1on1の日程調整のしかた

1on1の日程調整で、実際に起きていること

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談。1on1ミーティングとも呼ばれます）の日程調整（スケジュール調整）で問題になるのは、都合の合う日が見つからないことよりも、次回が決まらないまま間が空いてしまうことです。次回を待つ立場に置かれやすいのは、部下の側です。

急な会議が入ったとき、真っ先に動かされやすいのが1on1です。動かされたあと、部下の側から入れ直そうとしても、上司の予定のうちどれを動かせるのかが見えません。「また連絡します」と言われれば、待つしかありません。そのため、日程の候補は上司の側から出すことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていることとして「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人が24.6%で、困りごとの中で最も多くなっていました。この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%でした。回答者全体では31.9%です。上司の時間や日程に困っている人は、成果を実感している割合が全体より高いのです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データで、同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔を見ると、最も多いのは月1回のペースで51.3%でした。それより長く空いた間隔も20.6%あります。この中には、初めから3か月に1回と決めている上司と部下の分も含まれ、長く空いた理由は利用データからはわかりません。ただ、月1回の予定が一度流れ、そのまま入れ直さなければ、間隔は2か月に延びます。

1万人調査では、困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人の割合は、上司との面談が週1回以上の人で8.8%、半年〜1年に1回の人で22.7%でした。面談の間隔が長い人ほど、やらされ感や義務感を挙げる割合が高くなっています。

1on1の日程調整は、決まった枠を先に設ける

毎回一から日を探すのではなく、同じ曜日の同じ時刻に、繰り返しの予定として1on1の枠を入れておきましょう。枠が合わなくなったら、部下と相談して見直してください。

間隔と長さは、月1回30分から始める

Kakeai AI 1on1の利用データで、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下を見ると、80.0%が月1回のペース（21〜45日）でした。隔週は13.1%、毎週は5.8%で、1回の時間の中央値は30.3分です。1on1を続けている上司と部下の多くは、月1回のペースで行っています。ただし、この形が成果につながるかどうかは、利用データからはわかりません。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が、面談が成果につながっていると感じていました。月1回の人では30.7%です。頻度が高い人ほど、成果を実感している傾向があります。

月1回30分は、最もよい形ではなく、まず続けやすい形だと考えてください。既に毎週や隔週で続いているなら、そのままでかまいません。部下が着任して間もない時期や、仕事が思うように進んでいない時期は、間隔を短くするとよいでしょう。

1万人調査では、1回あたりの面談の時間で最も多い答えは30分（41.7%）でした。Kakeai AI 1on1の利用データでも、続けている上司と部下に限らずに見ると、1回の時間の中央値は29.6分です。20〜39分の回が52.6%、60分以上の回は9.3%でした。調査でも利用データでも、1回は30分前後が中心です。

枠は30分で入れておくのが現実的です。60分の空きは30分の空きより見つけにくく、動かしたときに入れ直しにくいからです。話し足りないテーマが出た回だけ、別に時間を取れば十分です。

1on1の枠は、予定が流れにくい曜日と時刻に入れる

• 月曜の朝、金曜の夕方、月の最終週は避けるとよいでしょう。祝日や週明けの会議、締めの作業と重なりやすいためです。
• 自分が出る定例会議の直前に入れるのも、やめておきましょう。会議の準備に押されて、1on1が後回しになりがちです。
• 昼休みや終業後も避けてください。1on1は仕事を前に進めるための時間なので、勤務時間の中で行うのが自然です。

枠を決める前に、部下の都合も次のように尋ねておきましょう。

予定の招待には、何のための時間かを一言書く

件名が「打ち合わせ」だけの招待では、部下は何の話かわからないまま当日を迎えることになります。招待には、何のための時間かを書き添えておきましょう。

1on1の日程を動かすとき、場面ごとの最初の一言

決まった枠を設けても、予定を動かさなければならない日は来ます。間が空きやすいのは、動かしたこと自体よりも、動かしたあとの日程が決まっていないときです。場面ごとの対応は、次の通りです。

上司の都合で1on1を動かすとき

動かす理由は、一言添えてください。候補が2つとも合わないときの代案も、用意しておきましょう。

チャットなら、理由と候補を1通にまとめると、やりとりが一度で済みます。

自分の都合で2回続けて動かしたときは、まずおわびを伝えましょう。

部下から「動かしたい」と相談されたとき

理由を詳しく聞く必要はありません。忙しい週であれば、時間を短くする案を上司の側から出すとよいでしょう。

部下の都合で取りやめが2回続いたとき

取りやめが続く理由は、日程の問題とは限りません。手が離せないほど忙しい、この時間が仕事の役に立っていない、話しにくいことがある、といった事情が考えられます。予定を入れ直す前に、今のやり方が合っているかを本人に尋ねてみてください。

月末や期末、シフトや外出で時間が合わないとき

取りやめにはせず、時間を短くするか、場所や方法を変えましょう。

次回の1on1の日程は、毎回の終わりに決める

次回の日程は、あとで調整するのではなく、1on1の終わりに二人で予定表を開いて決めましょう。決まった枠があっても、祝日や出張、休暇と重なる月があるからです。あわせて次に取り組むことも決めておくと、次回に何から話すかがはっきりします。

KAKEAIの1万人調査で、上司と週1回以上面談している人どうしを比べました。面談がそのあとの行動につながっている人では、67.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。行動につながっていない人では12.7%です。同じ頻度で面談していても、面談が行動につながっている人ほど、成果を実感しています。

3か月ほど続けたら、今の枠が合っているかどうかを部下に尋ねてみてください。

1on1の日程調整で、やらないほうがよいこと

1on1の日程調整で避けたいのは、日程を部下に任せきりにすることと、次の日程を決めないまま予定を動かすことです。

• 日程を部下に任せきりにするのは避けましょう。「1on1は部下のための時間だから、日程は部下に決めてもらう」という助言があります。KAKEAIは、日程を部下任せにすることをおすすめしません。1on1は上司と部下の両方にとっての時間であり、上司の予定のどれを動かせるのかは、部下にはわからないからです。候補は上司が示し、部下がその中から選ぶのが、無理のない進め方です。反対に、部下の都合を聞かずに上司が一人で決めた日程は、流れがちです。
• 「また連絡します」とだけ伝えて予定を動かすと、次回が遠のきがちです。連絡するつもりでいても、その週の予定が先に埋まってしまうからです。動かしたいと伝えるその場で、候補を2つ示してください。
• 忙しい月でも、取りやめにはしないでください。忙しい時期は無理をせず取りやめる、という考え方もあります。しかし取りやめが続くと間が空き、前回何を決めたのかを二人とも思い出しにくくなります。15分に短くしてでも行うことをおすすめします。
• 会議室が取れる日まで延ばす必要はありません。仕事の進み具合の話であれば、打ち合わせスペースやオンラインでも十分にできます。場所よりも、決めた日に行うことを優先しましょう。

1on1の日程調整は、3か月ごとに予定表で振り返る

日程調整がうまくいっているかどうかは、予定表を見るとわかります。3か月ごとに、次の3つを振り返ってみてください。

• 1on1の終わりに、次回の予定が二人の予定表に入っていましたか。
• 予定を動かした回は、同じ週のうちに行えていましたか。
• 一緒に仕事をしている部下のうち、前の回から6週間以上空いている人はいませんか。

次回の日程は決まっていても、次に取り組むことがはっきりしないまま終わる回が続くようなら、見直したいのは日程ではなく、1on1の終わり方です。