フィードバックの頻度・タイミング・時間の目安

フィードバックの頻度と間隔は、どのくらいが目安か

フィードバックの間隔は、まず2週間を目安にすることをおすすめします。1on1などの定期的な面談が月1回であれば、次の面談までの間に、10分ほどの短い面談を1回入れてみてください。ここでいうフィードバックとは、部下の仕事について、上司が見た事実と自分の考えを本人に伝えることです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。2週間に1回の人では39.4%、月1回の人では30.7%、半年に1回の人では20.3%です。なお、毎日面談している人では47.4%でした。週1回の人と2週間に1回の人の差はわずかで、月1回の人では割合が低くなっています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、直近3か月に1on1を3回以上行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。隔週の組は13.1%、毎週の組は5.8%です。

毎週にこだわる必要はありません。たとえば部下が6人いる場合、全員と毎週30分ずつ話すと、週に3時間かかります。月1回30分の面談を基本にして、間の週に10分の面談を1回入れれば、間隔は2週間になります。

フィードバックの間隔は、伝えたことがその後どうなったかを、二人で振り返るまでの間隔でもあります。面談が月1回だけなら、その機会は1か月後です。半年に1回なら、次の評価の時期になります。間隔が空くときは、フィードバックを伝えたその日に、振り返る日も二人で決めておくとよいでしょう。

フィードバックのタイミングは、次に同じ仕事をする前まで

フィードバックを伝える期限は、部下が次に同じ仕事をする前です。その日のうちが目安ですが、遅れても、次の機会に間に合えば役立ちます。

フィードバックはその場ですぐに伝えるべきだ、という助言があります。即時フィードバック、リアルタイムフィードバックと呼ばれる考え方です。早いほうがよいのは、何が起きたのかを上司も部下もよく覚えているからです。ただ、周りに人がいるときやお客様の前にいるときなど、その場では伝えられないこともあります。そのまま何も言わずにいると、同じことが次の仕事でも繰り返されかねません。

場面ごとの目安は、次の表の通りです。部下の仕事の周期に合わせて調整してください。

仕事の直後に伝えるとき

改善してほしい点も、よかった点も、その日のうちに1つだけ伝えます。

周りに人がいて、改善してほしい点をその場で話しにくいときは、話す時間だけを先に決めましょう。

定例の1on1や面談の中で伝えるとき

前回伝えたことがその後どうなったかを聞いてから、今回のフィードバックを1つ伝えます。

次の1on1まで3週間以上空くときは、間に短い面談を入れましょう。

伝えそびれて、時間がたったとき

伝えるのが遅れたことを一言おわびしてから、用件に入ります。部下が次に同じ仕事をする前なら、まだ間に合います。

同じ仕事をする予定がなく、もうやり直せないことは、改めて持ち出さないほうがよいでしょう。似た仕事を次に依頼するときに、依頼の内容に含めて伝えます。

上司か部下が感情的になっているとき

上司が腹を立てているときや、部下が失敗の直後で落ち込んでいるときは、その場では内容に入らず、話す日時だけを決めましょう。日時を決めずに「あとで話しましょう」とだけ言うと、部下は、いつ何を言われるのかわからないまま待つことになります。

フィードバックの間隔を、部下と決めるとき

フィードバックの間隔は、上司が一人で決めずに、部下の希望を聞いて二人で決めます。合わなければ、そのつど見直してください。

KAKEAIの1万人調査で面談の困りごとを複数回答で尋ねたところ、最も多く選ばれたのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。

部下から声をかけやすいように、頼み方を先に二人で決めておきましょう。

フィードバック面談の時間は、1回30分を目安にする

時間を取って行うフィードバック面談は、1回30分が目安です。仕事の直後の一言は3〜5分、面談と面談の間に入れる短い面談は10分あれば十分です。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1回の1on1の時間の中央値（短い順に並べたときの真ん中の値）は29.6分でした。20〜39分の回が52.6%を占め、60分以上の回は9.3%です。毎週のペースの回でも中央値は30.5分、月1回のペースの回では29.6分でした。1on1のペースが違っても、1回の時間はほぼ同じです。

