面談で続きを一言尋ねるところまでを、「話を聞く」ことに含めて考えるとよいでしょう。