短い面談を入れるときは、最初に、使う時間と話す内容を伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の1回の時間として最も多かった答えは30分で、41.7%でした。「面談が成果につながっている」と感じている人は、1回10分の人で26.0%、30分の人で31.3%、60分の人で37.3%です。時間が長い人のほうが、この割合は高くなっています。10分の人と60分の人の差は、11.3ポイントでした。

時間を延ばす前に、30分の使い方を決めておくことをおすすめします。たとえば、次のような配分です。

1. 最初の5分で、前回伝えたことがその後どうなったかを聞きます。
2. 次の15分で、今回のフィードバックを1つ伝え、部下の見方を尋ねます。そのうえで、次にどうするかを二人で決めます。
3. 残りの10分で、部下が話したいことを聞き、振り返る日を決めます。

月末などで30分を確保できないときも、中止にはせず、手順1と3だけを10分で行います。月1回の面談を1回見送ると、間隔は2か月に延びてしまいます。

評価の結果を伝える面談は、話しきれなければ60分まで延ばしてかまいません。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1が多い曜日は木曜（22.2%）と金曜（20.8%）、時間帯は14時台（14.2%）と15時台（14.1%）でした。

改善してほしい点は、部下が翌日にはその仕事に取りかかれる日に伝えるとよいでしょう。金曜の午後に伝えた場合は、月曜の朝に5分ほど話す時間を取りましょう。

フィードバックの頻度とタイミングで避けたいこと

避けたいのは、評価の面談までフィードバックをためておくことと、回数だけを増やすことの2つです。

評価の面談まで、フィードバックをためておくこと

フィードバックは評価の時期の面談でまとめて伝えればよい、という考え方があります。KAKEAIは、評価の面談までフィードバックをためておくことをおすすめしません。半年分をまとめて伝えると、部下はもうやり直せない仕事への指摘を、評価と同時に初めて聞くことになるからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度として最も多かった答えは「半年に一度」で、21.7%でした。面談が半年に1回の人の69.8%は、面談で人事評価の話をしています。半年に1回の人では、面談をしている一番の理由を、会社や上司から実施するように言われているからと答えた人が41.9%でした。半年に1回の人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は20.3%で、月1回の人（30.7%）を下回ります。

面談が半年に1回しかない職場では、まず月1回、10分の面談を入れるところから始めてみてください。

評価の話そのものを避ける必要はありません。同じ調査で、面談が週1回以上の人だけを比べると、人事評価の話をしている人の50.8%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。評価の話をしていない人では39.7%です。評価の話をしている人のほうが、「面談が成果につながっている」と感じている人の割合が高い傾向があります。

評価で大事にしたいことは、普段の短いフィードバックの中で話しておきましょう。

評価の結果を伝えるフィードバック面談（評価面談とも呼ばれます）は、初めて聞く話が出る場ではなく、それまでに伝えてきたことを二人で確認する場にします。

フィードバックの回数だけを増やすこと

前回伝えたことがどうなったかを聞かないまま、毎週のように新しい指摘を重ねると、部下は何から手をつければよいのか判断しにくくなります。1回に伝えることは1つに絞り、次の回は、その1つがどうなったかを聞くところから始めましょう。

フィードバックの頻度とタイミングが合っているかを、何で判断するか

フィードバックの頻度とタイミングが合っているかどうかは、回数ではなく、伝えたことが次の仕事に生かされているかで判断します。次の3つを振り返ってみてください。

• フィードバックを伝えた日に、振り返る日も二人で決めていましたか。
• 伝えた1点が次の仕事でどうなったかを、二人で話せましたか。
• 評価の面談で、部下が初めて聞く話はありませんでしたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が週1回以上でも、その後の行動につながっていないと答えた人がいます。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は12.7%でした。面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%です。週1回以上で行動にもつながっている人では、67.3%にのぼりました。頻度の違いよりも、面談が行動につながっているかどうかで、この割合に大きな差があります。

間隔を短くするだけでは足りません。伝えた1点が次の仕事でどうなったかを二人で確かめるところまでを、1回のフィードバックと考えましょう。